En anteriores ocasiones, varios de los visitantes de nuestro portal nos han manifestado su inquietud en torno a si es posible tomar como “IVA descontable” en las declaraciones bimestrales de dicho impuesto el valor que se cancela por IVA en almacenes o demás negocios que no expiden “factura de venta” sino “tiquetes de máquinas registradoras”

Su inquietud radica en el hecho de que en los “tiquetes de máquinas registradoras” no figura el nombre del adquirente de los bienes o servicios cancelados, y por tanto, asumen que si no se cuenta con ese dato, entonces la DIAN rechazaría la inclusión del IVA que allí se canceló en la respectiva declaración de IVA del adquirente de los bienes y servicios gravados.

Al respecto, lo que se debe tener presente es que no importa el hecho de que en los “tiquetes de maquina registradora” no figure el nombre del adquirente, el IVA sí puede ser tratado como descontable siempre y cuando los bienes y servicios adquiridos se relacionen con la generación de los ingresos gravados en la contabilidad del adquirente (ver art.485 del ET).

Los tiquetes de maquina registradora son “documento equivalente a factura”, y no requieren incluir el nombre del adquirente

Para sustentar lo anterior, es importante mencionar que en el art.616-1 del ET se establece que los “tiquetes de máquina registradora” son perfectamente aceptables por la DIAN como un “documento equivalente a factura”. En dicha norma leemos lo siguiente:

“ART. 616-1.—. Factura o documento equivalente. La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.

Son documentos equivalentes a la factura de venta: el tiquete de máquina registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura electrónica y los demás que señale el Gobierno Nacional.

Dentro de los seis meses siguientes a la vigencia de esta ley el Gobierno Nacional reglamentará la utilización de la factura electrónica.”

(el subrayado es nuestro)

De otro lado, en la norma contenida en el art.4. del decreto 522 de marzo 7 de 2003 leemos lo siguiente:

“ARTICULO 4. Requisitos de los documentos equivalentes a la factura. Para efectos de lo previsto en el artículo 64 de la Ley 788 de 2002, cuando los vendedores de bienes o los prestadores de servicios expidan documentos equivalentes a la factura no será necesario identificar al adquirente por su nombre o razón social y NIT”.

(el subrayado es nuestro)

Adviértase que el art.64 de la ley 788 de dic de 2002 a que se hace referencia en la norma antes citada, lo que hizo fue indicar que cuando se expida “factura de venta”, en tales casos sí es obligatorio incluir el nombre del adquirente, pues con dicho art.64 se modificó el literal “c” del art.617 del ET. Pero los “tiquetes de máquina registradora” se toman, no como “factura de venta”, sino como “documento equivalente a factura de venta”.

(Nota: Si lo deseas, puedes escuchar una mini conferencia gratuita para aclarar porqué en las “facturas de venta” sí es muy importante que figure el nombre del adquirente)

El IVA que esté liquidado en un “tiquete de máquina registradora” sí se puede aceptar como descontable

Conforme a las normas antes citadas, vemos entonces que si alguien efectúa compras de bienes y/o servicios gravados con IVA en un almacén o negocio, y en dicho almacén se expide “tiquetes de máquinas registradoras”, en dicho documento no será necesario que figure el nombre del adquirente. Y pese a ello, el IVA que esté liquidado en dicho documento sí podrá ser aceptado como descontable en las declaraciones de IVA del comprador por cuanto en la norma del art.771-2 del ET se estableció lo siguiente:

“ART. 771-2.—. Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c)*, d), e), f) y g) del artículo 617 y 618* del estatuto tributario.

Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del estatuto tributario.

Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.

PAR.—En lo referente al cumplimiento del requisito establecido en el literal d) del artículo 617 del estatuto tributario para la procedencia de costos, deducciones y de impuestos descontables, bastará que la factura o documento equivalente contenga la correspondiente numeración.

Obsérvese que en el segundo inciso de ese art.771-2 solo se exigiría, para aceptar como IVA descontable el valor pagado y soportado en “documentos equivalentes a factura”, que tales “documentos equivalentes a factura” contengan los requisitos “b”, “d”, “e” y “g” contenidos en el art.617 los cuales aplican a las “facturas de venta”. Al leer el art.617, encontramos entonces lo siguiente:

“ART. 617.—Modificado. L. 223/95, art. 40. Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a) Estar denominada expresamente como factura de venta;

b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio;

c) Modificado. L. 788/2002, art. 64. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado;

d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta;

e) Fecha de su expedición;

f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados;

g) Valor total de la operación;

h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura;

i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.”

En consecuencia, como no se exige que en los “documentos equivalentes a factura de venta” (en nuestro caso los “tiquetes de máquina registradora”) se cumpla con el requisito contenido en el literal “c” del art.617 (nombre del adquirente), es claro entonces que la ausencia del nombre del adquirente en el cuerpo de los mismos no impide que el IVA allí cancelado pueda ser tratado como IVA descontable.

Visto lo anterior, quienes efectúen compras de bienes y servicios gravados con IVA y que estén soportados en “tiquetes de máquinas registradoras”, solo se deben preocupar por dos cosas básicas para que el IVA que allí cancelen sí pueda ser acptado como IVA descontable:

1. Que los bienes y servicios adquiridos, y por los cuales se canceló el IVA, sí se relacionen con la generación de los ingresos gravados de la empresa.
2. Que el “tiquete de máquina registradora” cumpla con los requisitos mencionados en los literales “b”, “d”, “e” y “g” del art. 617