Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Todo empleador debe entregar a sus trabajadores que devenguen hasta 2 salarios mínimos una dotación cada 4 meses. Sin embargo, si durante dicho período el trabajador estuvo incapacitado por más de 3 meses el empleador no está obligado a realizar la entrega.
A la fecha, 15 de julio del 2016, falta un poco más de un mes para que se venza el plazo para la segunda entrega de la dotación anual a cargo de los empleadores. Aunque aún falta algo de tiempo, lo mejor es que todo empleador esté preparado para que la entrega se lleve a cabo de manera oportuna o inclusive antes de la fecha límite. Es necesario recordar que si bien la normatividad señala tres plazos en el año para realizar la entrega −30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre−, si el empleador desea puede realizar más de tres entregas o hacerlo antes de las fechas indicadas; lo importante es que todo trabajador que devengue menos de 2 salarios mínimos cuente con dichos insumos durante todo el año.
Cabe recordar que la dotación consiste en la entrega al trabajador de prendas de vestir, con las cuales pueda laborar acorde a su cargo.
Ahora bien, como se dijo anteriormente, es necesario que todo empleador se encuentre preparado para la entrega de la dotación y así evitar una entrega tardía. Es por esto que resulta necesario aclarar uno de los interrogantes más comunes que se presenta al momento de entregar la dotación, cuando el empleador cuenta con personal incapacitado por un período superior a 3 meses.
Resulta importante recordar que la Ley 11 de 1984 modificó el Código Sustantivo del Trabajo en su artículo 230, con el propósito de que este señalara los siguientes requisitos necesarios a cumplir por parte de los trabajadores para que se hagan merecedores de la entrega de la dotación:
Ahora bien, respecto al período de incapacidad, se debe aclarar que esta no se encuentra configurada en el Código Sustantivo del Trabajo como una causal de suspensión del contrato o de la relación laboral; por lo tanto, así el trabajador esté incapacitado el empleador debe continuar con sus obligaciones habituales, inclusive el pago de la dotación.
Sin embargo, es importante resaltar que el artículo 230 señala como condicionamiento especial para el pago de la dotación que el trabajador debe haber laborado más de tres meses al servicio del trabajador, es decir, que se necesita de dicho período para poder que la prestación se cause u origine.
Lo anterior significa que si un trabajador está incapacitado por un término superior a 3 meses pierde el derecho a recibir la dotación, por no haber estado al servicio de su empleador por tal período.
Al respecto, el Ministerio del Trabajo en el Concepto 1200000 – 89117 del 11 de mayo del 2016 señala:
“… se debe tener claro que el Código establece con suma precisión las fechas de entrega de la dotación: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre, por tanto, dentro de cada cuatrimestre que la obligación se causa, el empleador deberá observar si el trabajador labora por espacio de tres meses, caso en el cual tiene derecho, pues el período de incapacidad del trabajador puede hacerle perder la entrega de una o varias de las dotaciones, lo cual dependerá en estricto rigor de las fechas específicas de cada situación”.
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