Reunión Ordinaria de Socios: pasos para poderlas efectuar legalmente

Todas las Sociedades Comerciales deben reunirse mínimo una vez en el año y por estas épocas es cuando más se presentan reuniones ordinarias. Pero  legalidad de estas reuniones depende de la debida convocatoria, de su programación con antelación y el permitir la inspección de libros. De no seguir con estas pautas, cualquier decisión podría ser revocada.

¿Cuándo deben ser las reuniones ordinarias de la Asamblea General de Socios o Accionistas?

El artículo 422 del Código de Comercio establece dos fechas:

• La Voluntaria que es la que se hace en las fechas señaladas en los estatutos.
• La Forzosa es cuando la anterior no se fija y se debe hacer el primer día hábil de abril a las 10 de la mañana en las oficinas administrativas del domicilio principal.

Finalidades de la Reunión Ordinaria

1. Examinar la situación de la sociedad.
2. Designar los administradores y demás funcionarios de su elección.
3. Determinar las directrices económicas de la compañía.
4. Considerar las cuentas y balances del último ejercicio.
5. Resolver sobre la distribución de utilidades.
6. Acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.

¿Quién debe convocar a la Reunión Ordinaria de Socios o Accionistas?

Recordemos que la convocatoria es la citación o aviso que se hace a los Socios o Accionistas para que se reúnan el día, en la hora y en el lugar determinado en la convocatoria de Reunión General Ordinaria.

Generalmente por estatutos, esta convocatoria la debe hacer el representante legal.

Si no se hace, se hará por derecho propio de los socios o accionistas el primer día hábil de Abril.

¿Cómo se realiza la convocatoria?

No importa el mecanismo, siempre y cuando se tenga la certeza de su efectividad y la posibilidad de dejar la prueba de la convocatoria.

De tal manera que se pueden usar mecanismos como Correo Certificado, Fax, Correo Electrónico, salvo que los estatutos tengan establecidos un mecanismo exclusivo como por ejemplo el Correo Certificado, caso en el cual no se podría usar ni el Fax ni el Correo Electrónico.

En todo caso, cuando no haya estipulación o cuando se trate de grandes Sociedades con cientos y miles de socios (ej. Ecopetrol, Club Deportivo Cali. Etc.), se puede realizar mediante un aviso en un diario de amplia circulación en la ciudad donde está el domicilio principal de la Sociedad, aunque si lo hace en un diario de circulación nacional, mucho mejor.

No olvide que la convocatoria debe tener detallado, la fecha, la dirección del sitio y la hora. Si es para aprobar balances, informar que los libros sociales están a disposición para su inspección.

La convocatoria de Reunión Ordinaria ¿se hace 15 o 5 días antes?

Será de 15 días hábiles de antelación, si la Reunión Ordinaria es sólo para aprobarse los balances de fin de ejercicio.

Será con una antelación de 5 días comunes, si la Reunión Ordinaria es para abordar otros temas.

La antelación de 15 días hábiles al hacer la convocatoria de una Reunión Ordinaria cuando es para aprobar balances es por la sencilla razón: que los accionistas o socios personalmente o a través de su representante, tengan el Derecho de Inspección de los libros y papeles sociales, durante los 15 días previos a la Reunión Ordinaria.

No olvide:

Una indebida convocatoria, puede ocasionar que las decisiones que se tomen en las Reuniones Ordinarias, sean declaradas ineficaces y como tal no tengan efectos (Artículo 190, 433 y 897 del Código de Comercio).

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