Cree una Entidad sin Animo de Lucro – Francisco Leal Mateus

Por Francisco Leal Mateus

Una entidad sin ánimo de lucro puede crearse por acta de constitución junto con los estatutos, por escritura pública o por documento privado.

Por acta de constitución:

De la reunión donde se decida crear la entidad, se elaborará un acta que se denomina “acta de la asamblea de constitución” y debe contener:

• Los estatutos que van a regir la entidad.
• Los nombramientos de los órganos de administración y vigilancia.
• Firma de las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión. Una de estas firmas debe ser reconocida ante juez o notario, o ante el funcionario autorizado de la cámara de comercio. Se recomienda este mecanismo para evitar la comparecencia de todos los fundadores ante el juez, el notario o el funcionario autorizado por la cámara de comercio.

Por escritura pública.

Cuando se constituye por escritura pública, todos los asociados o fundadores deben comparecer a la notaría, en forma personal o mediante apoderado, a otorgar el instrumento público que debe contener los estatutos.

Por documento privado.

Cuando se constituye por documento privado, todos los asociados o fundadores deben firmar el documento de constitución, que debe contener los estatutos con los requisitos que más adelante se indican. Este documento debe ser reconocido ante juez o notario, o con presentación personal ante el funcionario autorizado por la cámara de comercio, por todas las personas que firmen como asociados o fundadores.

Documentos

¿Qué debe contener el documento de constitución?

• Nombre, identificación y domicilio (ciudad o municipio donde desarrolla sus actividades) de los asociados o fundadores.
• Nombre de la entidad sin ánimo de lucro y su sigla, si la tiene. La conformación del nombre depende de la clase de entidad que se constituya, para lo cual deberán tenerse en cuenta las normas que la rigen.
• Clase de persona jurídica: indique si se trata de una corporación, fundación, cooperativa, fondo de empleados, asociación mutual, etc.
• Domicilio de la entidad: ciudad o municipio donde la entidad sin ánimo de lucro va a desarrollar su objeto social. Fecha de la reunión.
• Objeto social: enunciar en forma clara y completa las actividades a que se dedicará principalmente la entidad.
• Patrimonio y forma de hacer los aportes. En las fundaciones siempre deberá indicarse el monto del patrimonio inicial estimado en dinero.
• Forma de administración: Se debe establecer en forma clara y precisa la forma de administración con indicación de las facultades y limitaciones de los órganos de administración (asamblea de asociados, junta directiva, consejo de administración) y representación legal (presidente, vicepresidente, gerente, director y sus suplentes).
• Periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los que habrá de convocarse a reuniones extraordinarias de los órganos de dirección y administración.
• Requisitos para convocar a las reuniones, es decir, la forma o medio para citar a los asociados (comunicación escrita, avisos de prensa, carteleras, etc.), con cuántos días de anticipación debe citar a las reuniones ordinarias y extraordinarias, persona u órgano que realizará la convocatoria a las reuniones ordinarias y extraordinarias.

Tarifas 2006

Las tarifas de inscripción de los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exige esa formalidad, causa un derecho de $21.000 para las entidades sin ánimo de lucro, según la Cámara de Comercio de Bogotá.

Libros
¿Cómo se inscriben los libros de una entidad sin ánimo de lucro? Y ¿Qué libros se deben inscribir?

Los libros que se deben inscribir son los que determine la administración de la entidad, como por ejemplo: de actas de la asamblea de asociados, fundadores, juntas directivas o consejos de administración. Los principales de contabilidad: mayor y balances, libro diario e inventario y balances. No es obligatorio inscribir los auxiliares de contabilidad.

¿Dónde?
Las entidades que se registran en las cámaras de comercio deben presentar su solicitud de inscripción de libros en la cámara con jurisdicción en el lugar donde van a tener su domicilio principal. ¿Cuándo se deben inscribir? La inscripción se puede solicitar en cualquier tiempo, siempre que la entidad se encuentre registrada en la cámara de comercio.

¿Qué es una sucursal?
Es un establecimiento abierto por las cooperativas y demás entidades sin animo de lucro del sector solidario, dentro o fuera de su domicilio principal, para el desarrollo de las actividades o parte de ellas, cuyo administrador tiene facultades para representarla legalmente.

Autorizadas
¿Qué entidades sin ánimo de lucro pueden abrir sucursales?

Las cooperativas, instituciones auxiliares del cooperativismo, precooprerativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales y demás entidades sin ánimo de lucro del sector solidario que por su régimen propio o por remisión expresa al Código de Comercio puedan abrir sucursales. No lo pueden hacer, en cambio, las fundaciones, asociaciones y corporaciones.

Tomado de Economia Personal, La Republica, Marzo 14 de 2006