3.1 CIERRE CONTABLE: PERIODICIDAD Y RESPONSABILIDADES DEL PROFESIONAL CONTABLE
Las personas obligadas a llevar contabilidad deben emitir sus estados financieros por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre. Para ello, deben iniciar por el proceso del cierre contable que, como su nombre lo indica, consiste en cerrar las cuentas de resultados (ingresos, costos y gastos) con el objetivo de determinar la utilidad o pérdida del ejercicio y realizar su correcto traslado al patrimonio.
Es importante recordar que los estados financieros son el resultado de todo un proceso contable, por lo cual es necesario que la entidad verifique que se hayan observado los criterios de reconocimiento y medición adecuados en la elaboración de su información financiera. Esta actividad cobra especial relevancia porque en caso de una corrección o nuevas contabilizaciones se puede generar un gasto o un ingreso que afecta el resultado.
TIPS CONTABLES
El proceso de cierre contable debe realizarse una vez finalizado el ejercicio. No obstante, es necesario prepararse para ello evitando iniciar las revisiones pertinentes dos o tres meses después del cierre del ejercicio, dado que no se estaría cumpliendo con el principio de oportunidad para que los diferentes usuarios de la información puedan tomar las decisiones que sean convenientes al inicio de cada período. Lo anterior, dado que el principio de oportunidad señala que los preparadores de información financiera deben entregar a tiempo los estados financieros, de manera que estos tengan la capacidad de influir en las decisiones de los usuarios interesados. En ese sentido, puede concluirse que, entre más tarde una entidad en preparar su información, menor será su utilidad.
En lo que concierne a las responsabilidades del profesional contable, en lo que tiene que ver con el proceso de cierre contable, es indispensable distinguir los actores que intervienen en cada etapa partiendo desde la elaboración de los estados financieros, la certificación y el dictamen de los mismos, como se explica aquí:
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Elaboración de los estados financieros |
Certificación de los estados financieros35 |
Dictamen de los estados financieros |
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Es una actividad cuya responsabilidad recae sobre la administración de la entidad, entendiéndose así que el contador también hace parte de dicho proceso de administración en razón a su experticia y conocimiento, por lo que se designa como el encargado directo de la elaboración de los estados financieros para que la administración los someta a la aprobación de la asamblea o junta de socios. |
Es una obligación contenida en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 y recae sobre el representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se han preparado los estados financieros.
Tal certificación consiste en declarar que se han verificado de forma previa las afirmaciones contenidas en tales estados de conformidad con las normas que apliquen.
Para cumplir con tal certificación, los estados financieros deben incluir la firma del representante legal y del contador público con el fin de declarar que la información refleja de manera fidedigna la realidad económica de la entidad, además de anexar una declaración en la que se incluyan las afirmaciones indicadas en el referido artículo 37. |
Es una obligación contenida en el artículo 38 de la Ley 222 de 1995, la cual indica que son estados financieros dictaminados aquellos que han sido certificados y además contienen la opinión de un revisor fiscal.
En consonancia con lo anterior, están obligadas a dictaminar sus estados financieros por el año 2023, las entidades que a diciembre 31 del año 2022 posean:
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TIPS CONTABLES
Dentro del proceso de cierre contable es importante tener en cuenta que pueden existir estados financieros certificados sin dictaminar, pero no estados financieros dictaminados sin certificar.
35 En la zona de complementos de esta publicación se encuentran alojados los archivos 1. Modelo de certificación de estados financieros (versión simplificada) y 15. Modelo de certificación de estados financieros consolidados, los cuales corresponden a modelos que sirven como referente para realizar la certificación de estados financieros. Se trata de guías académicas preparadas bajo criterios de tipo general. Clic aquí para acceder.