Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Para calcular los costos que asume un empleador cuando contrata a un trabajador con el salario mínimo, deben considerarse la remuneración y obligaciones como los aportes a seguridad social, las prestaciones sociales, entre otras.
Conoce aquí los costos que representa dicha contratación en 2023.
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Cuando un empleador contrata a un trabajador mediante un contrato de trabajo debe tener en cuenta no solo la obligación de remunerar el servicio prestado, sino otros deberes como el pago de los aportes correspondientes a salud y pensión, las prestaciones sociales y las contribuciones parafiscales.
Si en el contrato de trabajo se pacta el salario del trabajador en la cifra de un (1) smmlv, debe tenerse en cuenta que cada año se efectúa un ajuste o incremento salarial que actualiza dicho monto y que afecta el cálculo de otras obligaciones laborales que se liquidan con base en el salario devengado.
Por tanto, es importante que el empleador conozca los costos promedio que debe asumir cuando contrata a un trabajador con el salario mínimo, pues esta información le permite tomar mejores decisiones respecto de la planeación del conjunto de los costos de su operación económica.
De acuerdo con la definición del Código Sustantivo del Trabajo –CST– (artículo 145), el salario mínimo es el que todo trabajador tiene derecho a percibir para costear sus necesidades normales y las de su familia.
Por su parte, la Ley 15 de 1959 consagra el auxilio de transporte como una prestación a cargo de los empleadores a favor de los trabajadores que devenguen hasta dos (2) smmlv y su finalidad es la de compensar una parte de los gastos del traslado del trabajador desde su residencia hasta el sitio de trabajo.
Para los trabajadores que desarrollen su trabajo en su domicilio en modalidades de teletrabajo o trabajo en casa, el empleador deberá reconocer el valor del auxilio de transporte como auxilio de conectividad digital solo a los trabajadores que devenguen hasta dos (2) smmlv.
Mediante los decreto 2613 y 2614 del 28 de diciembre de 2022 del Ministerio del Trabajo, se fijaron las cifras del salario mínimo mensual legal y del auxilio de transporte que regirán a partir del 1 de enero de 2023, así:
| Concepto | 2022 | Incremento | 2023 |
|---|---|---|---|
| Salario mínimo | $1.000.000 | 16 % | $1.160.000 |
| Auxilio de transporte | $117.172 | 20 % | $140.606 |
Fijada la cifra del salario mínimo en Colombia para el 2023 en $1.160.000 y del auxilio de transporte en $140.606, deben conocerse las diferentes obligaciones a cargo del empleador contenidas en la ley laboral que se calculan con base en el salario devengado para realizar la respectiva liquidación.
Al contratar a un trabajador mediante un contrato de trabajo, por mandato de la ley, el empleador no solo debe pagar el salario, el auxilio de transporte o de conectividad digital cuando proceda, sino que debe efectuar y estar al día con los aportes y provisiones de nómina que se pueden dividir en tres grupos:
Es importante mencionar que otra de las acreencias a cargo del empleador es la de las vacaciones que deben ser concedidas y remuneradas por quince (15) días hábiles una vez el trabajador haya prestado sus servicios durante el término de un (1) año (artículo 186 del CST).
Entre las principales obligaciones del empleador se encuentra la de realizar aportes al sistema general de seguridad social. Estas comprenden los aportes a salud y pensión, riesgos laborales y de subsidio familiar; obligaciones que se liquidan a partir del ingreso base de cotización –IBC–.
El IBC es el monto del salario con el cual se determina el valor de los aportes al sistema de seguridad social. El IBC es el salario básico más todos los otros pagos que perciba el trabajador y que constituyan salario conforme al artículo 127 del CST.
El aporte al sistema de seguridad social en salud –SG-SSS– corresponde al 12,5 %, el cual debe determinarse con base en el salario mensual del trabajador. De este porcentaje corresponde pagar al empleador un 8,5 % y al trabajador un 4 %.
Para un trabajador que devenga el salario mínimo, la liquidación de este aporte se efectúa de la siguiente manera:
| Salario mínimo 2023 (IBC) | Empleador 8,5 % | Trabajador 4% |
|---|---|---|
| $1.160.000 | $98.600 | $46.400 |
Por su parte, el aporte a pensión corresponde al 16 % del salario base mensual del trabajador. De este porcentaje corresponde pagar al empleador un 12 % y al trabajador un 4 %.
Para un trabajador que devenga el salario mínimo, la liquidación de este aporte se realiza así:
| Salario mínimo 2023 (IBC) | Empleador 12 % | Trabajador 4% |
|---|---|---|
| $1.160.000 | $139.200 | $46.400 |
Por otro lado, respecto del sistema de riesgos laborales, para determinar el porcentaje del aporte y el valor de la cotización para un trabajador que devenga el salario mínimo, debe usarse como guía la siguiente tabla:
| Nivel de riesgo | % de cotización | Actividades | Cotización mínima 2023 |
|---|---|---|---|
| I | 0,522 % | Trabajos de oficina | $6.055 |
| II | 1,044 % | Manufactura: fabricación de tapetes, tejidos, etc. | $12.110 |
| III | 2,436 % | Manufactura: fabricación de agujas, alcohol, etc. | $28.258 |
| IV | 4,350 % | Manufactura: fabricación de aceites, vidrios, servicios de transporte | $50.460 |
| V | 6,960 % | Manejo de asbestos, arenas, etc. | $50.460 |
Como se aprecia, para realizar este aporte se establecen diferentes porcentajes de cotización, lo cual obedece a que las actividades que desempeñan los trabajadores no suponen el mismo nivel de riesgo.
Conoce, a través de la explicación de la Dra. Angie Marcela Vargas, especialista en derecho laboral, cuál es la sanción para el empleador que no realiza los aportes a seguridad social:
Las prestaciones sociales son los pagos adicionales, aparte del salario, que el trabajador recibe mensual o anualmente. Son obligatorias por parte del empleador y tienen como finalidad principal cubrir necesidades o riesgos ordinarios del trabajador. Las prestaciones sociales comprenden la prima de servicios, las cesantías y los intereses a las cesantías.
La prima de servicios es una prestación social otorgada por el empleador al trabajador como una compensación, dado los beneficios que genera en la prestación del servicio y comprende dos periodos de pago (artículo 306 CST):
El salario base para calcular la prima de servicios es el promedio de lo devengado en los seis (6) meses anteriores a su causación y su liquidación debe realizarse por semestre laborado o proporcionalmente al tiempo trabajado aplicando la siguiente fórmula:
Salario + auxilio de transporte × número de días laborados / 360
Así, un trabajador que devengue el salario mínimo semestralmente recibirá el siguiente valor por concepto de prima de servicios:
$ 1.160.000 + $ 140.606 × 180 / 360 = $ 650.303
Las cesantías son una prestación social regulada por el artículo 249 del CST y tienen como finalidad otorgar un auxilio al trabajador en períodos de desempleo, aunque también pueden disponerse para la adquisición de vivienda o estudios de educación superior.
Las cesantías deben ser liquidadas anualmente con base en el IBC en el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año. Una vez liquidadas deben ser consignadas en el fondo de cesantías elegido por el trabajador a más tardar el 14 de febrero del año siguiente.
Si el contrato de trabajo termina antes de esta última fecha y el empleador no ha realizado la consignación, debe pagar el valor de las cesantías directamente al trabajador.
El valor de las cesantías corresponde a un salario mensual por cada año trabajado o proporcional al tiempo laborado y debe ser determinado usando la siguiente formula:
Salario mensual + auxilio de transporte × días trabajados / 360
Por otra parte, los intereses a las cesantías corresponden al 12 % anual –o proporcional– sobre los saldos que tenga el trabajador por concepto de cesantías y el empleador debe pagarlos a más tardar el 31 de enero del siguiente año o en la fecha del retiro del trabajador.
La fórmula de liquidación de los intereses a las cesantías es la siguiente:
Valor de las cesantías × días trabajados × 12 % (año) / 360
Por el año 2023 un trabajador que devengue el salario mínimo sin variaciones le corresponderá por concepto de cesantías la siguiente cifra:
$ 1.160.000 + $ 140.606 x 360 / 360 = $ 1.300.606
Y por intereses a las cesantías el monto es el siguiente:
$ 1.300.606 × 360 x 12 % / 360 = $ 156.073
Conoce, a través de la explicación de la Dra. Natalia Jaimes Lúquez, consultora en derecho laboral, cuál es la sanción para el empleador por no pagar a tiempo las cesantías:
Los parafiscales son contribuciones obligatorias por parte de los empleadores a las cajas de compensación familiar –CCF–, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar –ICBF– y al Servicio Nacional de Aprendizaje –Sena– liquidadas con base en los elementos que constituyen salario aplicando los siguientes porcentajes:
| Concepto | Porcentaje |
|---|---|
| CCF | 4 % |
| ICBF | 3 % |
| Sena | 2 % |
| Total | 9% |
Para un trabajador que devengue el salario mínimo en 2023 debe realizarse la siguiente liquidación mensual:
$ 1.160.000 × 9 % = $ 104.400
Es importante mencionar que, en lo referente a los aportes a seguridad social, existen algunas excepciones de pago en aportes a salud y parafiscales para los empleadores que cumplan con los requisitos estipulados en el artículo 114-1 del Estatuto Tributario –ET–.
Conoce, a través de la explicación del Dr. Diego Guevara, especialista en temas contables y tributarios, cómo procede la exoneración de pago de parafiscales:
Las vacaciones son el derecho que tiene todo trabajador dependiente a disfrutar de un tiempo de descanso remunerado equivalente a quince (15) días hábiles tras haber prestado sus servicios durante un (1) año.
El artículo 192 del CST establece que las vacaciones deben ser remuneradas con el salario ordinario que devengue el trabajador el día en que comience a disfrutarlas.
Las vacaciones deben liquidarse aplicando la siguiente formula:
Salario × número de días trabajados / 720
Por el 2023 un trabajador que devengue el salario mínimo, una vez haya cumplido un año de servicios, podrá recibir por parte del empleador el siguiente monto:
$ 1.160.000 × 360 / 720 = $ 580.000
Nota: tenga en cuenta que esta liquidación varía cuando se liquidan vacaciones disfrutadas y no compensadas, dado que los días de descanso (días no hábiles) entran a hacer parte de la liquidación.
Otra obligación que debe tener en cuenta el empleador que contrate a un trabajador con el salario mínimo es la correspondiente al suministro de la dotación, según lo establece el artículo 230 del CST.
En efecto, el empleador tiene la obligación de suministrar a sus trabajadores un vestido de trabajo y un par de zapatos mínimo tres (3) veces cada año, a más tardar en las siguientes fechas:
Este concepto es obligatorio siempre y cuando la remuneración del trabajador no supere los dos (2) smmlv.
Con base en lo expuesto, se procederá a realizar un ejemplo de los costos promedio mensuales que debe asumir un empleador cuando contrata a un trabajador con el salario mínimo mensual legal vigente con derecho a auxilio de transporte o conectividad.
En el ejemplo no hay variaciones en el factor salarial y el trabajador desempeña una labor en nivel de riesgo bajo. El caso de ejemplo aquí expuesto representa los mínimos en cuanto a los derechos del trabajador que el empleador está llamado a respetar y a calcular correctamente. Veamos:
| Concepto | Valor |
| Salario mínimo | $1.160.000 |
| Auxilio de transporte o de conectividad | $140.606 |
| Salud (8,5 %) | $98.600 |
| Pensión (12 %) | $139.200 |
| Riesgos laborales (0,522 %) | $6.055 |
| Prima de servicios | $108.384 |
| Cesantías | $108.384 |
| Intereses a las cesantías | $1.084 |
| Parafiscales (9 %) | $104.400 |
| Vacaciones | $48.333 |
| Dotación (supongamos un 2,5 %) | $29.000 |
| Total | $1.944.046 |
Para confirmar estos cálculos de una forma más sencilla y rápida descarga ya nuestro liquidador:
Liquidador del costo de la contratación de un trabajador: salario mínimo 2023
En conclusión, para el año 2023 la contratación de un trabajador que devengue el salario mínimo cuesta al empleador un total de $1.944.046 pesos mensuales, lo que representa un 49 % adicional respecto del salario más el auxilio de transporte.
Al multiplicar dicha cifra por el número de meses del año obtiene el costo anual:
$1.944.046 × 12 meses = $ 23.328.552
Por último, es importante aclarar que la anterior liquidación de costos se realiza sin tener en cuenta variaciones como horas extras, recargos, comisiones o bonificaciones que pueden afectar los valores base de liquidación.
Respecto de la liquidación de horas extras y recargos, es importante considerar los siguientes porcentajes:
| Recargos y horas extra | Porcentaje |
| Nocturno | 35 % |
| Dominical o festivo | 75 % |
| Hora extra diurna | 25 % |
| Hora extra nocturna | 75 % |
| Hora extra diurna dominical o festiva | 100 % (75 % + 25 %) |
| Hora extra nocturna dominical o festiva | 150% (75 % + 75 %) |
| Hora dominical o festiva nocturna | 110 % (75 % + 35 %) |
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