Concepto 172 de 06-09-2005

Reclasificación de un activo fijo.

CONCEPTO 172
6-Sep-2005
Consejo Técnico de la Contaduría Pública

Bogotá D. C., 6 de septiembre de 2005
OFCTCP / 0172 / 2005

Señor(a):
00000000000000
00000000000000
Bogotá D.C.

Ref.: Consulta de fecha 03 de marzo de 2004
Radicación: 0112

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA 1 (Textual):

… AAA … SE DIRIGE A USTEDES CON LA FINALIDAD DE OBTENER EL DIRECCIONAMIENTO DE COMO REALIZAR LA RECLASIFICACIÓN DE UN ACTIVO FIJO QUE VIENE APARECIENDO EN EL BALANCE GENERAL Y LA COPROPIEDAD NO POSEE LA TITULARIZACIÓN RESPECTIVO (SIC).

1. ENTRE EL ADMINISTRADOR DE LA COPROPIEDAD DE ESE ENTONCES, SEÑOR YYYY Y LOS SEÑORES ZZZ1, ZZZ2, Y ZZZ3 EN CALIDAD DE DEUDORES Y PROPIETARIOS DE UN BIEN PRIVADO DEL CENTRO COMERCIAL INTERCENTRO SUSCRIBEN UN DOCUMENTO DE DACIÓN EN PAGO.

2. OBJETO DEL CONTRATO: LOS DEUDORES OFRECEN EN DACIÓN DE PAGO EL BIEN INMUEBLE UBICADO EN LA CRA. 9 NO. 23-49 EL LOCAL 224, EL BIEN INMUEBLE. EJ. RECIBIDO POR EL CENTRO COMERCIAL COMO PAGO DE OBLIGACIONES VENCIDAS A CARGO DE LOS DEUDORES POR CONCEPTO DE CANCELACIÓN DE CUOTAS DE ADMINISTRACIÓN ATRASADAS CAUSADAS DURANTE EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL MES DE JUNIO DE MIL NOVECIENTOS OCHENTA Y NUEVE (1989) Y EL MES DE MAYO DE MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y NUEVE (1999) CIFRA CONCILIADA EN QUINCE MILLONES DE PESOS ($15.000.000).

3. CLÁUSULA QUINTA: PARÁGRAFO TERCERO DEL DOCUMENTO TITULADO ‘MINUTA DE DACIÓN EN PAGO”. “LOS DEUDORES CORRERÁN ESCRITURAS UNA VEZ SE LIQUIDE LA SUCESIÓN DE LA FAMILIA DUQUE QUE ESTÁ CONFORMADA POR LOS SEÑORES ZZZ1, ZZZ2, Y ZZZ3.

CON RESPECTO A ESTA CONDICIÓN, SE APRECIA QUE PASADOS 5 AÑOS LOS DEUDORES NO HAN PROCEDIDO A EFECTUAR LA ESCRITURACIÓN DEL INMUEBLE, POR LO QUE EL CENTRO COMERCIAL NO POSEE LA TITULARIDAD DEL INMUEBLE.

4. ACORDE A LO ESTIPULADO EN EL ARTÍCULO 1857 DEL CÓDIGO CIVIL, EN SU INCISO SEGUNDO, LA VENTA DE BIENES INMUEBLES NO SE REFUTA PERFECTA ANTE LA LEY, MIENTRAS NO SE HA OTORGADO ESCRITURA PÚBLICA. SIENDO CONTRATO SOLEMNE ESTA CLASE DE VENTA Y CONSISTIENDO PRECISAMENTE LA SOLEMNIDAD EN EL OTORGAMIENTO DE ESCRITURA ANTE NOTARIO, INDISPENSABLE SE HACE PRECISAR LA NOTARIA DONDE HA DE SOLEMNIZARSE VENTA DE INMUEBLES.

ACUDIENDO A LA INTERPRETACIÓN JURÍDICA DEL TEXTO ENUNCIADO, SE PUEDE CONCLUIR QUE LAS DISPOSICIONES REGISTRADAS EN LA DENOMINADA MINUTA DE DACIÓN EN PAGO, CARECE DE TODA VALIDEZ.

5. EN VISTA DE LO ANTERIOR Y DADA LA INEXISTENCIA DE LOS ACUERDOS EN EL DOCUMENTO ANTE EL ORDENAMIENTO LEGAL ES NECESARIO RECOMPONER EL SALDO DE LA OBLIGACIÓN ADEUDADA POR CONCEPTO DE CUOTAS DE ADMINISTRACIÓN A CARGO DE LOS INMUEBLES DE LA FAMILIA ZZZ REGISTRARLA EN LA CUENTA DE DEUDORES COPROPIETARIOS.

6. PARA PROCEDER AL CIERRE DE LA CONTABILIDAD A 31 DE DICIEMBRE DE 2004 DEL CENTRO COMERCIAL INTERCENTRO, SE HIZO UN EXAMEN PARCIAL DEL ESTADO DE CONTABILIDAD A 31 DE DICIEMBRE DE 2004, EN EL CURSO DE MI EXAMEN OBSERVE SIGUIENTE SITUACIÓN:

ASPECTOS REVISADOS:

B. ACTIVOS FIJOS

“8. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

– ESTE RUBRO ESTA CONFORMADO POR LAS SIGUIENTES SUBCUENTAS

8.1 CUENTA 1516- CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES $ 27.000.000.00
8.2 CUENTA 1520- MAQUINARIA Y EQUIPO $ 4.451.800.00
8.3 CUENTA 1520- EQUIPO DE OFICINA $ 22.544.189.00
B.4 CUENTA 1528- EQUIPO DE COMÚN. Y COMPUTO $ 12.155.757.00
TOTAL PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO $ 66.151.746.00
SALDO SEGÚN MÓDULOS DE CARTERA $ 59.372.987.00
DIFERENCIA $ 1.439.918.68

HALLAZGOS
B. 1 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES
B.1 1 OFICINA 224 ……………………………..$15.000.000.00
812 106ª …………………………………………$ 4.500.000.00
B.T3 224ª ……………………………………….$20.000.000.00
B.1.4 225ª………………………………………. $ 5.500.000.00
TOTAL………………………………………… $ 27.000.000.00

E LOS VALORES QUE REGISTRAN ESTAS OFICINAS NO SE ENCONTRARON SU ORIGEN, TAMPOCO HAY TÍTULOS QUE CERTIFIQUEN LA PROPIEDAD POR PARTE DE INTERCENTRO, LAS OPERACIONES DEBEN REGISTRARSE CUANDO SE REALICEN EFECTIVAMENTE. NO DEBEN DARSE EFECTOS CONTABLES A LOS PLANES O EVENTOS INCONCLUSOS EN SUS FORMALIDADES QUE POR CUALQUIER CIRCUNSTANCIA NO PUEDAN CONSIDERARSE PLENAMENTE; EN CONSECUENCIA SU CONTABILIZACIÓN NO ES CORRECTA Y NO DEBEN REGISTRARSE COMO UN ACTIVO FIJO”.

HECTOR DELGADO RODRIGUEZ

7. ES CLARO ANOTAR QUE A PARTIR DE MAYO DE 1999, EL CENTRO COMERCIAL EN EL LOCAL 224 DE PROPIEDAD DE ZZZ1 VIENE FUNCIONANDO LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN, ADICIONALMENTE UN GRUPO DE COPROPIETARIOS UNA VEZ AGOTADOS LOS MECANISMOS CONCILIATORIOS UTILIZADOS PARA LLEGAR A ACUERDOS ENTRE LA FAMILIA ZZZ Y LA COPROPIEDAD HAN RECURRIDO A UN JUEZ DE LA REPÚBLICA QUIEN DECIDA LA LEGALIDAD DEL DOCUMENTO DENOMINADO DACIÓN EN PAGO.

DESPUÉS DE ESTA RELACIÓN SUCINTA LE SOLICITO MUY RESPETUOSAMENTE EL DIRECCIONAMIENTO RESPECTIVO, ANTE TAL SITUACIÓN Y ACORDE ALA NORMATIVIDAD CONTABLE QUE ESTABLECE QUE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEBEN REFLEJAR LA VERDADERA SITUACIÓN DEL CENTRO COMERCIAL.”

RESPUESTA:

Es claro que la venta o cualquier otro negocio que afecte el derecho de dominio que se realice sobre inmuebles, sin importar la calidad o actividad a la cual se dediquen las partes contratantes, deben elevarse a escritura pública y este documento debe luego someterse al registro de la oficina del ramo, requisito “sine qua non” para perfeccionar la tradición del inmueble.

Señala el Artículo 756 del Código Civil:

“ARTICULO 756. TRADICIÓN DE BIENES INMUEBLES. Se efectuará la tradición del dominio de los bienes raíces por la inscripción del título en la oficina de registro de instrumentos públicos.

De la misma manera se efectuará la tradición de los derechos de usufructo o de uso, constituidos en bienes raíces, y de los de habitación o hipoteca.” (Los resaltados no hacen parte del texto original)

Sobre el particular es necesario tener en cuenta lo establecido en el artículo 749 del mismo Código, conforme al cual:

“ARTICULO 749. SOLEMNIDADES PARA LA ENAJENACIÓN. Si la ley exige solemnidades especiales para la enajenación, no se transfiere el dominio sin ellas.” (Los resaltados no hacen parte del texto original)

El Artículo 11 del Decreto 2649 de 1993 define el principio de Esencia Sobre Forma en los siguientes términos:

“ARTICULO 11. ESENCIA SOBRE FORMA. Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal.

Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición sobre la situación financiera y los resultados del ejercicio.”

Se colige de las disposiciones precedentes que si bien se logró un acuerdo por escrito entre las partes sobre la esencia, vale decir, en la dación en pago, su eventual discutible validez, así como la ausencia de escritura pública y registro del negocio, constituye una falencia en las formalidades que se enmarca en lo previsto en el inciso segundo del Artículo 11 del Decreto 2649 de 1993, pues “en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia”.

Ello a pesar de que la entrega material del inmueble a favor de la copropiedad se haya producido efectivamente con base en el precitado acuerdo, generando también a su favor, un posible derecho de posesión sobre el mismo inmueble que se pretendió dar en pago.

En este orden de ideas, resulta relevante mencionar la necesidad de dar aplicación al principio de Revelación Plena establecido en el Artículo 15 del Decreto 2649 de 1993, norma que dispone:

“ARTICULO 15. REVELACIÓN PLENA. El ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que ésta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo.

La norma de revelación plena se satisface a través de los estados financieros de propósito general, de las notas a los estados financieros, de información suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situación económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno.

También contribuyen a ese propósito los dictámenes o informes emitidos por personas legalmente habilitadas para ello que hubieren examinado la información con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas.”

Para satisfacer esta necesidad, es recomendable ajustar los registros de la copropiedad en el sentido de incluir en cuentas de orden de control la posesión sobre el inmueble recibido, a la vez que, en los términos del inciso segundo del Artículo 11 del Decreto 2649 arriba citado, “Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición sobre la situación financiera y los resultados del ejercicio.”

Conviene señalar, además. que para realizar los ajustes necesarios para corregir las inconsistencias mencionadas en el escrito de la consulta, será preciso dar aplicación al procedimiento establecido para el reconocimiento de errores de ejercicios anteriores previsto en el artículo 106 del Decreto 2649 de 1993, disposición que establece:

“ARTICULO 106. RECONOCIMIENTO DE ERRORES DE EJERCICIOS ANTERIORES. Las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de períodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, de desviaciones en la aplicación de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existían a la fecha en que se difundió la información financiera, se deben incluir en los resultados del período en que se advirtieren.”

Para finalizar, conviene señalar que, que dado que no se dio cumplimiento a los requisitos legales para completar la tradición del inmueble, la propiedad no se puede contabilizar como propia, de lo cual se infiere que debe reversarse el asiento correspondiente al pago de las obligaciones con cargo, nuevamente, a cuentas por cobrar, puesto que la deuda aún no ha sido cancelada teniendo en cuenta que el propietario no ha hecho efectiva la cesión del bien con la formalidad exigida por el Código Civil.

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

JAIME LEÓN GÓMEZ
Presidente (E)

HAA/grb