Viáticos en el entorno laboral: ¿cómo se deben manejar?


29 abril, 2022

Susana Correa explica que los viáticos son toda suma de dinero que se le da al trabajador para desarrollar actividades por fuera de la sede principal de la compañía.

¿Cuáles viáticos hacen parte del salario? ¿Qué implicaciones tienen para el trabajador? A continuación, ampliamos el tema.

Susana Correa, abogada de OCH Group, explica en #ConferenciasActualícese que los viáticos son sumas de dinero que el empleador reconoce a los trabajadores para cubrir los gastos en que estos incurren para el cumplimiento de sus funciones fuera de la sede habitual de trabajo, reconociendo principalmente gastos de transporte, manutención y alojamiento del trabajador.

Correa afirma que para saber cuándo los viáticos son o no salario hay que remitirse al artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo. Los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento, pero no en lo que solo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o gastos de representación.

Escucha de primera mano los argumentos de esta especialista en Derecho de la Seguridad Social:

Esta conferencia está disponible solo para suscriptores Oro y Platino. Inicia sesión para visualizarla, o escala en nuestras Suscripciones Actualícese aquí.

De acuerdo con esta abogada, consultora en derecho laboral, se debe tener en cuenta que al pagar los viáticos la empresa deberá, mediante documento contable viable, determinar el monto de los viáticos que se destinó para cada concepto (alimentación, transporte, alojamiento, gastos de representación).

“Los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso. Son viáticos accidentales aquellos que solo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente. ”

Siempre que se paguen debe especificarse el valor de cada uno de estos conceptos. Los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso. Son viáticos accidentales aquellos que solo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente.

TAMBIÉN LEE:   MinTrabajo y Escuela Nacional Sindical, aliados para disminuir conflictos laborales

Pero, ¿qué son los viáticos?

Correa explica que los viáticos son toda suma de dinero que se le da al trabajador para desarrollar actividades por fuera de la sede principal de la compañía.

Por ejemplo, si la sede principal está ubicada en Cali y el trabajador debe transportarse a Medellín, todo el dinero que la empresa le entregue al trabajador para ir hasta esta última ciudad es considerado como viáticos.

Cabe recordar que los viáticos tienen una regulación legal en el artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo; también en la Jurisprudencia de la Corte Constitucional y Corte Suprema de Justicia, en el contrato de trabajo y en el reglamento interno de trabajo.

Correa menciona que el artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo trata claramente este tema:

“Los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que solo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación. Siempre que se paguen debe especificarse el valor de cada uno de estos conceptos. Los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso. Son viáticos accidentales aquellos que solo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente.”

¿Cuál es la diferencia entre viáticos permanentes y accidentales?

La Jurisprudencia y el Ministerio de Trabajo han sido muy enfáticos en definir el concepto de viáticos permanentes, para lo cual han dicho lo siguiente:

“Los viáticos permanentes son aquellos que tienen una permanencia en el tiempo, es decir, que durante la duración del empleado fuera de la sede principal de la compañía la empresa debe entregar a este los viáticos durante  los días que esté por fuera de la compañía”.

Los viáticos accidentales son aquellos que no son permanentes, es decir, que no incurren durante la duración normal de los días en que el empleado está por fuera de la compañía.

TAMBIÉN LEE:   "El régimen de prima media, administrado por Colpensiones, es obsoleto"

El Código Sustantivo del Trabajo tiene una definición para viáticos accidentales donde menciona lo siguiente:

«3. Los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso. Son viáticos accidentales aquéllos que sólo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente».

Correa también recalca que los viáticos permanentes destinados a manutención y alojamiento constituyen salario, mientras que los viáticos accidentales, recursos destinados a medios de transporte o gastos de representación no constituyen salario en ninguno de los casos. La abogada manifiesta que se debe tener claridad de esta salvedad en todos los casos.

¿Qué implicaciones tiene para los trabajadores que un salario sea viático?

Correa menciona que hay varias determinaciones para definir que un salario es viático. Algunos de estos son:

  1. Influir el valor considerado salario para seguridad social y prestaciones sociales.
  2. Determinar los ítems en que fue utilizado el pago.
  3. Determinar qué porcentaje puede llegar a ser salario.
  4. Determinar si son habituales o no.

Recalca que para este tipo de implicaciones es necesario contar con el apoyo de áreas como gestión humana y de contabilidad. De esta manera se puede tener claridad sobre la correcta distribución de cada de uno de los gastos de los viáticos y sobre cuales son considerados salarios y cuales no.  

Finalmente, Correa advierte que el trabajador está en la obligación de presentar todos los soportes de pago necesarios sobre sus gastos en el transcurso de tiempo que estuvo fuera de la empresa, y que el dinero entregado para los viáticos sí fue gastado o consumido de manera correcta.

Material relacionado:

TAMBIÉN LEE:   Empleadores deben cubrir costos de exámenes ocupacionales de sus trabajadores

Sobre este contenido…

Última actualización:
  • 29 abril, 2022
    (hace 4 semanas)
Categorías:
Etiquetas:

Tienda & Marketplace