Concepto 220-077573 de 28-06-2011

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-077573
28-06-2011

Ref: Los herederos reconocidos pueden designar la representación  de las acciones sociales que no fueron incluidas en la liquidación de la sucesión del accionista fallecido, sin que ello los exonere del deber de solicitar la reapertura del proceso sucesoral, para incluir los bienes omitidos.

Es improcedente la agencia oficiosa para la representación de las cuotas o acciones del asociado fallecido.

Me refiero a su consulta radicada el pasado 16 de mayo con el número 2011-01-165954, relacionada con el parágrafo del artículo 378 del Código de Comercio sobre representación de las acciones de la sucesión ilíquida, mediante la cual informa que en una liquidación de sociedad conyugal y de sucesión de un socio, se omitió relacionar la existencia de las acciones, por lo que las mismas continúan a nombre del socio fallecido y pregunta, si la cónyuge supérstite puede representar esas acciones y dar poder para el efecto y si tales acciones podrían ser representadas por un agente oficioso y en este evento cómo dar trámite a lo dispuesto por el artículo 47 del Código de Procedimiento Civil en cuanto a la ratificación de su actuación?

Adicionalmente relata que en una Asamblea de Accionistas se presentó una persona que inicialmente dijo actuar como apoderado de la cónyuge supérstite y presentó una “certificación” al respecto, no obstante, posteriormente solicitó se le permitiera actuar como agente oficioso del socio fallecido y, al respecto pregunta si “teniendo en cuenta lo señalado por el artículo 434 del Código de Comercio” se puede no trascribir al acta la certificación antes mencionada?

Al respecto sea lo primero indicar que a esta Entidad no le es dable, a través de la consultas, resolver situaciones particulares, toda vez que las respuestas emitidas no tienen efectos vinculantes, ni obligan a su ejecución. (Artículo 25 del Código Contencioso Administrativo)

En consecuencia, de manera general es dable afirmar que el artículo 378 del Código de Comercio establece con claridad las reglas sobre representación de las acciones del socio fallecido.

Dice la norma:

“Las acciones serán indivisibles y, en consecuencia, cuando por cualquier causa legal o convencional una acción pertenezca a varias personas, éstas deberán designar un representante común y único que ejerza los derechos correspondientes a la calidad de accionista.

A falta de acuerdo, el juez del domicilio social designará el representante de tales acciones, a petición de cualquier interesado.

El albacea con tenencia de bienes representará las acciones que pertenezcan a la sucesión ilíquida. Siendo varios los albaceas designarán un solo representante, salvo que uno de ellos hubiere sido autorizado por el juez para tal efecto. A falta de albacea, llevará la representación la persona que elijan por mayoría de votos los sucesores reconocidos en el juicio.”

Sobre el tema en cuestión esta Entidad ha emitido varios pronunciamientos que puede consultar en la página Web a través del link “Normatividad”, “Conceptos Jurídicos”, utilizando el buscador.

Ahora bien, si en la liquidación de la sociedad conyugal y sucesión del accionista fallecido se omitió incluir las acciones sociales, para determinar la titularidad de las mismas es necesario adelantar el trámite correspondiente a efectos de reabrir el proceso para adicionar esos bienes.

En particular, en el concepto 100-42480 del 31 de julio de 1997 (páginas 98 a 101 del libro Doctrinas y Conceptos Jurídicos 1997 de la Superintendencia de Sociedades) se dice lo siguiente:

“La no apertura del trámite sucesoral y la consiguiente falta de reconocimiento de la calidad de heredero, impide el derecho a designar la representación de las acciones que pertenecen a la sucesión ilíquida, sin perjuicio de los derechos de administración que les corresponde a las personas con vocación hereditaria o a los herederos en cuanto a los bienes que conforman la herencia. (La subrayas es de este Despacho)

En el mismo concepto se hace mención del Oficio OA/ 11763 del 6 de junio de 1980, en el que se indica que dentro de los actos de administración a que tendrían derecho las personas con vocación hereditaria está la posibilidad  de suscribir a nombre del accionista desaparecido las acciones que le correspondían en una determinada colocación.

Teniendo en cuenta lo dicho hasta ahora, podría manifestarse que, en el caso en que efectuada la liquidación de la sucesión del accionista fallecido, aparecieren bienes nuevos para adjudicar, consistentes en unas acciones sociales, y en el entendido que los herederos ya fueron reconocidos, ellos podrían efectivamente designar la representación de las mismas ante la Asamblea General de Accionistas, sin que eso los exonere  del deber de solicitar la reapertura del proceso sucesoral, para incluir los bienes omitidos.

De otra parte, en cuanto a la posibilidad de que el asociado fallecido sea representado ante la sociedad por un agente oficioso, debe reiterarse que la Ley ha dispuesto de manera clara quiénes están habilitados para efectuar esa representación y no incluyó la opción de la agencia oficiosa y es bien sabido que cuando la norma es clara no es dable acudir a interpretaciones analógicas para consultar su espíritu.

Además, de la propia definición legal se observa que la figura de la agencia oficiosa está instituida para cuestiones procesales, ante eventos de ausencia o impedimento de una persona para promover demanda y supone la ratificación del representado, dentro de los dos (2) meses siguientes a la actuación del agente.

La Corte Constitucional, en sentencia del 16 de julio de 2004, con ponencia del magistrado Jaime Araujo Rentería señaló que la agencia oficiosa “de forma general deviene cuando una persona, sin estar apoderada para ello ni tener la titularidad del derecho fundamental que se cree violado o amenazado, promueve una demanda a nombre de otra que está ausente o impedida, con el fin de evitar que pueda sufrir algún perjuicio.

Siendo así, este despacho considera improcedente la agencia oficiosa para la representación de las cuotas o acciones del asociado fallecido.

Finalmente, se recuerda que en las actas de las reuniones del máximo órgano social, deben constar los hechos tal como ocurrieron en la junta o asamblea, en aras de garantizar el valor probatorio que la Ley les ha reconocido. (Segundo inciso del artículo 189 del Código de Comercio)

En los anteriores términos se espera haber dado respuesta satisfactoria a sus inquietudes, no sin antes reiterarle sobre los efectos generales del presente Oficio.

Así en el artículo 47 del Código de Procedimiento Civil que trata de la agencia oficiosa procesal. Según lo ha expuesto la doctrina nacional, esta institución es aplicable en los procesos civiles, contencioso-administrativos y laborales. No así en materia procesal penal. Ver DEVIS ECHANDÍA, Hernando; Compendio de Derecho Procesal Tomo I, Teoría General del Proceso; Editorial ABC; Bogotá: 1978. Pág.: 350-351.