Cambios en la presentación de Medios Magnéticos del año gravable 2005

Una vez más, y como ha sido costumbre en los años más recientes, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, al aproximarse las fechas para el vencimiento de los plazos de entrega de reportes con información en Medios Magnéticos del año gravable 2005, ha decidido modificar tales plazos y hasta exigir otras formalidades para su entrega (para conocer qué información se debe suministrar por dicho año y las entidades y personas obligadas, estudia nuestro editorial anterior “Cuales entidades deberán suministrar información en medios magnéticos durante el 2006?”)

En efecto, mediante la resolución 03859 de abril 24 de 2006 la DIAN entró a modificar los plazos que inicialmente se habían establecido en las resoluciones 10141 a 10147 de octubre de 2005, relacionadas con la información que por el año 2005 deben suministrar las entidades y personas a que hacen referencia los art.623 a 631-1 del ET.

De otra parte, esa misma resolución indica que para la gran mayoría de entidades y personas naturales obligadas a suministrar la información en medios magnéticos del año 2005, ya no será posible acercarse en forma personal hasta las dependencias de la DIAN y entregar sus archivos en un medio físico (CD, diskete o Memoria USB), sino que el representante legal de las personas jurídicas reportantes, o la persona natural obligada a hacer reportes, deberán entregar tales reportes (tanto iniciales como de correcciones) usando obligatoriamente el portal de Internet de la DIAN, es decir, quedan obligados a utilizar los nuevos “servicios informáticos electrónicos”, lo cual funciona en la misma forma que cuando  se adjuntan archivos en un e-mail (Véase el art. 5 de la resolución 03859 de 2006 y puedes también conocer un video tutorial de la DIAN al respecto, haciendo clic aquí)

Resumen de los cambios por entidad

Mediante la siguiente matriz se ilustran los cambios que a cada entidad reportante le introduce, en materia de plazos y de forma de entrega de los archivos, la resolución 3859 de abril de 2006 :

Implicaciones de la obligación de suministrar Medios Magnéticos mediante el portal de la DIAN

En el caso de aquellas entidades personas jurídicas que fueron señaladas por la resolución 3859 como obligadas a hacer la entrega de sus archivos de medios magnéticos usando el portal de la DIAN (“Servicios informáticos electrónicos”), la tarea que se impone es para su representante legal por cuanto le corresponderá ir hasta la DIAN y agotar los siguientes pasos:

1. Obtener su propio RUT (o actualizarlo si ya lo tenía) para que figure en dicho RUT la responsabilidad “22- Suscribir declaraciones o informas por cuenta de terceros”
2. Obtener allí mismo su “firma digital con certificado” el cual es el mecanismo de seguridad establecido por la DIAN para poder presentar informes o declaraciones a través de su portal (vía electrónica)

Cuando ya se obtiene esa “firma digital con certificado” podrán acceder al portal de la DIAN (www.dian.gov.co) y “activar” dicha firma para  luego proceder a “presentar” sus archivos de medios magnéticos a través del mismo portal          ( deben navegar por el link “presentación por información de archivos”). Por esa misma vía, la DIAN les genera el documento de “acuse de recibo”

Téngase presente que esos mismos dos pasos también le corresponderán realizarlos a las personas naturales “Notarios” (resolución 10145 de oct de 2005), a las personas naturales “tipógrafos elaboradores de facturas” (resolución 10146 de oct de 2005, pero solo si también presenta las declaraciones tributarias por vía electrónica; ver el inciso 2 del art.5 de la resolución 3859 de abril de 2006) y  a las personas naturales o sucesiones ilíquidas a quienes les corresponda reportar mas de uno de los formatos señalados en la resolución 10147 de oct de 2005.

Lo anterior, por cuanto tales personas naturales también quedan obligadas a hacer sus reportes usando los servicios informáticos electrónicos de la DIAN (ver el art.5 de la resolución 3859 de abril de 2006). El RUT de estas personas naturales debe contener la responsabilidad “14-informantes de exógena”

Los que solamente fueron agentes de retención durante el 2005, un caso aparte

Caso aparte merecen las entidades (personas naturales o jurídicas) que fueron agentes de retención en algún mes dentro del año 2005 y que tienen como única tarea la de elaborar el reporte con el detalle de tales retenciones practicadas. Para conocer los cambios que la resolución 3859 de abril de 2005 introduce para estos reportantes, consulta nuestro editorial “Todos los agentes de RTF en el 2005, a presentar Medios Magnéticos PRESENCIALMENTE”.