Circular 003 de 23-02-2004

CIRCULAR EXTERNA 003
(FEBRERO 23 DE 2004)

Señores

REPRESENTANTES LEGALES Y

REVISORES FISCALES

Sociedades Comerciales, Sucursales de Sociedades Extranjeras y

Empresas Unipersonales

ASUNTO: Actualización de datos

Con el fin de mantener actualizada la información básica de las sociedades y sus administradores, para lograr una efectiva comunicación entre la Superintendencia y las Sociedades Comerciales, Sucursales de Sociedades Extranjeras y Empresas Unipersonales sujetas a Vigilancia o Control, así como a las Inspeccionadas que reciban esta Circular, la Entidad, con base en las atribuciones conferidas en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el artículo 2º del Decreto 1080 de 1996, considera procedente solicitar que reporten en forma inmediata a esta Superintendencia cualquier cambio que ocurra en uno o más de los siguientes datos:

1. DATOS BÁSICOS DE LA SOCIEDAD

Por cuanto la Entidad, respecto de sociedades vigiladas, ya no aprueba reformas estatutarias, distintas de la fusión y escisión, es de gran importancia para la entidad que las compañías nos informen el cambio realizado en alguno de los siguientes datos:

Razón Social,

Objeto social,

Actividad económica (Clasificación Internacional Industrial Uniforme, CIIU),

Transformación de la sociedad,

Domicilio, (incluyendo dirección del domicilio y para notificaciones),

Corte de los estados financieros según estatutos,

Período de duración de la sociedad.

Y en general, todas aquellas modificaciones a las cláusulas estatutarias que afecten la información general que reposa en esta Superintendencia.

2. CAMBIOS DE LOS ADMINISTRADORES Y REVISOR FISCAL

En consideración a que las sociedades no están obligadas a enviar las actas de Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios, ni las de Junta Directiva, es necesario que cuando realicen nuevos nombramientos de representante legal, miembros de junta directiva y revisor fiscal, tanto principales como suplentes, suministren la información relacionada con la persona designada para el cargo, la cual deberá incluir los siguientes datos: nombres y apellidos completos, número de identificación, nacionalidad, dirección de domicilio y ciudad, teléfono, profesión, número de tarjeta profesional (para el caso de revisores fiscales).

3. LA DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA.

Cuando quiera que la sociedad declare o reconozca su disolución, deberá informar de tal decisión a la Superintendencia, una vez perfeccionada la reforma correspondiente y dentro de los cinco (5) días siguientes a la inscripción en el registro mercantil, con el objeto de actualizar la base de datos y realizar el seguimiento en los casos que sea pertinente.

La información requerida en esta Circular, deberá ser enviada al Grupo de Estadística o a la Intendencia Regional correspondiente, acompañada de los documentos que den cuenta del cumplimiento de los requisitos legales establecidos para que la modificación sea oponible a terceros.

El revisor fiscal, en cumplimiento de lo previsto en el numeral 3 del Artículo 207, velará porque los destinatarios de esta Circular atiendan oportunamente las instrucciones aquí impartidas, evitando que su inobservancia les haga acreedores a las sanciones establecidas en la Ley 222 de 1995, independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada del ente económico.

Cualquier información adicional con relación al tema tratado en esta circular será resuelta por el Grupo de Estadística en el teléfono 3245777 ext. 355 o 328.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Cordialmente,

RODOLFO DANIES LACOUTURE

Superintendente de Sociedades