Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

¿Iniciando su negocio? Tenga en cuenta estos conceptos contables

Actualizado: 14 febrero, 2018 (hace 6 años)

Todo empresario que inicia un negocio debe recordar que ser organizado con su contabilidad es sinónimo de contar con beneficios tributarios. Tenga claros algunos conceptos que a continuación describimos junto con consejos como disponer de un software contable y llevar el registro de los impuestos.

La persona encargada de la contabilidad de un negocio deberá tener control sobre las cuentas y las operaciones que se realicen como las compras, ventas, gastos e inversiones. Tendrá que organizar los documentos y registrar las actividades que involucren dinero, sea movimientos tangibles o intangibles.

Las operaciones que se realicen deben ser registradas en unos estados financieros o balances, los cuales contienen toda la información veraz y la realidad financiera de la empresa.

Por ser un negocio pequeño, una pyme o un emprendimiento, en muchas ocasiones no se cuentan con grandes recursos para tener una nómina que incluya un área contable, o al menos un profesional en este campo para encargarse de los temas antes nombrados.

“Si una persona no es precavida con la contabilidad de su negocio se arriesga a que sus ingresos se comiencen a agotar a mitad del mes”

Lo anterior puede ser un problema para la persona que creó el negocio por la simple razón de no ser contador público, y el problema se vuelve más grande si no cuenta con un buen manejo de finanzas. Podría suceder que cuando empiezan a llegar las facturas para pagar el listado de impuestos debido a la constitución del negocio, la persona a cargo se puede estresar porque sencillamente no guardó las facturas o no recuerda en dónde las dejó. Además, por desconocimiento del tema podría perder beneficios tributarios.

Si una persona no es precavida con la contabilidad de su negocio se arriesga a que sus ingresos se comiencen a agotar a mitad del mes.

Conceptos para principiantes

Todo emprendedor principiante en el escenario de los negocios debe tener claros los siguientes conceptos:

Estado de situación financiera. Se trata de un resumen que refleja el panorama actual de su empresa en cuanto a la relación de sus activos, pasivos y patrimonio, el cual lo guiará a tomar las decisiones financieras, es decir, todo lo que tiene la empresa, lo que debe y lo que realmente le pertenece al propietario.

Este reporte se clasifica en:

Activos: todos los bienes y derechos sobre los cuales la empresa tiene el control, han surgido de eventos pasados y se espera que contribuyan a la generación de utilidades, como por ejemplo el efectivo y los inmuebles.
Pasivos: consiste en las deudas y obligaciones que tiene la empresa a su cargo y de por los cuales la empresa tendrá que desprenderse de beneficios económicos en un futuro, como por ejemplo las cuentas por pagar y los préstamos.
Patrimonio: es el resultado de restar los pasivos a los activos. De esta forma se sabrá de forma exacta lo que tiene el propietario del negocio en forma tangible o intangible, o si se reporta alguna pérdida.

Estado de resultados Integral. Aquí se registran los datos de un hecho específico de la empresa el cual muestra el estado de pérdidas o ganancias. Se compone de:

Ingresos: son incrementos en los beneficios económicos producidos a lo largo del período sobre el que se informa, como por ejemplo los ingresos por ventas, ingresos financieros u otros ingresos.
Costos: representa una erogación asociada a la fabricación de un producto o la prestación de un servicio.
Gastos: implican una salida de dinero, disminución del valor de los activos o un aumento de los pasivos, como por ejemplo el pago del arriendo del local, el pago de la nómina, los servicios públicos.

Estrategias para llevar la contabilidad

La clave para llevar bien la contabilidad de un negocio está en archivar los documentos que sean necesarios, www.emprendedores.es propone lo siguiente:

Tenga a la mano un programa de facturación: el control de los ingresos y gastos es lo principal. Use un software con plantillas para facturas y que las archive para analizar la información y hacer proyecciones sobre su negocio.
Registro de gastos e ingresos: en los dos casos es recomendable organizarlos por categorías. Escriba o haga una copia de los recibos que entregue a sus clientes y en el caso de los gastos divídalos en fijos (créditos, servicios, nómina) y variables (emergencias, gastos esporádicos)
Lleve un registro de los impuestos: la primera tarea es averiguar cuáles son los impuestos que tiene que pagar según la constitución de su empresa y si es persona natural o jurídica. Recomendable hacer un calendario para anotar las fechas importantes del año para tener listos documentos y cumplir con sus obligaciones tributarias.
Ahorre tiempo y dinero: escoja una vez al mes o cada quince días una fecha para organizar los documentos y archivar las operaciones contables para el momento en que necesite hacer el balance general o el pago de impuesto. No se le olvide que puede contar con la alternativa de beneficios tributarios.