Al elaborar el formato 1002, las personas naturales pueden ser reportadas o con “Nit” o con “cédula”

Aun tratándose de personas naturales que posean “Nit”, las mismas pueden ser reportadas con su “cédula de ciudadanía”

Por estas fechas aun se siguen suministrando a la DIAN gran parte de los reportes con información exógena tributaria correspondientes al año gravable 2006 solicitados por tal entidad mediante sus resoluciones 12800 a 12808 de oct.de 2006 .

Justamente entre el 5 de junio y el 24 de agosto de 2007 (ver art.18 resolución 12807) se vencen los plazos para aquellos reportantes que únicamente deben suministrar, en el formato 1002, la información relativa a la totalidad de las retenciones en la fuente (a titulo de renta, IVa y timbre) que practicaron a terceros durante todo el año 2006 (consulta un editorial anterior relacionado ; y la conferencia No.3 de nuestro producto “Información exógena tributaria a la DIAN año 2006 ”)

Al respecto, y según lo indica el art.23 de la resolución 12807, cuando se ha de incluir a algún tercero dentro de dicho formato 1002 (o dentro de cualquiera de los formatos mencionados en esa misma resolución 12807), el campo “tipo de documento” con que se identifica a dicho tercero se debe diligenciar con una cualquiera de las siguientes 9 opciones:

11. Registro civil de nacimiento

12. Tarjeta de identidad

13. Cédula de ciudadanía

21. Tarjeta de extranjería

22. Cédula de extranjería

31. NIT

41. Pasaporte

42. Tipo de documento extranjero

43. Documento definido para información exógena

Las personas naturales, aun cuando tengan “nit”, pueden ser reportadas con su “cédula de ciudadanía”

Sin embargo, cuando se trata de incluir en dichos formatos a un tercero que era “persona natural”, algunos de los asistentes o demás personal encargados de diligenciar el respectivo formato tiene dudas en que si no tienen a la mano el dato exacto del “Nit” de dichas personas naturales (pues el listado contable de donde están tomando los datos no deja distinguir si el numero es un “Nit” o era la simple “cédula de ciudadanía”), pero es claro que esa persona natural sí cuenta con “Nit” (pues pertenecen por ejemplo al régimen común o al simplificado del IVA y por ello debió figurar inscrito en el RUT obteniendo su “Nit”), que si entonces podría hacerse el reporte usando la “cédula de ciudadanía” de dicha persona natural

Al respecto, y tratándose de reportar a terceros que sean personas naturales, no habría ningún inconveniente en que tratándose aun de personas naturales que sí cuentan con su “Nit”, las mismas sean reportadas identificándolas con su “cédula de ciudadanía”. Es decir, sería irrelevante usar el “tipo de documento 13” o el “tipo de documento 31” .

Lo anterior ha sido respaldado por varios expertos ex funcionarios de la División de Información exógena de la DIAN , y tiene su razón de ser en el hecho de que cuando una “persona natural” debe acudir a tramitar su RUT y obtener de esa forma su número de “Nit”, el mismo número de su cédula de ciudadanía, al cual simplemente se le agrega un número más conocido como “digito de verificación”, el que se convierte en su número de “Nit”

Por tanto, a la DIAN no se le causa ningún traumatismo en identificar a una persona natural todas las veces con su “cédula de ciudadanía” (a pesar de que cuente con su “Nit”), pues con ese dato de la cédula es suficiente para rastrearla en sus bases de datos y hasta para hacer cruces de información con todos los demás datos reportados por los demás reportantes