El Revisor Fiscal frente al cierre de año (2) – Carlos Sastoque M.

  • Comparte este artículo:
  • Publicado: 16 noviembre, 2011

Carlos H. Sastoque

Aclaración antes de continuar: Ante el amable comentario de un acucioso lector es bueno aclarar que en el artículo anterior en ninguna parte anoté que las empresas medianas y pequeñas están obligadas a tener revisor fiscal; tampoco que la revisoría fiscal se deba hacer siempre en forma anticipada o posterior o que deba vigilar únicamente el área financiera. Como tampoco he sugerido que el revisor fiscal sea  coadministrador. Siempre he sostenido que la revisoría fiscal es un organismo independiente de vigilancia, de carácter permanente y que debe cubrir todas las áreas de actividad.

Lo que pretendo con este artículo es contribuirle, ante todo a los colegas que no tienen mucha experiencia en estas lides, con orientación sobre algunas labores específicas que conviene hacer con motivo del cierre de ejercicio contable y fiscal. Repito: son labores específicas, que no riñen con las que durante todo el resto del año se deben estar realizando y que deben cubrir también las áreas de producción de bienes y servicios, de comercialización, de manejo del talento humano y, en general, todas las que puedan existir en una empresa. Jamás con carácter de coadministrador. Siempre en función de vigilancia independiente.

Ahora sí pasemos al tema de hoy:

Vigilancia sobre preparación de presupuestos para el nuevo año:

Para comenzar, es importante recordar que el revisor fiscal no es responsable de la preparación de los presupuestos. Pero dentro de sus funciones sí encaja la de vigilar oportunamente para que la empresa tenga presupuestos útiles, debidamente fundamentados, que le sirvan de guía de acción y de  base para la medición de la eficiencia operacional. Con unos buenos presupuestos se minimiza el riesgo de detrimento del patrimonio de los propietarios de la empresa y de fracaso en sus negocios. Por esto es conveniente que el revisor fiscal urja para que se preparen oportuna y adecuadamente los necesarios presupuestos, esté verificando los avances que se hagan de esta labor, participe (si lo desea y si puede) en reuniones de análisis de quienes sean responsables de ellos e informe –ojalá por escrito siempre- sobre las deficiencias que detecte en su contenido, para que la administración pueda ordenar las correcciones que considere indispensables.
                  
¿Cuándo se deben preparar? Antes de que se inicien las operaciones del nuevo año. Hacer presupuestos en Abril o Mayo –como he visto que sucede en muchas empresas- no tiene lógica; pues  los primeros meses del año se darían palos de ciego en los negocios, exponiéndose a riesgos innecesarios.

¿Qué presupuestos se deben preparar? No solamente el de flujo de efectivo, como muchos empresarios  y administradores –equivocadamente- creen. Este es uno de los últimos  que se debe preparar, como resultado y síntesis final de casi todos los otros presupuestos, que son por lo menos:

a) De venta de bienes y servicios;

b) De costo de venta y/o de producción de estos bienes y servicios;

c) De gastos administrativos, de ventas y no operacionales;

d) De ingresos colaterales; de inversiones en propiedades, planta y equipo;

e) De cancelación de pasivos existentes y de obtención de nuevas fuentes de financiación ;

f) Por supuesto que el de flujo de efectivo, y

g) De todos los estados financieros, si es posible, pero por lo menos del de resultados y del balance general.

En el orden en que aquí los he citado, deberían comenzar a prepararse. Los directivos y administradores de la empresa deben definir el volumen (en unidades) de venta de bienes y servicios que esperan; teniendo en cuenta aspectos como: situación política y económica del país (actualmente deberían tenerse en cuenta los efectos de los tratados de libre comercio que Colombia ha suscrito con varios países); proyectos de ley en estudio y nueva normatividad legal que incidiría en la venta de bienes y servicios para el siguiente año; tarifas de impuestos; capacidad adquisitiva de los posibles clientes; necesidades del país; capacidad de la empresa para mantener o incrementar los volúmenes de venta y otras variable que les parezcan importantes.

Insisto en que el presupuesto de unidades de bienes y servicios a vender es la base fundamental de todos los demás presupuestos. De este presupuesto dependen todos los demás que se requieran. No es aconsejable hacerlo por intuición o por deseos o caprichos de quienes dirigen la empresa. No! Siempre deben fundamentarse en lo anotado en el párrafo anterior y en posibilidades razonables para el nuevo año. Casi todos anhelan que en el siguiente año se superen las ventas del que se está terminando. Pero en ocasiones la realidad (competencia, necesidades y gustos de los clientes, etc.) hacen que sea conveniente disminuirlas. Costumbres como incrementar todos los rubros en determinado porcentaje (por ejemplo el índice de inflación proyectado por el gobierno) no conviene seguir aplicando cuando de preparar presupuestos útiles se trata. Seguramente este índice sirve para calcular el costo de los diferentes materiales, bienes y servicios que se han de requerir durante los siguientes doce meses. Pero no debe aplicarse en forma generalizada y simplista.

Todos los presupuestos que se preparen son interdependientes entre sí. Al revisarse normalmente exigen ajustes y correcciones. Y, posiblemente, un rubro que en alguno de ellos se ajuste incide en la necesidad de hacer ajustes en otro u otros de los demás presupuestos. Por ello es conveniente prepararlos mediante hojas electrónicas que automáticamente realicen las modificaciones en las partidas interrelacionadas con otra u otras. Por ejemplo: al aumentarse la cantidad de unidades a vender, automáticamente se debe aumentar la cantidad a producir, el costo de materia prima y de mano de obra directa, la suma de los ingresos y el valor de los egresos.

Entonces, colega revisor fiscal, si leyó esto con atención y no lo ha malinterpretado, póngase las pilas inmediatamente y aplique estos consejitos para que pueda hacer una oportuna y eficiente labor de vigilancia independiente sobre la preparación de presupuestos para el nuevo año.

En el próximo artículo trataremos el tema de planeación de inventarios finales.

Autor:

C. P. Carlos SastoqueM.
Email: carsastoque@yahoo.com

$199.900 /año

Quiero suscribirme

Recursos digitales PREMIUM: Análisis y Casos prácticos exclusivos.

Contenidos gratuitos sin límite

Boletín Diario

Modelos y formatos

Especiales Actualícese

Descuentos del 15% en capacitaciones propias

Descuentos del 15% en publicaciones impresas de la editorial actualícese

$399.900 /año

Quiero suscribirme

Todos los beneficios de la Suscripción Básica

+

Descuentos del 30% en capacitaciones propias

Descuentos del 30% en publicaciones impresas de la editorial actualícese

Revista Actualícese (Digital)

Cartilla Actualícese (Digital)

Libro blanco en versión digital de impuesto de renta de personas naturales

Libro blanco en versión digital de información exógena

Libro blanco en versión digital de cierre contable y conciliación fiscal

Libro blanco en versión digital de Retención de la fuente

$999.900/año

Quiero suscribirme

Todos los beneficios de la Suscripción Oro

+

Descuentos del 50% en capacitaciones propias

Descuentos del 50% en publicaciones impresas de la editorial actualícese

54 Master Class en el año en temas tributarios, contables, laborales, comerciales y de auditoría y revisoría fiscal

Seminarios en línea seleccionados

Si deseas tener más información sobre nuestras suscripciones haz click
AQUÍ