7 pasos para escoger Software Contable

Para muchas empresas, seleccionar mal un software contable puede ser un real desastre. Y el culpable, inevitablemente, será el Contador Público, en quien termina recayendo la responsabilidad de su buena solución. Estos 7 pasos le ayudarán a tomar una buena decisión.

Los vendedores siempren nos muestran un paraíso

El reto está en que siempre nos cuentan las cosas buenas. No podemos esperar que un vendedor nos cuente los casos en que las implantaciones de su software han fracasado, o que nos haga una lista de sus puntos débiles.

Y lo que es peor: usualmente nos toca esperar a que todo el proceso de instalación y un mes de uso hayan pasado para poder saber si realmente cumplió con nuestras expectativas. Y para ese tiempo, ya es demasiado tarde.

¿Hay buenas noticias?

Si. En los últimos años, el software contable ha mejorado sustancialmente, y los distribuidores han aprendido los potenciales problemas en la implantación, generando «manuales de mejores prácticas» que vuelven más rápido el proceso.

Sin embargo, es importante agotar todas estas etapas para seleccionar correctamente el software contable para nuestra organización:

Paso a paso

1. Re-conocimiento

Primero debemos educarnos en todas las opciones que estén disponibles en el mercado. Para ello, recurra a varias fuentes de información:

• Colegas en otras empresas
• Periódicos
• Internet (Google al rescate!)

Nuestra recomendación: haga un listado con 10 opciones. Y vaya al segundo paso.

2. La hora de las matrices

Ahora, viene el proceso más largo, pero que al final termina siendo el que más satisfacciones generará. Haga una lista en Excel que incluya las siguientes columnas:

• Nombre del Software
• Teléfono
• Página web
• Valor (para mi empresa)
• Tiempo promedio de implantación (no se fíe únicamente del vendedor: utilice a sus amigos y colegas)
• Características (esta parte de la lista debe ser personalizada y adecuada a las necesidades específicas)
  • Módulos incluídos
  • Plataforma
  • Hay necesidad de comprar licencias o computadores adicionales?
  • Cuantos usuarios maneja?
  • etc…. (incluir aquí las necesidades específicas: código de barras, inventarios, nómina, etcétera)
• Empresas en donde está instalado (con nombre del contacto.. pida esto al vendedor del software: será el punto más útil de esta lista)

3. Eliminar las opciones más débiles

Seleccionar un buen paquete de software contable comienza por eliminar los paquetes que no se ajustan a la realidad de la organización.

Consejo: deje aquí una lista de 3 a 5 opciones. Máximo.

4. Evaluación de proveedores

Regularmente, el software contable es distribuído de dos formas: por la casa matriz, o por distribuidores autorizados.

En ambos casos, es importante conocer quien será quien responda por su instalación en su organización, cómo será el soporte, y si tienen personal para que se desplace o nos dé ayuda cuando lo necesitemos. Y seguro que lo necesitaremos.

Y la mejor prueba es pedirles una cita para que hagan una demostración. Con esto se les «medirá el aceite» para saber cómo será el soporte post-venta. Si les toma una semana concertar una cita, puede tacharlo de su lista.

Con esto, seguramente la lista se está volviendo más pequeña.

5. La cita con los «finalistas»

Escuche y déjelos hacer su demostración. Esto incluirá diapositivas en Powerpoint, demostraciones en vivo y posiblemente instalación de una versión demo.

Deje sus preguntas difíciles para el final.

Y cuando tenga el software instalado, tenga en cuenta que si no pudo hacer algo con el software, no necesariamente indica que no se podrá hacer. Es normal confundirse, así que esta etapa requiere de mucha paciencia. Pregunte, pregunte mucho.

6. Ahora, a llamar a las Referencias

Aquí es donde se pondrá interesante, pues cotejaremos lo que nos prometió el vendedor con la realidad. Y no deje que el vendedor se le escape sin darle nombres de personas que hayan instalado su software (aunque esto ya lo habíamos cubierto en el punto sobre las matrices).

Con el nombre y teléfono en sus manos, llame y haga las siguientes preguntas:

• ¿Hace cuanto usa el software XXX?
• ¿Cuánto le demoró en la instalación?
• ¿Me puede nombrar 2 cosas que le parezcan malas? (acuérdese que las buenas ya se las dijo el vendedor)
• Si tuviera que volver a escoger, ¿qué otras opciones contemplaría? (esta es una pregunta con truco… si el referido está absolutamente enamorado del producto, no contemplaría otras opciones).
• Con la mano en el corazón… ¿me recomienda este software?

Recuerde que con esta información tendremos la posiblidad de distinguir entre «Buen producto / Mal distribuidor» versus «Mal Producto / Buen Distribuidor». O puede ser que ambas sean buenas, lo cual le permitrá seguir al siguente paso.

7. Tomar la decisión final

Si al final de este proceso usted tiene más de una opción, haga uso de su instinto. Y tenga en cuenta estas tres consideraciones finales:

• ¿Cual es más fácil de usar?
• ¿Cuál tiene la tecnología más compatible con la empresa?¨
• ¿Cuál ofrece más posibilidades de reportes?

Si aún no se logra decidir, tire una moneda al aire. Sólo recuerde que el verdadero costo de un software contable no está en su valor de licenciamiento, sino en su tiempo de implantación y el tiempo que tome en el día a día para incorporarlo a los procesos de la organización.

Siguiendo este proceso, las posibilidades de equivocarse se reducen dramáticamente.

Conclusión

La realidad es que -muy probablemente- el ganador se vislumbre mucho antes de llegar al último punto. Pero es mejor estar seguros y agotar los pasos del proceso. Algunos consultores nos pueden ayudar a tomar la decisión final en media hora. A otras empresas les tomará hasta 3 meses.

Pero cualquier tiempo invertido en seleccionar correctamente el software contable para la organización se verá bien recompensado.