Concepto 086 de 31-10-2006

Consulta. Contabilización de Pagos en Mandato.

Concepto 086
17-10-2006

JUNTA CENTRAL DE CONTADORES CONSEJO TÉCNICO DELA CONTADURÍA PÚBLICA

Consulta –  Contabilización de Pagos en Mandato

En desarrollo y previo el cumplimiento de los requisitos y trámites establecidos previstos en el artículo 23 de la Resolución 002 de 2005, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA (Textual):

considerando que el manejo contable  de un contrato de mandato es similar al de administración delegada, tenemos:

– En desarrollo de la administración delegada  ¿es correcto  debitar directamente los pagos en una cuenta de balance con cargo al mandante (sin mediar las cuentas de gastos)?

– si hubo retenciones en la  fuente efectuadas por el mandatario, por cuenta  del mandante ¿es éste quien deberá registrarlas,  y declararlas, al momento de recibir los soportes  y detalles que le presenta  el mandatario?

– cuando las facturas  de los proveedores son expedidas a nombre del mandatario en lugar del mandante, ¿se deberían considerar gastos  y retenciones del mandatario, quién después tramitará  su reembolso?

– como se trata de gastos recuperados  en el mismo mes, ¿tal reembolso deberá ser con crédito a gastos?

– se pretende contabilizar las recuperaciones  en forma global  -mensualmente- en cada grupo de gastos a partir del digito 7,  conforme lo indica el artículo 7 del decreto 2650 de 1993

RESPUESTA:

Como se puede observar los interrogantes planteados por el consultante hacen referencia a la aplicación de disposiciones de carácter tributario, razón por la cual debemos puntualizar que la misión del Consejo Técnico de la Contaduría Pública es la orientación técnico – científica de la profesión, a partir de la investigación científica y tecnológica en áreas relacionadas con la ciencia contable en general, sus principios y normas, mediante el ejercicio doctrinario, la resolución de conflictos técnicos entre Contadores Públicos y la emisión de directrices orientadoras del ejercicio profesional.

Es por ello que cuando se contempla entre sus funciones servir como órgano consultor del Estado y de los particulares en aspectos técnico – científicos de la contaduría pública y del desarrollo del ejercicio profesional, tal competencia no puede extenderse al análisis, la interpretación, aplicación o efectos de disposiciones de estirpe meramente tributaria, materia que escapa a la órbita de competencia funcional de este organismo de orientación técnico – contable y que se halla asignada de manera exclusiva y excluyente a las autoridades reguladoras en el ámbito impositivo.

De otra parte, es pertinente indicarle al consultante que los contratos de administración delegada no se encuentran definidos como tal en la Ley comercial, motivo por el cual distintas personas lo consideran como un contrato de mandato, el cual si esta regulado en la normatividad mercantil.

Ahora bien, dadas estas explicaciones, es necesario precisar que dadas las condiciones particulares de la administración delegada la misma puede ser definida como “todo acto jurídico en virtud del cual una persona se obliga con otra a realizar una obra material determinada, bajo una remuneración sin subordinación. En esta clase de contratos  existe entonces la obligación de realizar, una labor por parte del contratista  y una obligación de pagar unos honorarios por la ejecución de la obra  por parte del contratante.”

Como se observa, el contrato de administración delegada genera una serie de derechos y obligaciones para los actuantes en el mismo, motivo por el cual, es menester de cada participante definir de acuerdo con lo ordenado por la ley  las reglas sobre las cuales se basa esa relación contractual y de esta manera poder establecer las políticas, procedimientos y prácticas en materia administrativa, contable y tributaria, de tal suerte que se desarrollen sus actividades en un ambiente de entera legalidad

Como se expreso en los párrafos precedente, es deber de los actuantes en este contrato cumplir a través de las políticas, procedimientos y prácticas en materia administrativa, contable y tributaria lo ordenado por la ley y las normas vigentes sobre la materia objeto de la consulta, dado que ello fija claridad en cuanto al tratamiento de los actos de cada uno de ellos en el desarrollo del contrato; y debido a que se ha venido insistiendo, e s importante tener presente que el artículo 34 del Decreto 836 de 1991 “ contabilización en contratos de administración delegada” estipula que: “en los contratos de administración delegada, el contratante contabilizará los ingresos, costos, deducciones y retenciones en la fuente realizados o efectuados por el administrador delegado, con base en la información que éste le suministre al contratante, la cual deberá reposar en la contabilidad del contratante para ser exhibida cuando la administración tributaria lo exija”

Ahora bien, como se observa en la consulta se encuentran errores en los procedimientos efectuados por los intervinientes en el contrato de administración delegada, tema que también escapa a la competencia de este organismo y que solo la administración de los entes pueden resolver utilizando los mecanismos previstos por la ley para las correcciones de este tipo de errores.

De otra parte, es pertinente informarle al consultante que la Superintendencia de Sociedades emitió el oficio 310-23667 del 6 de junio de 1996 en el cual toca elementos sobre el manejo contable de los contratos de administración delegada.

También es procedente indicarle al consultante que la ADMINISTRACIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES DIAN ha emitido sendos conceptos sobre el tema .

En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.

Cordialmente,

MARIA VICTORIA AGUDELO VARGAS

Presidente