Plazos para declarar retención en la fuente durante el año 2023

El artículo 1.6.1.13.2.33 del Decreto 1625 de 2016, modificado por el artículo 1 del Decreto 2487 de diciembre 16 de 2022, establece cuáles son los plazos para declarar retención en la fuente durante el año 2023.

En este análisis te contamos las fechas a las que debes estar atento.

La retención en la fuente es un mecanismo configurado para recaudar gradualmente ciertos impuestos dentro del mismo ejercicio gravable en el que se causan.

Existen diferentes retenciones en la fuente, entre las que destacamos el impuesto sobre la renta y complementario, el impuesto sobre las ventas y el impuesto de timbre nacional.

De acuerdo con lo anterior, el agente de retención es la persona natural o jurídica responsable de poner en práctica el mecanismo cuando el titular al que se le debe efectuar el pago o abono en cuenta sea sujeto pasivo del impuesto, o bien si el concepto por pagar o abonar se encuentra sujeto a retención.

Plazos para declarar retención en la fuente

La declaración y pago de retención en la fuente y/o autorretención del impuesto de renta y complementario, del impuesto de timbre, del IVA y de la contribución por laudos arbitrales se realizará de forma mensual en el formulario 350.

Según el artículo 1.6.1.13.2.33 del Decreto 1625 de 2016, modificado por el artículo 1 del Decreto 2487 de 2022, para conocer la fecha límite para presentar la declaración y realizar el respectivo pago se debe considerar el último dígito del NIT del agente retenedor registrado en el RUT (sin incluir el dígito de verificación), así:

Vencimientos en el primer semestre de 2023

Vencimientos en el segundo semestre de 2023

Nota: consulta nuestro Calendario tributario 2023 – versión para imprimir, en donde podrás conocer los plazos para el cumplimiento de las obligaciones tributarias más importantes.

Excepciones

• En los períodos en los que no se hayan realizado operaciones sujetas a retención en la fuente no será obligatorio presentar la declaración (ver el parágrafo 6 del artículo 1.6.1.13.2.33 del Decreto 1625 de 2016).
• Las declaraciones de retención en la fuente que se presenten sin pago no tendrán efecto legal alguno, a excepción de las presentadas por aquellos agentes retenedores titulares de un saldo a favor igual o superior a dos (2) veces el valor de la retención a cargo, que pueda ser compensado con el saldo a pagar de la respectiva declaración de retención en la fuente (ver el parágrafo 6 del artículo 1.6.1.13.2.33 del Decreto 1625 de 2016).

En caso de que la situación anterior tuviere lugar, la compensación del saldo a favor con el saldo a pagar determinado en la declaración se deberá solicitar dentro de los seis (6) meses siguientes a la presentación de la respectiva declaración de retención en la fuente. Cuando no se realice la solicitud de manera oportuna, o sea rechazada, la declaración no producirá efecto legal alguno, sin que sea emitido acto administrativo que así lo manifieste.

Retenedores que posean más de 100 sucursales o agencias

De acuerdo con lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 1.6.1.13.2.33 del Decreto 1625 de 2016, los agentes retenedores que posean más de cien (100) sucursales o agencias que practiquen retención en la fuente y, a su vez, sean autorretenedores del impuesto sobre la renta del que trata el artículo 1.2.6.6 del mismo decreto (autorretención especial a título de renta) disponen de un plazo especial para presentar la declaración de retención en la fuente y cancelar el valor a pagar.

Para acceder a dicho plazo especial, se deberá presentar la solicitud con el total de requisitos a más tardar el último día hábil de enero del año fiscal en el que también se presentarán las declaraciones. La solicitud debe ser aprobada por la Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas de la Dian mediante acto administrativo que autorice a los contribuyentes solicitantes.

Para el año gravable 2023, los plazos especiales mencionados se encuentran establecidos en el parágrafo 1 del artículo 1.6.1.13.2.33 del Decreto 1625 de 2016, modificado por el artículo 1 del Decreto 2487 de 2022. Veamos:

Los agentes retenedores y autorretenedores que hayan obtenido respuesta positiva por parte de la Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas de la Dian (incluidas las empresas industriales y comerciales del Estado o sociedades de economía mixta) deberán presentar la declaración de forma consolidada, pero podrán efectuar de forma individual los pagos correspondientes a cada una de las agencias o sucursales.

Nota: consulta nuestro Calendario tributario 2023 – versión para imprimir, en donde podrás conocer los plazos para el cumplimiento de las obligaciones tributarias más importantes.

Ineficacia de las declaraciones de retención en la fuente

Tras las modificaciones efectuadas por el artículo 270 de la Ley 1819 de 2016, el inciso quinto del artículo 580-1 del ET contempla que la declaración de retención en la fuente que se haya presentado sin pago antes o dentro del plazo para su vencimiento surtirá efectos legales siempre que el respectivo pago se efectúe a más tardar en los dos (2) meses siguientes al plazo que el contribuyente tiene para declarar. Lo anterior, sin obviar el pago de intereses moratorios.

Ahora bien, el artículo 101 de la Ley 2010 de 2019 incluyó un texto adicional al inciso referido, precisando que si el contribuyente no presenta una nueva declaración de retención en la fuente y efectúa válidamente el respectivo pago, la primera declaración constituirá prueba de una obligación clara, expresa y exigible que podrá utilizar la Dian en sus procesos de cobro activo, aun cuando el Muisca haya clasificado la declaración como ineficaz.

Sin embargo; la más reciente reforma tributaria, Ley 2277 de 2022, adicionó un parágrafo 3 al artículo 580-1 del ET para establecer que la declaración de retención en la fuente que se haya presentado sin pago total producirá efectos legales, siempre y cuando el valor dejado de pagar no supere 10 UVT y este se cancele a más tardar dentro del año siguiente contado a partir de la fecha de vencimiento del plazo para declarar. Lo anterior, sin perjuicio de la liquidación de los intereses moratorios a los que haya lugar (ver nuestro editorial Nuevas reglas para el pago de declaraciones de retención en la fuente con saldo inferior a 10 UVT).

Adicionalmente, se agregó un parágrafo transitorio 2 al artículo en mención para señalar que la declaración de retención en la fuente que se haya presentado sin pago total y a la fecha de expedición de la Ley 2277 de diciembre 13 de 2022 se encuentre ineficaz y el valor por pagar sea igual o inferior a 10 UVT, podrá subsanar su ineficacia, cancelado el valor total adeudado más los intereses moratorios a los que haya lugar a más tardar al treinta 30 de junio de 2023.

Por tanto, de acuerdo con lo anterior, se entiende que este parágrafo transitorio aplica a declaraciones presentadas sin pago antes de la expedición oficial de la ley de reforma tributaria, sin importar si fueron oportunas o extemporáneas, pero en las cuales el valor total a pagar (incluidas las sanciones de extemporaneidad cuando aplicaran) fue inferior a 10 UVT, y además les aplicaba la ineficacia, pues no cumplían con ninguno de los dos casos que explicamos al comienzo de este artículo.

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