Concepto 220-110049 de 24-08-2009

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-110049
24-08-2009

Asunto: Actas que aprueban estados financieros.

Le comunico que se recibió su escrito radicado en este Despacho el 15 de julio de 2009, con el número 2009-01-218875, mediante el cual en ejercicio del Derecho de Petición, consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política y de conformidad con lo dispuesto en los artículos 5 y 17 del Código Contencioso Administrativo, realiza una consulta en los siguientes términos:

“…1 Sírvase informar si es una obligación legal que en el libro de actas reposes como anexo del acta de aprobación de los Estados Financieros dichos estados financieros o si con la simple mención de que fueron aprobados se cumple con la exigencia legal

2. Agradezco que me informe cuál es el criterio de esa entidad a ese respecto y cuál es la norma que fundamenta la respuesta al primer punto de este escrito…”

Al respecto, me permito manifestarle que las sociedades comerciales por disposición expresa de la ley, deben llevar un libro en el que se asentaran las actas de los órganos colegiados de dirección, administración y control, el cual puede llevarse conjunta o separadamente en la forma dispuesta en el artículo 131 del Decreto 2649 de 1993.

Ahora bien, los requisitos mínimos que deben contener las actas correspondientes a las reuniones del Máximo Órgano Social, se encuentran descritos en el artículo 431 del Código de Comercio, el cual establece que las mismas deberán expresar el lugar, la fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocatoria; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de la clausura.

Nótese, como la norma en mención no exige que en el libro de actas reposen  como anexos los estados financieros, basta con que en el texto del acta que se asienta en el libro respectivo, se transcriban con indicación de su aprobación, la cual deberá incluir  el número de votos emitidos a favor en contra y en blanco.

No obstante lo anterior, encuentra el Despacho que válidamente se puede  adoptar la decisión consistente en que reposen en el libro de actas  los estados financieros como anexo, toda vez que la ley no lo prohíbe.

En los términos anteriores se da respuesta a su consulta, anotándole que los mismos tienen el alcance fijado en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

Finalmente, puede consultar la página, donde encontrara conceptos que sobre el tema en estudio han sido objeto de pronunciamiento por parte de esta Entidad.