Concepto 140 de 23-10-2007

Firma del contador público en balances.

CTCP 0140 / 2007
23-10-2007

CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA

REFERENCIA:

Fecha de la Consulta: Radicada en el CTCP el 6 de septiembre de 2007
Nº de Radicación CTCP: N/D
Entidad de Origen: Junta Central de Contadores
Temas: Firma del contador público en balances.

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta presentada conforme se detalla en la referencia, en la cual se plantea:

CONSULTA (textual):

“Por favor me informan si un balance contable echo (sic) por un contador titulado debe ser firmado por este o si existe una norma que no los obliga a firmar dicho balance.”

RESPUESTA:

Para atender la materia tema de consulta, a continuación resumimos lo expresado por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, entre otros mediante Concepto CTCP 009 del 15 de febrero de 2007 donde se advierte sobre el particular que es claro que la contabilidad deberá llevarse en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa, fidedigna y con sujeción a los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y a los demás aspectos reglamentados por el Decreto 2649 de 1993, norma que consagra los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia y que, a la sazón, confirma este aserto cuando dispone en su Artículo 2°:

“ART. 2°. ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la Ley estén obligadas a llevar contabilidad.

Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba.” (Los resaltados no hacen parte del texto original)

Dado que el Título IV del Código de Comercio regula lo referente a libros de comercio, incluidos los de contabilidad y que la Ley 222 de 1995 regula parcialmente esta materia, se destaca para el caso consultado el Artículo 34 de la Ley 222 que dispone:

“ART. 34. OBLIGACIÓN DE PREPARAR Y DIFUNDIR ESTADOS FINANCIEROS. A fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. Tales estados se difundirán junto con la opinión profesional correspondiente, si ésta existiera.

El Gobierno Nacional podrá establecer casos, en los cuales, en atención al volumen de los activos o de ingresos sea admisible la preparación y difusión de estados financieros de propósito general abreviados.

Las entidades gubernamentales que ejerzan inspección, vigilancia o control, podrán exigir la preparación y difusión de estados financieros de períodos intermedios. Estos estados serán idóneos para todos los efectos, salvo para la distribución de utilidades.” (Los resaltados no hacen parte del texto original)

Así las cosas, de conformidad con lo previsto en el Artículo 37 de la Ley 222 de 1995 los estados financieros deberán ajustarse a los requisitos que la norma establece en los siguientes términos

“ART. 37. ESTADOS FINANCIEROS CERTIFICADOS. El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.”

De suerte que los estados financieros deben presentarse a los máximos órganos del ente económico al menos al final de cada ejercicio para su correspondiente aprobación, para lo cual deberán estar cabalmente certificados, vale decir, acompañados de la declaración expresa por parte del representante legal y el contador público que los preparó, en el sentido de que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.

Además, conforme lo ordena la parte final del inciso primero del Artículo 34 de la precitada Ley 222 de 1995, tales estados se difundirán junto con la opinión profesional correspondiente, si ésta existiera. Es decir, que en los entes económicos que por disposición legal o estatutaria cuentan con revisor fiscal, los estados financieros deberán cumplir igualmente lo señalado por el Artículo 38 de la misma Ley 222, disposición que establece:

“ARTICULO 38. ESTADOS FINANCIEROS DICTAMINADOS. Son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo la expresión "ver la opinión adjunta" u otra similar. El sentido y alcance de su firma será el que se indique en el dictamen correspondiente.”

De manera que no basta la mera presentación de una información sin firmas titulado Balance General por parte de los administradores al máximo órgano de la entidad, sin que éste corresponda a verdaderos estados financieros certificados y, si es el caso, dictaminados en la forma prevista en las disposiciones citadas, lo cual puede constituir una falla en el ejercicio de las funciones de la administración y del mimo revisor fiscal que, según el caso podrán ser materia de investigación y deducción de eventuales sanciones conforme a la Ley.

En este punto es pertinente mencionar lo expuesto por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública mediante Concepto Nº 169 del 14 de mayo de 1998, documento donde este organismo puntualiza:

“De acuerdo con lo dispuesto por el artículo 1 de la Ley 43/90 el Contador Público es ‘…la persona natural que, mediante la inscripción que acredite su competencia profesional en los términos de la presente ley, está facultada para dar fe pública de hechos propios del ámbito de su profesión, dictaminar sobre estados financieros, y realizar las demás actividades relacionadas con la ciencia contable en general…’

Así mismo, el art. 2 dispone: ‘…De las actividades relacionadas con la ciencia contable en general. Para los efectos de esta ley, se entienden por actividades relacionadas con la ciencia contable en general todas aquellas que implican organización, revisión y control de contabilidades, certificaciones y dictámenes sobre estados financieros, certificaciones que se expidan con fundamento en los libros de contabilidad, revisoría fiscal, prestación de servicios de auditoría, así como todas aquellas actividades conexas con la naturaleza de la función profesional del contador público, tales como: La asesoría tributaria, la asesoría gerencial, en aspectos contables y similares…’ (Subrayo)

Igualmente, el artículo 10 ibídem, dispone: “…De la fe pública. La atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de su profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en el caso de personas jurídicas. Tratándose de balances, se presumirá además que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que éstos se ajustan a las normas legales…’.

De otra parte, el Art. 11 de la disposición citada dice que ‘…es función privativa del Contador Público expresar dictamen profesional e independiente o emitir certificaciones sobre balances generales y otros estados financieros…’. (Subrayo)

El artículo 37 de la Ley 222 de 1995, es clara (sic) en relación con la certificación del Contador sobre los Estados Financieros cuando expresa: ‘El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros’.

Como conclusión se puede decir que los estados financieros sin la firma de un contador público inscrito no son más que unos documentos estadísticos o cuantitativos, sin ningún valor probatorio frente a la ley, desde el punto de vista contable.” ((Resaltado fuera del texto original)

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 23 de octubre de 2007 y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS
Presidente