Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Supersociedades publicó circular con instrucciones y recomendaciones para llevar a cabo las reuniones del máximo órgano social.
En lo referente a la utilización de medios técnicos que permitan la grabación sonora o audiovisual de lo ocurrido en las reuniones del máximo órgano social, la Supersociedades señala que las disposiciones legales pertinentes no hacen ninguna mención acerca de si los socios pueden o no, en forma individual y en desarrollo de su derecho a participar en las deliberaciones sociales, documentar lo que ocurre en dichas reuniones. Por lo anterior, la junta de socios o la asamblea es autónoma para decidir si autoriza o no el uso de los sistemas o herramientas que considere idóneos para documentar las reuniones, en el entendido que ello le permita tener mayores elementos para dar cuenta en forma clara, completa y fidedigna de lo sucedido en la reunión. No obstante, es importante tener en cuenta que aunque se realice tal grabación, todas las decisiones tomadas en tal reunión deben constar en el acta que exprese, entre otros aspectos, el lugar, fecha y hora, clase de reunión, convocatoria, los asistentes, la verificación del quorum, el nombre del presidente y secretario, asuntos tratados, decisiones aprobadas, elecciones, proposiciones, constancias, fecha y hora de clausura y aprobación del acta, pues como lo indica el artículo 189 del Código de Comercio, “las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y deberán estar firmadas por el presidente y el secretario de la misma (…) A los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas”.
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