Concepto 115-059923 de 06-04-2009

Superintendencia de Sociedades

Concepto 115-059923
06-04-2009

Ref: Inventarios de materiales, repuestos y accesorios.

Me refiero a su escrito enviado a través de la webmaster radicado en esta Entidad con el número 2009-01-110948 el pasado 26 de marzo, mediante el cual consulta:

1. Si el inventario de productos de consumo interno se ajusta a la dinámica de la cuenta 1710 o por el contrario debería manejarse en la cuenta 1705.

2. Si la amortización de estos consumos se puede llevar a la cuenta del gasto que le corresponda (papelería, dotación, mantenimiento, etc.) o debe llevarse a las cuentas de amortizaciones 5165, 5265, 7465.

 Sea lo primero aclararle que las consultas que se presentan a esta Entidad se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas en ejercicio de las atribuciones de inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales expresamente señaladas en la Ley 222 de 1995 y se circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto, ciñéndonos en un todo a las normas vigentes sobre la materia.

Antes de resolver los interrogantes planteados en su consulta, es necesario referirnos a las normas contables que rigen en Colombia:

1. El artículo 63 del Decreto 2649 de 1993 , define los inventarios de la siguiente manera: Representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o que se utilizarán en la producción de otros que van a ser vendidos.

2. El Decreto 2650 de 1993 contentivo del Plan Único de Cuentas, indica que el Código 1455 – Materiales, repuestos y accesorios – se utiliza para «Registrar el valor de los elementos que han sido adquiridos por el ente económico para consumir en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios en todas y cada una de las operaciones realizadas en su normal funcionamiento. Comprende conceptos tales como elementos necesarios para mantenimiento y reparaciones, herramientas e implementos de trabajo, repuestos para maquinaria y equipo de producción”.

3. Por otro parte el artículo 67 del Decreto 2649 de 1993 dispone que los cargos diferidos, representan bienes o servicios de los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros períodos.

4. Concordante con lo anterior el Decreto 2650 de 1993, contentivo del Plan Único de Cuentas para comerciantes en el Grupo 17 Diferidos, en la parte pertinente señala en su descripción que dicho grupo, comprende el conjunto de cuentas representadas en el valor de los gastos pagados por anticipado en que incurre el ente económico en el desarrollo de su actividad, así como aquellos otros gastos comúnmente denominados cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos, de los cuales se espera obtener beneficios económicos en periodos futuros.

Comprenden los gastos incurridos de organización y preoperativos, remodelaciones o adecuaciones, mejoras de oficina, estudios y proyectos, construcciones en propiedades ajenas tomadas en arriendo, contratos de ejecución, contribuciones y afiliaciones e impuesto diferibles y su amortización se hará durante el período estimado de recuperación de la erogación o de obtención de los beneficios esperados.

Expuesto lo anterior el tratamiento contable que debe dársele a la situación planteada en su primer interrogante sería la siguiente:

a) Si los elementos para mantenimiento de equipos, vehículos y maquinaria, insumos de seguridad como bolsas y sellos, material para reparaciones locativas, materiales de señalización interna y externa, corresponden a egresos normales del período en desarrollo de su actividad y por ende representan para la sociedad un costo o gastos necesario para la producción de bienes o prestación de servicios se debe registrar en el inventario y afectar el costo o gasto operacional en el mes que sea solicitado para su consumo , con abono al grupo de inventarios, rubro 1455 Materiales, Repuestos y Accesorios, en la subcuenta respectiva.

b) Ahora bien, si la sociedad determina que estas u otro tipo de erogaciones realmente corresponden a aquellas con las que se adquieren bienes o servicios recibidos, de los cuales se espera obtener algún tipo de beneficio económico en el futuro, deben proceder a registrarlo como un cargo diferido .

Finalmente, en relación con su segunda pregunta, el control y la técnica contable definen  la dinámica de las cuentas, 5165 y 5265 exclusivamente para registrar el valor  correspondiente a las amortizaciones efectuadas de conformidad con las instrucciones impartidas  para los cargos diferidos, de igual manera la sociedad puede asignar la parte de la amortización que le corresponda al costo de ventas en la cuenta correspondiente.

En los anteriores términos se responde su consulta.

Cordialmente,

MAURICIO ESPAÑOL LEÓN
Coordinador Grupo de Investigación y Regulación Contable