¿En cuáles documentos internos de la empresa debe siempre publicarse el NIT?

Una vez que la empresa (de persona natural o jurídica) consigue que la DIAN le asigne su Número de Identificación Tributaria (NIT), es muy común ver que el único uso que le dan es el de incluirlo en las facturas de venta.

Hasta ahí está muy bien, porque de hecho, así lo exige el Art.617 del Estatuto Tributario. Sin embargo, el texto del Art. 619 del E.T nos permite establecer que no sólo en las facturas venta debe publicarse el NIT de la empresa, sino hasta en los membretes de su correspondencia como podemos ver claramente expresado:

ART. 619. — En la correspondencia, facturas y demás documentos se debe informar el NIT. En los membretes de la correspondencia, facturas, recibos y demás documentos de toda empresa y de toda persona natural o entidad de cualquier naturaleza, que reciba pagos en razón de su objeto, actividad o profesión, deberá imprimirse o indicarse, junto con el nombre del empresario o profesional, el correspondiente número de identificación tributaria

De esta norma podemos concluir que en todo tipo de correspondencia (interna o externa) que emita la empresa debe darse publicidad al NIT. También en los contratos comerciales que suscriba; en sus comprobantes de egreso, remisiones, órdenes de compra, recibos de caja, notas de contabilidad, libros oficiales y cualquier otro documento expedido o elaborado por la empresa y que se relacione con las operaciones llevadas acabo por la misma.

Ahora bien, cabe la pregunta ¿Por qué se exige que figure el NIT de la empresa en toda su documentación ? 

Presunción de Ingresos por omisión del NIT 

La norma contenida en el Art.755 del ET nos indica lo siguiente:

ART. 755. La omisión del NIT o del nombre en la correspondencia, facturas y recibos permiten presumir ingresos. El incumplimiento del deber contemplado en el artículo 619, hará presumir la omisión de pagos declarados por terceros, por parte del presunto beneficiario de los mismos.

Esta norma es de trascendental importancia en los casos de empresarios que se atreven a llevar una doble contabilidad. Es apenas obvio que en los documentos que elaboran para soportar las ventas de su contabilidad subterránea (“recibos de caja”; o “remisiones”) no colocan su verdadero nombre fiscal ni su NIT. Sin embargo, es muy posible que alguna vez las personas naturales que les hacen compras a ese tipo de empresarios tengan la obligación de presentar declaración de renta.

En tal caso, como algunas de tales personas no conocen los requisitos tributarios que deben cumplir los documentos con los que han de soportar sus costos y gastos, piensan que es valido incorporar como costo o gasto esa compra hecha al empresario y utilizan como soporte el “recibo de caja” o la “remisión” que les expidieron. Cuando la DIAN audite dicha declaración, descubrirá ese tipo de soportes e inmediatamente iniciará el proceso contra el empresario evasor quien en ese momento no podrá alegar la ausencia de identificación tributaria como prueba de que él no hizo dichas ventas, y se presumirá que todas ellas han sido omitidas en sus declaraciones de renta y ventas.

Otra manera fácil de detectar este tipo de evasión, es cuando los propios funcionarios de la DIAN se hacen pasar por compradores sin que el empresario se percate de ello.

¿Como cuidar la imagen de su empresa? 

En vista de lo antes comentado, recomendamos que los funcionarios encargados de emitir los documentos y correspondencia de la empresa siempre se aseguren de estar incluyendo, en todos ellos , el nombre o razón social completo y N.I.T. de la misma. De esta forma se cumple con la norma tributaria y a la vez se pueden desvirtuar los indicios de una posible “doble contabilidad” lo cual afectaría negativamente la imagen de la empresa.