Complementos del Libro Blanco: guía sobre contratación laboral en Colombia, años 2022 y 2023


Aquí encontrarás los 34 anexos en Excel, Word y PDF del Libro Blanco sobre contratación laboral en Colombia en su primera edición, además de los cambios normativos posteriores a la publicación durante dicho período.

Fecha de actualización: septiembre 9 de 2022

La contratación laboral se ha surtido de modificaciones en los últimos años. Por esta razón, es trascendental que empleadores, trabajadores dependientes e independientes se actualicen en las obligaciones y derechos que surgen de las diferentes relaciones contractuales.

En el siguiente esquema se presenta un resumen de la forma y duración de los contratos de trabajo:

Contenido de la publicación Guía sobre la contratación laboral en Colombia

El Libro Blanco Guía sobre la contratación laboral en Colombia: tipos de contrato, salarios, prestaciones sociales y aportes a seguridad social se desarrolló a través de ejemplos, cuadros comparativos, infografías, tips laborales, así como 61 respuestas a preguntas frecuentes y normativa relacionada, bajo un lenguaje de fácil comprensión. Se complementa con 34 anexos en Excel, Word y Pdf, en los cuales se aborda información relevante sobre esta estructura temática.

Nota: las normas expuestas en esta publicación en versión digital están orientadas a lo que se encuentra vigente en 2022. No obstante, como para 2023 se tendrán novedades, por ejemplo, en materia del salario mínimo mensual legal vigente, auxilio de transporte, etc., se realizará la respectiva actualización de los tópicos que se vean impactados por tales cambios. En 2023, con tal actualización, también estará disponible la versión impresa.

A continuación, una breve descripción sobre los anexos mencionados:

Nombre del archivo

Descripción

1.    Estructura del Código Sustantivo del Trabajo

En este documento se detalla el tema específico que aborda cada capítulo y artículo del CST. Cabe indicar que varios de estos artículos han sido derogados, inexequibles o condicionalmente exequibles, por lo que se recomienda tomar el documento referenciado como guía para identificar el tema de su interés y consultar directamente la fuente normativa para corroborar su vigencia.

2.    Contrato individual de trabajo a término fijo

Este formato constituye un modelo de un contrato de trabajo a término fijo elaborado de acuerdo con la normativa laboral de Colombia.

Se pueden modificar los campos necesarios para adecuarlo a las diferentes necesidades, de manera que pueda servir para la gran mayoría de las situaciones.

3.    Carta de terminación del contrato a término fijo por vencimiento de términos

Este documento sirve como modelo para notificar al empleado la finalización del contrato de trabajo por vencimiento de términos.

4.    Contrato de trabajo a término indefinido

Este es un modelo de contrato individual de trabajo a término indefinido, el cual se ha realizado de conformidad con lo señalado por el CST; puede tener modificaciones de acuerdo con la necesidad de cada empresa y el reglamento interno de trabajo.

5.    Contrato de obra para construcción

Este es un modelo para estructurar este tipo de contrato en el caso específico de una obra de construcción.

6.    Liquidador de horas extra

Este liquidador permite calcular los recargos por trabajo nocturno, dominical y de horas extra. Además, presenta algunos ejemplos de liquidación de turnos dominicales nocturnos con horas extra, jornada diurna y nocturna con horas extra, y jornada diurna y dominical con horas extra.

7.    Modelo llamado de atención

Este modelo ayudará a elaborar la notificación que el empleador hace a un trabajador cuando tiene actitudes que atentan contra el buen clima laboral de la organización, o cuando no cumple cabalmente sus funciones.

8.    Contrato de outsourcing

En este modelo se ejemplifica la forma para estructurar esta modalidad de contratación.

9.    Indemnización en contrato fijo u obra o labor

Este liquidador permite conocer cuánto debe recibir un trabajador como indemnización cuando la finalización del contrato se da por un despido sin justa causa en contratos a término fijo o de obra labor.

10. Liquidador de indemnización en contrato a término indefinido

Este liquidador permite conocer cuánto debe recibir un trabajador como indemnización cuando la finalización del contrato se da por un despido sin justa causa en contratos a término indefinido.

11. Solicitud de pago de acreencias laborales

La solicitud de pago de acreencias laborales busca hacer valer el derecho del trabajador por el servicio prestado, e interrumpir el término de prescripción que el CST establece para el reclamo de estas prestaciones. La presente es una guía sobre cómo realizar dicha solicitud.

12. Fórmulas para liquidar prestaciones sociales, vacaciones y horas extra

En esta guía se exponen diferentes fórmulas para liquidar prestaciones, vacaciones y horas extra. Además, relaciona las normas para certificar las condiciones en torno a la liquidación de dichos conceptos.

13. Autorización de descuento al trabajador por préstamo

Este modelo sirve para construir un comprobante de la autorización de los descuentos sobre salarios por préstamos al trabajador.

14.  Aportes a seguridad social de trabajadores por cuenta propia y rentistas de capital

Con este liquidador se puede simular el cálculo de estos aportes por parte de este tipo de independientes.

15. Liquidador para el fondo de solidaridad pensional

Este liquidador permite conocer cómo opera el aporte al fondo de solidaridad pensional y cuánto debe aportar un empleado, además de la normativa relacionada.

Este archivo en Excel está ajustado y formulado para que te sea útil en la realización de diferentes simulaciones.

16. Liquidador aportes al piso de protección social

Con este liquidador se podrán calcular los aportes para realizar en este sistema por dependientes e independientes.

17. Liquidador de prestaciones sociales y vacaciones

Con este liquidador se puede conocer cuánto debe recibir un trabajador por concepto de prestaciones sociales (prima, cesantías e intereses a las cesantías) y vacaciones.

18. Liquidador de auxilio de incapacidad

Con este liquidador se puede conocer cuánto debe recibir un trabajador por concepto de auxilio de incapacidad y por remuneración salarial ante una incapacidad de origen común o laboral.

19. Liquidador de prestaciones sociales ante incapacidad

Con este liquidador de prestaciones sociales en período de incapacidad se puede conocer cuánto debe recibir un trabajador por conceptos de prima, cesantías, intereses a las cesantías y vacaciones cuando ha tenido este tipo de novedad.

20. Liquidador de nómina salario mínimo 2022

En este caso se ejemplifica el costo de un trabajador que devenga el salario mínimo por el 2022.

21. Liquidador de nómina con salario integral 2022

Con esta herramienta se expone un ejemplo sobre cómo realizar la liquidación de la nómina mensual de un empleado que devenga el salario integral 2022.

22. Liquidador de nómina con incapacidad

Existen diferentes variables por analizar al momento de realizar la liquidación de nómina cuando hay incapacidad de origen común.

Con esto en mente, en este liquidador se desarrolla un caso práctico, el cual incluye fórmulas, normativa y comentarios respecto del tema.

23. Liquidador de nómina de trabajador pensionado

En este liquidador de nómina mensual de trabajador pensionado por vejez podrás calcular fácilmente los pagos por salarios, auxilio de transporte y aportes a seguridad social, parafiscales, prestaciones y vacaciones que deben realizarse por empleados que han adquirido la categoría de pensionados.

24. Contabilización de nómina

En este liquidador se desarrolla un ejemplo práctico sobre la contabilización de la nómina de un empleado, el cual incluye el cálculo y el registro contable de los salarios, el auxilio de transporte, los aportes a seguridad social y parafiscales, y las prestaciones sociales.

25. Cálculo de intereses a las cesantías

Este formato es una guía para calcular, pagar o consignar el valor por concepto de intereses a las cesantías. Este tiene en cuenta los aspectos generales para la liquidación y pago de este concepto.

Además, se incluye el comprobante de pago para el trabajador.

26. 11 casos prácticos sobre liquidación de cesantías

A través de este liquidador de cesantías en Excel se ejemplifican las particularidades del cálculo de esta prestación social para empleados que devengan un salario variable, que han tenido un aumento de salario o han estado incapacitados o en licencia de maternidad, entre otros casos.

27. 12 liquidadores de prima legal de servicios

En este Excel se exponen 12 liquidadores que permitirán calcular fácilmente el valor de la prima de servicios para empleados que devenguen un salario variable, que estén incapacitados o en licencia de maternidad, o que sean de servicio doméstico y laboren por días, entre otros casos.

28. 10 casos prácticos sobre liquidación de vacaciones

En este liquidador se abordan 10 casos prácticos sobre el cálculo de vacaciones.

Podrás calcular el valor de estas para empleados que devengan un salario variable o integral, o que han tenido una suspensión de su contrato de trabajo, entre otros casos.

29. Modelo de contrato por prestación de servicios

Esta es una guía para la formalización del contrato por prestación de servicios.

30. Liquidador de aportes a seguridad social para trabajadores independientes

Esta herramienta permite el cálculo de dichos aportes para los trabajadores independientes de acuerdo con la normativa vigente.

31. Lista de chequeo: estándares mínimos de seguridad para pequeñas empresas

En este documento se enlistan los 7 estándares mínimos que deberán garantizar las empresas, empleadores y contratantes con diez o menos trabajadores, cuya actividad se clasifique en el nivel de riesgo I, II y III.

Cada uno de dichos estándares está acompañado de una descripción de los criterios para tener en cuenta y el modo de verificación que deberá implementar la entidad; todo esto, de acuerdo con lo establecido en la citada resolución.

32. Lista de chequeo: estándares mínimos de seguridad para medianas empresas

En este documento se enlistan los 21 estándares mínimos que deberán garantizar todas las empresas y las unidades de producción agropecuaria que cuenten con entre 11 y 50 trabajadores permanentes, clasificadas con riesgo I, II o III.

Cada uno de dichos estándares está acompañado de una descripción de los criterios para tener en cuenta y el modo de verificación que deberá implementar la entidad. Todo esto, de acuerdo con lo establecido en la citada resolución.

33. Lista de chequeo: estándares mínimos de seguridad para empresas grandes y medianas

 En este documento se enlistan los 60 estándares mínimos que deberán garantizar todas las empresas que cuenten con más de 50 trabajadores permanentes y hayan sido clasificadas con riesgos I, II, III, IV o V, y las de 50 o menos trabajadores con riesgo IV o V.

Cada uno de dichos estándares va acompañado de una descripción de los criterios para tener en cuenta y de la instrucción del modo de verificación que deberá implementar la entidad. Todo esto, de acuerdo con lo establecido en la citada resolución.

34. Liquidador de nómina de empleados de servicio doméstico que laboran por días

Con este documento se podrá calcular fácil y correctamente el salario, los aportes a la seguridad social y parafiscales, y las provisiones de las prestaciones sociales de aquellos empleados de servicio doméstico que laboran por días, de acuerdo con la normativa laboral vigente en Colombia, ya sea que exista la obligación de afiliarlos al piso de protección social o al sistema tradicional de seguridad social.

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Descarga aquí los 34 anexos del Libro Blanco Guía sobre la contratación laboral en Colombia: tipos de contrato, salarios, prestaciones sociales y aportes a seguridad social (23,2 MB).

Novedades posteriores a agosto 2 de 2022

A continuación, se presentan las novedades normativas que han acontecido posteriormente a la fecha de terminación (agosto 2 de 2022) de la edición del Libro Blanco Guía sobre la contratación laboral en Colombia: tipos de contrato, salarios, prestaciones sociales y aportes a seguridad social, años 2022 y 2023:

1. Presunción de ingresos para trabajadores independientes fue modificada: por medio del Decreto 1601 de agosto 5 de 2022, el Ministerio de Salud y Protección Social sustituyó el título 7 de la parte 2 del libro 3 del Decreto 780 de 2016, único reglamentario del sector salud y protección social en relación con el sistema de presunción de ingresos, para los trabajadores independientes por cuenta propia o con contrato diferente a prestación de servicios. Lo anterior, en virtud de la reglamentación del artículo 33 de la Ley 1438 de 2011, que había sido ordenada al ministerio en referencia por parte del Consejo de Estado.

De esta manera, el Decreto 1601 de 2022 abordó los siguientes aspectos:

a. Definiciones necesarias para la aplicación del decreto:

Concepto

Definición

Trabajador independiente por cuenta propia

Se entiende como aquella persona natural que realiza su actividad económica por su cuenta y riesgo, y cuya actividad puede o no conllevar la subcontratación, compra de insumos y deducción de expensas para su ejercicio.

Independiente con contratos diferentes a prestación de servicios

Se entiende como aquella persona natural que genera ingresos derivados de la celebración de contratos con personas naturales o jurídicas de derecho público o privado, cuya ejecución puede conllevar subcontratación, compra de insumos y deducción de expensas para su ejercicio.

Dentro de esta categoría también se consideran los declarantes de renta ante la Dian cuya actividad económica principal sea rentista de capital.

Ingreso bruto

Se refiere a la totalidad de los ingresos que, sin incluir el valor del IVA, se generan en el desarrollo de la actividad económica desempeñada por el independiente.

Esquema de presunción de costos

Se refiere a un elemento del sistema de presunción de ingresos y corresponde a la información de coeficientes de costos presuntos por actividades económicas, con las cuales se determinan los costos presuntos del trabajador por cuenta propia o con contrato diferente al de prestación de servicios.

Ingreso neto

Se refiere al ingreso obtenido por el trabajador independiente por cuenta propia o con contrato diferente al de prestación de servicios, una vez descontadas las expensas en los términos indicados en el artículo 107 del ET o la aplicación del esquema de presunción de costos.

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b. Sistema de presunción de ingresos: en el decreto en referencia se define este sistema como la estimación del ingreso base de cotización –IBC– de los trabajadores independientes por cuenta propia y los independientes con contratos diferentes a prestación de servicios. Este sistema está integrado por los ingresos brutos determinados por el obligado y los costos presuntos determinados conforme a lo establecido en el anexo del mismo decreto relativo al esquema de presunción de costos.

c. Ingreso como indicador de capacidad de pago: se estableció que se presumirá la obligación de afiliarse al régimen contributivo del sistema general de seguridad social en salud cuando a través de la información proveniente de declaraciones tributarias, información exógena y cualquier otra, permita determinar los ingresos de los trabajadores por cuenta propia y los independientes con contratos diferentes a prestación de servicios, con cuya información se pueda establecer la existencia de ingresos netos iguales o superiores a un (1) smmlv.

d. Procedimiento para la liquidación de aportes: se señala que los trabajadores a los cuales se viene haciendo referencia deberán agotar los siguientes pasos para liquidar los aportes al sistema de seguridad social integral en salud:

Procedimiento liquidación de aportes decreto 1601 de-2022

En este punto la norma indica que la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales –UGPP– se encuentra facultada para exigir al aportante los soportes de los costos de sus actividades económicas que le sirvieron de base para determinar el ingreso neto; en caso de no contar con ellos, dicha entidad tomará el coeficiente de costos señalado en el anexo del presente título, o el que lo modifique o sustituya, según corresponda a la actividad principal reportada en la declaración de renta del período fiscalizado.

e. Término para realizar el pago de los aportes: el artículo 3.2.7.6 del Decreto 780 de 2016 indica que el pago de los aportes al sistema de seguridad social integral de los trabajadores independientes cuenta propia, independientes con contratos de prestación de servicios y de los independientes con contratos diferentes al de prestación de servicios se efectuarán mes vencido.

Finalmente, el artículo 2 del Decreto 1601 de 2022 señala que dicho decreto empezará a regir a partir de su respectiva publicación; es decir, desde el 5 de agosto de 2022.

2. Modifican aspectos relacionados con las prestaciones económicas a la población cesante reconocidas por el fondo de solidaridad de fomento al empleo y protección al cesante –FOSFEC– y sobre el ahorro voluntario de cesantías con destino al mecanismo de protección al cesante: mediante el Decreto 1493 de agosto 3 de 2022, el Ministerio del Trabajo modificó y subrogó algunos artículos del Decreto Único Reglamentario del sector trabajo 1072 de 2015, precisando principalmente lo siguiente:

a. Objeto de las prestaciones económicas: se modificó el artículo 2.2.6.1.3.1 del Decreto 1072 de 2015 y se eliminó el parágrafo único del precitado artículo. De esta manera, la nueva versión indica que las prestaciones económicas que serán reconocidas a la población cesante, que cumpla con requisitos dispuestos en las mismas, consistirán en el pago de la cotización a los sistemas de salud y pensiones del sistema general de seguridad social integral y el reconocimiento de una transferencia económica con el objetivo de facilitar la reinserción de la población cesante en el mercado laboral, en condiciones de dignidad, mejoramiento de la calidad de permanencia y formalización.

b. Decisión sobre el reconocimiento de prestaciones económicas: se modificó el artículo 2.2.6.1.3.6 del Decreto 1072 de 2015 y se adicionó un parágrafo. Así las cosas, se indicó que una vez ha sido radicado (de forma presencia o electrónica) el formulario único de postulación ante la última caja de compensación familiar a la que estuvo afiliado el cesante, este contará con el término improrrogable de quince (15) días hábiles para decidir sobre el reconocimiento.

La Superintendencia del Subsidio Familiar verificará el cumplimiento del plazo establecido y aplicará las sanciones correspondientes por su incumplimiento.

En caso de faltar algún documento o de existir una inconsistencia en la información reportada, la caja de compensación devolverá la solicitud e informará al interesado sobre la causa de la devolución, con el fin de que en un término de cinco (5) días se subsane o complete la información. Si en dicho término no hay respuesta del peticionario, se entenderá desistida la postulación. El término para decidir de fondo sobre la postulación se contará a partir del momento en que quede subsanada la misma.

c. Registro de beneficiarios: se modificó el artículo 2.2.6.1.3.8 del Decreto 1072 de 2015 para indicar que el registro de beneficiarios consiste en una base de datos que incluye la información sobre los postulados al mecanismo de protección al cesante que acrediten los requisitos para su respectivo reconocimiento. Dicha base de datos estará ordenada cronológicamente conforme a la radicación de los formularios y contendrá la información y especificaciones señaladas por el Ministerio del Trabajo.

Una vez son acreditados los requisitos, la caja de compensación familiar deberá incluir al cesante en el registro de beneficiarios para el pago de la cotización al sistema de seguridad social en salud y pensiones, y de la transferencia económica.

d. Pago de los aportes de seguridad social en salud y pensiones: se modificó el artículo 2.2.6.1.3.9 del Decreto 1072 de 2015 y se adicionó el parágrafo 3 al mismo artículo. De esta manera se indicó que para el pago de los aportes de seguridad social en salud y pensiones deberán atenderse las siguientes reglas:

  • La caja de compensación familiar deberá reportar al día siguiente de la inscripción, en el registro de beneficiarios, la novedad de afiliación o reactivación del cesante a los sistemas de salud y pensiones ante las administradoras correspondientes. Para ello, validará a qué administradoras se encontraba cotizando, tomando las medidas del caso para no incurrir en multiafiliación. Para ello, la caja de compensación debe tener en cuenta la información disponible en las bases de datos del registro único de afiliados –RUAF– y la base de datos única de afiliados –BDUA–.
  • El pago de las cotizaciones a los sistemas de pensiones y salud deberá realizarse por la caja de compensación familiar a través de la planilla integrada de liquidación de aportes, siguiendo las reglas que aplican para el caso del pago de aportes de trabajadores dependientes.
  • Las cajas de compensación familiar deberán verificar el cumplimiento de los requisitos de la ruta de empleabilidad, en relación con las obligaciones establecidas en el artículo 14 de la Ley 1636 de 2013, para lo cual, podrán requerir información del Servicio Público de Empleo y estructurar los convenios de seguimiento con la red de prestadores del servicio de capacitación para la reinserción laboral.
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De igual forma se establece que el pago de las prestaciones económicas dependerá de la disponibilidad de recursos del FOSFEC. Así mismo se indica que los cesantes disfrutarán de las prestaciones a las que se refiere el artículo 9 de la Ley 789 de 2002, dentro del período de protección y bajo las condiciones que establece el mismo.

En relación con el pago de los aportes de seguridad social en salud y pensiones, quedará cubierto por un período máximo de seis (6) meses.

e. Improcedencia de las prestaciones del mecanismo de protección al cesante: se modificó el artículo 2.2.6.1.3.10 del Decreto 1072 de 2015 y se adicionó un parágrafo al mismo artículo. De esta manera se estableció que no podrán acceder a las prestaciones económicas a las que se viene haciendo referencia quienes:

Causales improcedencia mecanismo protección al cesante

f. Transferencia económica: se subrogaron los artículos 2.2.6.1.3.18 y 2.2.6.1.3.19 del Decreto 1072 de 2015, con cuya nueva versión establecen que debe entenderse por transferencia económica aquella prestación monetaria destinada a cubrir los gastos o prioridades de consumo de cada cotizante de categorías “a” y “b” del sistema de subsidio familiar durante un período de cesantía determinado.

La prestación equivaldrá a 1,5 smmlv y se entregará hasta por cuatro (4) meses, de forma continua o discontinua en un período de tres (3) años.

La caja de compensación familiar debe realizar el pago en un plazo máximo de tres (3) días, contados a partir de la inclusión del cesante en el registro de beneficiarios.

g. Responsabilidad y condiciones para el pago del ahorro de cesantías y del beneficio monetario por ahorro en el mecanismo de protección al cesante: se modificó el artículo 2.2.6.1.5.13 del Decreto 1072 de 2015, señalando que las cajas de compensación, al ser administradoras del FOSFEC, serán las responsables de pagar el ahorro de cesantías y el beneficio monetario que se cause por el mecanismo de protección al cesante.

Una vez se ha incorporado al cesante en el registro de beneficios por haber acreditado los requisitos de la ley, la caja de compensación familiar debe notificar por escrito en nombre del trabajador dentro de los 3 días siguientes a la correspondiente administradora del fondo de cesantías. Adicionalmente, solicitará a esta última que el informe al trabajador cesante y a la caja de compensación familiar el monto ahorrado voluntariamente en el mecanismo de protección al cesante y el traslado de los recursos ahorrados con sus respectivos rendimientos.

La caja de compensación familiar procederá a liquidar el valor del beneficio monetario y, junto con el ahorro y los rendimientos trasladados, los pagará al beneficiario conforme a lo que haya indicado este en el formato de destinación de ahorro, en máximo seis (6) instalamentos. El pago se realizará a través de los mecanismos que utilice para reconocer la transferencia económica o cualquier otro que garantice la mayor agilidad para el disfrute del cesante.

3. Se sustituyeron normas relacionadas con el sector salud y protección social en lo relativo a las víctimas del conflicto armado: a través del Decreto 1650 de agosto 6 de 2022, el Ministerio de Salud y Protección Social sustituyó el título 1 de la parte 9 del libro 2 del Decreto 780 de 2016, reglamentario del sector salud y protección social en lo relativo la adopción de un programa de atención psicosocial y de salud integral a víctimas –PAPSIVI–, el cual tendrá como objetivo brindar, en el marco del sistema general de seguridad social en salud, las medidas de asistencia en salud y de rehabilitación física, mental y psicosocial a las víctimas del conflicto armado.  Estas últimas son definidas como aquellas a las que hace alusión el artículo 3 de la Ley 1448 de 2011; también las que hayan sido reconocidas administrativa o judicialmente a través de los instrumentos, procedimientos, medios o mecanismos de protección nacional o internacional.

4. Nuevo precedente para otorgar la licencia de maternidad para padre biológico en la figura de maternidad subrogada. La Corte Constitucional mediante la Sentencia T-275 de agosto 1 de 2022 generó un precedente al ordenar que se otorgara la licencia de maternidad para padre biológico en la figura de maternidad subrogada.

El caso versó sobre la procedencia de la extensión de la licencia de maternidad en favor del padre sin esposa o compañera permanente cuya hija nació mediante la figura conocida como “maternidad subrogada” o “alquiler de vientre”, teniendo en cuenta que este supuesto no está expresamente contemplado en la ley dentro de los casos en los cuales la licencia de maternidad se hace extensiva al padre biológico. Esto aunado al hecho de que la EPS reconoció y pagó la licencia de maternidad a la gestante subrogada.

Luego del análisis del caso la Corte consideró que, en virtud del principio de igualdad, es posible extender los beneficios de la licencia de maternidad al accionante, “quien se encuentra en una situación asimilable a la que está contemplada en la ley para los padres adoptivos o biológicos que han debido asumir el cuidado de sus hijos en soledad, bien sea porque no tienen cónyuge o compañera permanente, o porque no cuentan con el apoyo de la madre a causa de muerte, enfermedad o abandono”.


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