2.2 IMPORTANCIA DEL SOFTWARE CONTABLE
El software es un conjunto de programas de cómputo diseñados para realizar distintas tareas en un sistema informático, además del análisis de datos, que comprende una serie de componentes lógicos para ejecutar tales tareas.
Así las cosas, el software contable ayuda a optimizar el tiempo y los recursos de los contadores públicos y todo el equipo profesional, siendo parte fundamental del correcto funcionamiento de las etapas del ciclo contable y facilitando en última medida el acceso a datos precisos y rápidos que apoyan la toma de decisiones. Este tipo de programas están estructurados en diferentes módulos que pueden ser parametrizados de acuerdo con las necesidades específicas de la empresa. De allí que sea indispensable seguir una serie de pautas para su efectiva elección, por ejemplo, desde las necesidades derivadas de la actividad económica, la cantidad de módulos necesarios, la facilidad para acceder a las capacitaciones y soporte relacionados con el uso del software, el precio, la viabilidad de implementación, etc.
Consideraciones iniciales al elegir un software contable
2.2.1 Tipo de actividad económica
El tipo de actividad es parte fundamental en la elección del software contable dado que mediante esta se determinan las necesidades de la entidad, en cuanto a las características de los movimientos que se van a procesar en el programa:
Conociendo las necesidades específicas de la entidad frente al tipo y volumen de operaciones, se podrán determinar los requerimientos que debe tener el respectivo software contable, en cuanto a los módulos esenciales para la operación en particular, como el de cuentas por pagar, cartera, etc., al igual que los complementarios como nómina, tesorería, activos fijos, órdenes de compra y de venta, etc.
2.2.2 Tamaño de la entidad
Otro aspecto clave es evaluar el tamaño de la entidad considerando, en un caso particular, el volumen de operaciones, el número de empleados o colaboradores, el acumulado de ventas, entre otros. Lo anterior dado que se puede tener una entidad dedicada a cualquiera de las actividades mencionadas en el apartado anterior, pero se maneja un alto número de actividad u operaciones, así como de personal y ventas, o una combinación de ambas. Por ejemplo, una comercializadora que maneja dos mil referencias tiene unas necesidades diferentes a las de una comercializadora que maneja tres o cuatro referencias, de allí que esto deberá observarse para la elección del software contable.
Así mismo sucede, por ejemplo, en el caso de una entidad en la que el volumen de ventas es alto, pero que tiene pocos colaboradores. La situación ameritará que se evalúe el costo/beneficio de implementar un software que albergue un robusto módulo de nómina e implique una inversión considerable.
Lo anterior buscando qué tan robusto y práctico debe ser el software para cumplir con las necesidades de la entidad, para ejercer un adecuado control sobre cada una de las actividades que esta desarrolla.
2.2.3 Responsabilidades en la entidad frente a los procesos relacionados con el software contable
Al momento de elegir el software contable es indispensable definir las responsabilidades de cada uno de los actores que intervendrán en el proceso de adquisición, implementación y soporte:
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Administración (gerente o administrador, o dueño de la entidad)
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Profesional contable
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Equipo de sistemas o informático
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- Garantizar que existan los recursos financieros y de infraestructura que se requieren para la correcta implementación de acuerdo con las necesidades de la entidad.
- Transmitir adecuadamente el funcionamiento de la entidad y la visión que se tiene del negocio para hacer una atinada elección del software.
- Estructurar de forma clara las directrices que se seguirán dentro del proceso de implementación y aplicación para evitar reprocesos, enfocados en adiciones o implementaciones adicionales posterior a la elección del software.
- Entender las limitaciones que pueden existir logrando un equilibrio entre el costo/beneficio de acuerdo con el presupuesto asignado.
- Auditar la idónea implementación del software.
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- Liderar el proceso de implementación debido a su experticia en el tema.
- Garantizar y auditar la correcta parametrización del software.
- Supervisar el pertinente manejo de los módulos de acuerdo con las reglas establecidas en la parametrización.
- Informar sobre el alcance del software contable al equipo que va a dar uso de este.
- Establecer un equilibrio entre las necesidades de la entidad (costo/beneficio) y las facilidades que se desean para el equipo contable (por ejemplo, no seleccionar un programa contable porque ya se tiene experticia en el mismo sin considerar las necesidades de la entidad).
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- Brindar los consejos técnicos adecuados.
- Garantizar la confidencialidad y seguridad de la información.
- Supervisar que las herramientas o programas adquiridos cuenten con los requisitos legales que sean pertinentes.
- Acompañar el proceso de implementación y soporte en relación con lo que está a su alcance.
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2.2.4 Módulos en el software contable
La estructura del software contable está conformada a través de un sistema modular cuya elección dependerá de la evaluación de los factores enunciados en los apartados anteriores. Dicho sistema dispone varios módulos para la gestión de la información dependiendo de las necesidades de las diferentes áreas o líneas de trabajo. Por esta razón, cada uno de dichos módulos tiene facilidades de parametrización y personalización según las necesidades de la entidad. A su vez, convergen entre ellos y proveen información contable para la preparación de los estados financieros.
TIPS CONTABLES
El objetivo de la parametrización del software contable es permitir una óptima ejecución de los módulos con el fin de obtener información de calidad que procure una adecuada toma de decisiones. Si este proceso no se realiza de la manera correcta ocasionará errores y reprocesos.
A continuación un resumen sobre los módulos más comunes en el software contable:
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Módulo financiero
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Módulo comercial
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Módulo manufactura
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- Contabilidad general: este es el módulo receptor de todas las transacciones generadas por la empresa, como la contabilidad general, las bases tributarias, presupuestales, analíticas, flujos de efectivo, conciliación de cuentas bancarias, entre otros.
- Venta de servicios: es un módulo usado específicamente para entidades que venden bienes y servicios sin control de kárdex. Por lo general, este módulo va desde la facturación hasta el control de los anticipos derivados de la misma.
- Compra de servicios:al igual que el módulo anterior, este se usa en términos generales por entidades que compran bienes y servicios no inventariables o sin control de kárdex. Su funcionalidad se enfoca principalmente en la gestión de las órdenes de compra, con el control de anticipos y demás procesos vinculados a la operación.
- Cuentas por pagar: es un módulo donde se controlan las cuentas por pagar a proveedores y acreedores de productos y servicios.
- Cartera: es un módulo donde se controla la cartera o cuentas por cobrar a de clientes.
- Activos fijos: es un módulo que permite el control contable de la adquisición, venta, retiro, depreciación, valorización, etc., de los activos fijos, de acuerdo con las normas legales que apliquen.
- Nómina: este módulo permite llevar el control sobre los diferentes cálculos derivados de la nómina de la entidad (sueldos, prestaciones sociales, etc.).
- Presupuesto: este módulo permite tener un control sobre las variables que intervienen la disponibilidad presupuestal de la entidad y permite en ocasiones plantear diferentes escenarios para la adecuada toma de decisiones.
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- Compras: en este módulo se consolidan por lo general los requerimientos de materiales para producción, para la respectiva generación de las órdenes de compra.
- Inventarios: en este módulo se lleva un control sobre la planeación y las operaciones derivadas de la recepción de mercancías compradas, permitiendo, por ejemplo, la generación del kárdex e identificando las existencias disponibles, las ubicaciones y especificidades de la mercancía, así como su correspondiente costo.
- Ventas: este módulo permite la administración de clientes, vendedores, cotizaciones, despachos o remisiones, facturación, descuentos, entre otros ítems o variables derivadas de las operaciones de ventas.
- Mantenimiento: este módulo por lo general permite la planeación y monitoreo de los equipos que posee la entidad y los cuales son indispensables para el desarrollo de su actividad económica.
- Nómina: este módulo permite llevar el control sobre los diferentes cálculos derivados de la nómina de la entidad (sueldos, prestaciones sociales, etc.).
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- Gestión de producción: este módulo incluye los datos de producción como son la lista de materiales, el pronóstico de ventas, la administración de desperdicios, etc.
- Planeación de producción: este módulo permite crear una planeación a partir de pronósticos de ventas, políticas de ordenamiento, etc.
- Gestión de capacidad: es un módulo útil para el análisis de la capacidad de las plantas de producción y permite predecir limitantes, cuellos de botella, etc.
- Control de planta: este módulo por lo regular permite gestionar la ejecución de la planeación de acuerdo con la información generada en los anteriores módulos.
- Calidad: este módulo permite generar pruebas de inspección de materias primas, productos en proceso y productos finales, con el fin de que cumplan con las condiciones que corresponden.
- Nómina: este módulo permite llevar el control sobre los diferentes cálculos derivados de la nómina de la entidad (sueldos, prestaciones sociales, etc.).
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| Nota: los soportes e informes que genera cada módulo dependen de manera específica del software contable y la nomenclatura que aplique cada uno. |
