Concepto 061 de 22-08-2006

Vigencia de libros contables de una sociedad reconstituida por fusión impropia.

Concepto 061
22-08-2006

Vigencia de libros de una sociedad reconstituida.

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA (Textual): 

 “Atendiendo la sugerencia contenida en el escrito anexo de la Cámara de Comercio de Bogota, muy comedidamente solicitamos su concepto oficial, con relación a la obligatoriedad o no del registro de los libros oficiales ante el organismo competente, de una sociedad que se encontraba en proceso de liquidación, se reconstituye mediante el lleno de los requisitos legales, conserva el numero de identificación tributaria N!T, pero cambia de nombre.

En este orden de ideas y como quiera que para efectos tributarios no nace una nueva sociedad, habida cuenta de la conservación del NIT, es suficiente con seguir utilizando las hojas disponibles, y cuando se terminen solicitar registro con el nuevo nombre.”

Para claridad del lector, consideramos pertinente transcribir la posición expresada por la Cámara de Comercio de Bogotá, entidad que señaló:

 “En atención a la comunicación de la referencia, mediante la cual, haciendo uso del derecho de petición presenta a esta entidad consultas relacionadas con el registro de los libros de una sociedad, cuando esta se reconstituye, es pertinente hacer las siguientes consideraciones:

De conformidad con lo dispuesto por el artículo 250 del Código de Comercio, por acuerdo de todos los asociados podrá prescindirse de liquidar la sociedad y constituir con las formalidades legales una nueva sociedad que continúe la empresa social.

A su vez el artículo 251 ibídem, señala que dicho acto se someterá a las disposiciones pertinentes sobre fusión y enajenación de establecimientos de comercio. Cumplido tal acto en esta forma, la nueva sociedad se sustituirá en todas las obligaciones de la anterior con todos sus privilegios y garantías.

En ese sentido debe tenerse en cuenta que al nacer una nueva sociedad la cual debe constituirse con todas las formalidades legales, de acuerdo con lo señalado en el artículo 250 del Código de Comercio, se hace necesario registrar los libros respectivos para que puedan servir de prueba, de conformidad con el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993, y artículos 19 numeral 2 y 39 del Código de Comercio.

Respecto a los libros de contabilidad le sugerimos que eleve su consulta ante el Consejo Técnico de la Contaduría Pública para que dicha entidad se pronuncie.

Para la inscripción de los libros correspondientes de la nueva sociedad, debe tener en cuenta que la solicitud de registro de los libros de una sociedad debe elevarse a la respectiva cámara de comercio mediante comunicación suscrita por el representante legal por el revisor fiscal o por el comerciante interesado En dicha solicitud se debe indicar la fecha en que se solicita el registro, el nombre de la sociedad a la que pertenecen los libros, la clase de libros que pretende inscribir y la destinación para cada uno de ellos. Cabe mencionar que también puede llenar un formato que le facilitan en las ventanillas de atención al público de cualquiera de nuestras sedes.

Es importante anotar que los libros que se alleguen para registro deben ser identificados con el nombre de la sociedad propietaria del libro, la destinación que se va a dar al libro (por ejemplo: sí es libro de actas, o de contabilidad, etc.), debe tener una numeración sucesiva y continua, y adicionalmente debe venir en blanco.

Finalmente, le informo que el presente concepto se emite en los términos del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo y en consecuencia, no es de obligatorio cumplimiento ni compromete la responsabilidad de la entídad, dada la naturaleza jurídica de las cámaras de comercio.”

RESPUESTA:

Conforme a la normatividad vigente en relación con lo que se ha dado en denominar “reconstitución” de sociedades, encontramos que en el Articulo 250 del Código de Comercio se consagra la siguiente alternativa:

“Articulo 250. Por acuerdo de todos los asociados podrá prescindirse de hacer la liquidación en los términos anteriores y constituir, con las formalidades legales, una nueva sociedad que continúe la empresa social .” (Los resaltados no hacen parte del texto original)

Seguidamente, el Artículo 251 ibídem , dispone:

“Articulo 251. El acto previsto en el artículo anterior se someterá a las disposiciones pertinentes sobre fusión y enajenación de establecimientos de comercio. Cumplido tal acto en esta forma, la nueva sociedad se sustituirá en todas las obligaciones de la anterior con todos sus privilegios y garantías .”

La precedente disposición resulta concordante con el Artículo 180 del mimo Código, incorporado al acápite relativo a la fusión de sociedades, en el cual se advierte:

“Articulo 180. Lo dispuesto en esta Sección podrá aplicarse también al caso de la formación de una nueva sociedad para continuar los negocios de una sociedad disuelta, siempre que no haya variaciones en el giro de sus actividades o negocios y que la operación se celebre dentro de los seis meses siguientes a la fecha de disolución.”

En el entendido que la inquietud planteada, comporta la eventual creación de una sociedad, con el propósito de continuar las actividades de otra sociedad disuelta que pretenda prescindir de su liquidación, es necesario señalar que, como se ha visto en las disposiciones transcritas, la legislación mercantil consagra mecanismos que permiten lograr ese fin, siempre que se cumplan las condiciones legales establecidas para ello, mecanismos estos que  básicamente se desarrollan a través de las figuras previstas por los artículos 180 y 250 del Código de Comercio citados.

De suerte que la primera de las disposiciones citadas, regula la “Fusión Impropia” , que es el mecanismo a través del cual una sociedad disuelta prescinde del proceso liquidatorio al que está obligada, y en su lugar se crea una nueva sociedad que se hace cargo de sus obligaciones y adquiere sus derechos, previo el cumplimiento de los requisitos previstos para la fusión en general (Art.173 y SS) y de los especiales que la norma exige, esto es que en virtud de la formación de la nueva sociedad no haya variación en el giro de las actividades o negocios de la sociedad disuelta, cuya posición jurídica pasa a ser ocupada por la nueva y, que la operación se celebre dentro de los seis meses siguientes a la fecha de la disolución.

Por su parte la segunda disposición (Artículo 251) contempla lo que se ha denominado por la doctrina “Reconstitución de Nueva Sociedad,” mecanismo que, como lo ha sostenido repetidamente la Superintendencia de Sociedades, igualmente permite prescindir de la liquidación por acuerdo de todos los socios, para constituir una nueva sociedad que continúe la empresa social, pero que, a diferencia del anterior, está previsto solamente para aquellas sociedades disueltas que en desarrollo del proceso liquidatorio ya han cancelado su pasivo externo, o carecen del mismo, figura que se caracteriza, de un lado, por la exigencia de la aprobación unánime de los asociados, que encuentra su razón de ser en el hecho de que, habiéndose agotado el pasivo externo y por lo tanto estar los bienes afectos a ser distribuidos entre aquellos, el interés social cede ante un interés particular o individual; y del otro, por la ausencia de un término para la realización de la operación, y ello por la circunstancia de no estar ya involucrados intereses de terceros que no imponen la definición frente a éstos de la situación de la sociedad, como sí ocurre con la fusión impropia.

No obstante, fluye de las normas citadas que en estos casos hay solución de continuidad entre la sociedad que se extingue y la nueva que se crea como consecuencia de la operación; es decir que, si bien esta última continúa la empresa social, en el entendido que entre las actividades que conformen su objeto social se incluirán las mismas actividades de la anterior, se estará frente a un nuevo sujeto de derecho, de entidad individual y diferente, por lo cual en concepto del Consejo Técnico, apoyado en la doctrina expresada por la Superintendencia de Sociedades [1] que igualmente acoge la Cámara de Comercio e Bogotá en el oficio mencionado en la consulta, no sería dable inferir que, en virtud de ese mecanismo, a la nueva sociedad en sentido estricto se le considere como la mera continuación de la sociedad disuelta.

Para complementar este aserto, conviene señalar que no es posible revocar la decisión de disolver una sociedad cuando la misma ya ha sido elevada a escritura pública y el instrumento respectivo ha sido inscrito en el registro mercantil, puesto que la decisión ya ha producido plenos efectos legales, como meridianamente lo aclara la misma Superintendencia [2] , de manera tal que siendo plenamente válida la decisión de disolver la sociedad y siendo imposible retractarse de ella, mal puede trascender su personería jurídica más allá de esta tajante decisión y por ende es forzoso el nacimiento de una nueva persona jurídica que recogerá la actividad de la disuelta y se sustituirá en todas las obligaciones de la anterior con todos sus privilegios y garantías.

Veamos en concreto lo que la Superintendencia de Sociedades ha señalado en  alguno de los apartes contenidos en el Oficio 220-24650 de 18 de mayo de 2005, donde se lee:

“LA RECONSTITUCIÓN DE LA SOCIEDAD

En lo referente a la reconstitución de la sociedad, término que por demás no corresponde exactamente al fenómeno que se verifica, tiene su sustento en el Artículo 250 del Código de Comercio y su finalidad es permitir que una sociedad disuelta y en estado de liquidación, pueda continuar en cuanto a su negocio o actividad empresarial, a través de una nueva sociedad constituida para asumir el ejercicio o explotación de ese mismo negocio o actividad y obviar de esta manera, el fin último al que estaría expuesto uno u otra, cual es la extinción o terminación por la distribución que en últimas tendría que hacerse de los remanentes sociales a favor de todos los socios.

…. constituyen un mismo fenómeno jurídico, los eventos regulados en los artículos 180, 250 y 251 del Código citado, pues la trascendencia del instrumento que la ley posibilita mediante las reglas allí prescritas, radica precisamente en la aludida continuidad del negocio o actividad empresarial a través de un nuevo sujeto de derecho, lo que debe suponer a su vez la permanencia tanto de los derechos, como de las obligaciones propios del negocio o actividad y por consiguiente, de elementos tanto del activo como del pasivo, lo cual es comprensible dada la realidad económica y jurídica de uno u otra.

(….)

Por último, considerando la finalidad de la constitución de una nueva sociedad, regulada como figura jurídica propia y autónoma en nuestro derecho mercantil, la unicidad de los distintos requisitos contemplados en los artículos 180 y 250, resulta más coherente que la escisión de los mismos para su aplicación a figuras diferentes. Así por ejemplo, la constitución de una nueva sociedad, después de transcurridos seis meses de haberse formalizado su disolución, no resulta armónica con la dinámica permanente de la actividad mercantil que supone determinaciones prontas de sus elementos. Además, esos seis meses a los que sí hizo alusión, resultan coincidentes a su vez con el término otorgado por la ley, para que una vez ocurrida una causal de disolución, pueda evitarse la liquidación ente societario mediante la adopción de las medidas pertinentes, todo lo cual permite comprender la razonabilidad del criterio legal tendiente a evitar la liquidación definitiva, mediante mecanismos que procuren la continuidad del ente societario, pero dentro de un marco definido en el tiempo.

En este orden de ideas, es dable concluir que la constitución de una nueva sociedad para continuar los negocios de otra sociedad ya disuelta, debe realizarse con observancia de los requisitos que establecen los citados artículos 180 y 250, entre los cuales importa destacar para los fines del presente estudio, que la decisión relativa a la constitución y por ende, la de prescindir de la liquidación, debe emanar de todos los asociados, exigencia legal explicada por el hecho de que en el escenario liquidatorio en que la sociedad está, se impone en últimas el derecho de todos los socios a obtener la devolución de sus aportes y de todas maneras, el derecho a culminar definitivamente el vinculo societario que acarrea la extinción del ente social, por lo cual, un efecto diferente, debe obedecer a decisión unánime de los mismos (….)”

Con fundamento en lo expuesto en este escrito, el Consejo Técnico estima que la nueva sociedad que, acudiendo al mecanismo de la “fusión impropia”, sea reconstituida, deberá iniciar una nueva contabilidad y registrar nuevos libros de comercio, incluidos, naturalmente, los de contabilidad  Al efecto, sugerimos al consultante que, para ampliar lo relativo al registro y construcción de nuevos libros, consulte la Orientación Profesional N° 6 emitida por este organismo y las disposiciones pertinentes del Decreto 2649 de 1993.

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 9 de agosto de 2006 y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.  

Cordialmente,

MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS

Presidente

[1] Puede comprobarse esta afirmación, entre otros, en el oficio 220-44129 27 de agosto de 2002 emitido por la Superintendencia de Sociedades.

[2] Oficio 220-61873, 25 de septiembre de 2003