Algunas deficiencias que se detectan en la nueva forma de presentar declaraciones tributarias virtualmente ante la DIAN

Durante el presente año 2006 la DIAN dio inicio a una nueva forma de hacer la presentación electrónica de las declaraciones tributarias (ver art.579-2 del ET), a diferencia de lo que se venía haciendo hasta diciembre de 2005, donde tales declaraciones requerían tener un software instalado en un equipo de computo específico y único para el declarante desde el cual se podía hacer la transmisión de la declaración, hoy día se emplea cualquier computador y se debe acceder al portal que dicha entidad tiene en el Internet ( www.dian.gov.co )

La nueva forma de diligenciar declaraciones tributarias en forma virtual

Esta nueva forma de hacer el diligenciamiento y presentación de las declaraciones tributarias en forma virtual hace parte de los nuevos “servicios informáticos electrónicos” que la entidad puso en funcionamiento durante el presente año 2006, pero implican que la entidad o persona señalada como obligada a presentar declaraciones en esa forma (y que deja de hacerlo por tanto en el tradicional formulario en papel ante los bancos), debe contar con por lo menos tres requisitos básicos a saber:

• Haberse inscrito previamente en el Registro Unico Tributario (RUT) administrado por la DIAN. Y si se trata de un declarante persona jurídica, en ese caso en el mismo RUT debe haber suministrado toda la información básica sobre quienes son sus representantes legales (principal y suplentes; ver página 3 del RUT) y contador o Revisor Fiscal (principal y suplentes; ver página 5 del RUT) que suscribirán sus declaraciones en caso de que esté obligado a contar con la firma de dichos profesionales para la presentación de sus declaraciones tributarias (nota: si deseas saber en qué casos es obligatoria la firma como “contador” en una declaración tributaria, te será de ayuda consultar la conferencia No.27 de nuestro producto “Aplicación y gestión de los impuestos nacionales”)

• Tales representantes legales, contadores y Revisores Fiscales, como personas naturales que firmarán esas declaraciones de un ente o persona a quien representan, deberán también contar con su propia inscripción en el Registro Unico Tributario. En la primera página de dicho RUT, y en la casilla 53 “Responsabilidades” deberá figurar por lo menos el código de responsabilidad “22-suscribir declaraciones a nombre de terceros” (véase art. 2 resolución 1767 de feb de 2006)

• Tanto representantes legales (principal y suplente), como contadores y Revisores Fiscales (principal o suplente) que firmarán las declaraciones deberán obtener ante la DIAN la asignación de una “firma digital”, la cual no es más que un archivo de computo (con extensión .epf) fácilmente trasladable a cualquier computador (mediante un diskett o memoria USB) para que desde cualquier computador se puede hacer la conexión al portal de Internet de la DIAN, adjuntar dicho archivo, digitar una clave personal secreta, y ya con ello queda firmada “digitalmente” la respectiva declaración.

Como vemos, en el proceso de presentar una declaración tributaria en forma virtual, el RUT se convierte en la principal herramienta que recoge la información básica con la cual se podrá diligenciar tal declaración (recoge la identificación de la organización y de quienes la firmarán).

Es por eso que al momento de entrar a diligenciar la respectiva declaración, y con el solo hecho de digitar el nit de la organización, el propio sistema de la DIAN es capaz de llenar automáticamente algunas de las casillas que la norma tributaria exige que deben quedar diligenciadas en la declaración tributaria para que la misma sea considerada como “debidamente presentada”.

Por ejemplo, los datos referentes a la “identificación del declarante” (nombres o razón social y nit) exigidos por el art.580 literal “b” del ET se diligencian automáticamente (véase las casillas 5 a 11 en la mayoría de los formularios para declaraciones tributarias que se están usando tanto para declarar en papel como para declarar virtualmente durante el presente año 2006)

Es importante mencionar que una vez se termina de diligenciar y presentar la respectiva declaración en forma virtual, y a pesar de que la misma cumplió con ser “firmada” digitalmente (tal como lo exige el literal “d” del art.580 del ET), el formulario que el portal de la DIAN deja descargar al computador de la entidad declarante como prueba de la presentación de la respectiva declaración (el cual queda convertido a un archivo en formato pdf, y que todos los declarantes proceden a imprimirlo para adjuntarle sus anexos explicativos y conservarlo en sus archivos para posteriores auditorías como se hace con cualquier declaración tributaria), estaría padeciendo de unas deficiencias muy importantes que a continuación pasamos a señalar.

Las deficiencias que se observan en los formularios de las declaraciones presentadas virtualmente

De conformidad con la norma tributaria vigente, cuando una declaración tributaria administrada por la DIAN (ya sea esta una declaración del impuesto de renta y complementarios; o una declaración mensual de retenciones en la fuente; o una declaración bimestral del IVA, etc) deba ir acompañada de las firmas de “contador” o “Revisor Fiscal”, en ese caso se debe suministrar el nombre completo y número de matrícula del profesional que firmó la declaración en tal condición (véase los artículos 596, 599, 602 y 606 del ET)

Por ejemplo, en el art.606 del ET, relativo al contenido de la declaración mensual de retenciones en la fuente, en su numeral 5 se dispone lo siguiente :

“5. La firma del revisor fiscal cuando se trate de agentes retenedores obligados a llevar libros de contabilidad y que de conformidad con el Código de Comercio y demás normas vigentes sobre la materia, estén obligados a tener revisor fiscal. 

Los demás agentes retenedores obligados a llevar libros de contabilidad, deberán presentar la declaración mensual de retenciones firmada por contador público, vinculado o no laboralmente a la empresa, cuando el patrimonio bruto del agente retenedor en el último día del año inmediatamente anterior o los ingresos brutos de dicho año, sean superiores a cien millones de pesos ($ 100.000.000) (durante el 2006 la cifra de referencia será $ 2.007.179.000). 

Cuando se diere aplicación a lo dispuesto en el presente numeral, deberá informarse en la declaración de retenciones el nombre completo y número de matrícula del contador público o revisor fiscal que firma la declaración”.

(las negrillas son nuestros)

Al respecto, y aunque se entiende que la declaración de retenciones en la fuente que se viene presentando virtualmente por el portal de Internet de la DIAN (Ver formulario 350) sí contiene esa información (nombre y numero de matrícula profesional para el profesional que la firmó pues la misma está incorporada en el RUT de la entidad declarante), la deficiencia que se está presentando en el momento de imprimir el formulario presentado virtualmente es que las casillas 61 a 66, y 981 a 983 del formulario, donde debería verse impresos los nombres de quienes firmaron la declaración (representante legal y contador o Revisor Fiscal), al igual que el número de matricula profesional del contador o Revisor, son casillas que se imprimen en blanco.

Esto trae como consecuencia la confusión en los archivos del declarante (y hasta en los de la propia “Revisoría fiscal” cuando la misma es ejercida por ejemplo por parte de firmas de Revisoría Fiscal), no se puede tener claro quiénes fueron los que en ultimas firmaron la respectiva declaración (si el representante legal principal o el suplente, o si el Revisor Fiscal o su suplente).

E incluso, con el tiempo es posible que se remueva a las personas que ocupan tales cargos con lo cual el proceso de hacer memoria de quienes fueron los “antiguos representantes legales y revisores fiscales” que firmaron las declaraciones se haría más dispendioso.

Nuestra recomendación para subsanar la deficiencia

Ante esta ausencia de los datos en el formulario que se imprime, es nuestra recomendación que todas aquellas entidades o personas naturales que están obligadas a presentar sus declaraciones tributarias en forma virtual procedan a colocar aunque sea en forma manual, sobre el formulario ya impreso, los datos que irían en esas casillas 61 a 66, y 981 a 983.

Con ello se evitarán múltiples confusiones cuando hacia futuro exista la necesidad de establecer las responsabilidades y posibles sanciones imputables para quienes hayan firmado las declaraciones (véase art.658-1 y 660 del ET)

Así mismo, confiamos en que al divulgar este tipo de deficiencias, la DIAN pueda entrar a mejorar su proceso de generación de los archivos en pdf en los cuales quedan contenidos las cifras y demás datos de las declaraciones presentadas en forma virtual a través de su portal de Internet.

Incluso, y como reto para dicha entidad, está el de establecer de qué forma un Revisor Fiscal podrá virtualmente hacer una “firma con salvedades” en una declaración de renta tal como se lo permite la norma contenida en el art.597 del ET. Será que ya pensaron en ello?