Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
De acuerdo con un comunicado publicado el pasado 20 de noviembre de 2007 en el portal de Internet de la Superintendencia de Sociedades, dicha entidad anunció que desde el 1 de diciembre de 2007 se podrá descargar gratuitamente en el portal de la entidad el nuevo software para suministro de información anual sobre Estados financieros que reemplazaría al viejo software que venía utilizándose desde el año 1993
Este nuevo software, que se utilizaría solo para los reportes de los Estados financieros del ejercicio 2007 y siguientes (lo que indica que quienes quizás tengan que entregar extemporáneamente los reportes de los años 2006 o anteriores usarían en esos casos el viejo software; consúltese el listado de preguntas frecuentes sobre el uso de ese viejo software), tiene unas nuevas características que lo hacen superior a su antecesor el cual se había vuelto incompatible con las nuevas tecnologías usadas hoy día en las empresas
Según el comunicado de la Superintendencia, el nuevo software tendrá las siguientes mejoras:
* Funciona sobre cualquier sistema operativo que soporte Java 1.5, permitiendo utilizar la aplicación en una amplia gama de computadores y no necesariamente en los de última generación.
* Funciona en un entorno de ventanas donde se puede utilizar tanto el teclado como el Mouse. En el anterior software solo se podía usar el teclado y no el Mouse.
* Se maneja a través de botones y combinaciones de teclas, funcionalidades que permiten agilizar el diligenciamiento.
* Permite visualizar la estructura de los formularios de forma matricial, facilitando la comprensión de cada uno de ellos sin necesidad de apoyarse constantemente en otros documentos.
* Presenta ayuda en línea indicando qué clase de información debe ser ingresada en ciertas celdas, reduciendo la necesidad de utilizar un instructivo constantemente.
* Permite compartir información mediante copiar y pegar con otras aplicaciones como hojas de cálculo o editores de texto. Con el anterior software, aunque la Supersociedades facilitó un archivo en Excel donde se podían hacer los mismos anexos que se trabajarían en el software, ese archivo en Excel solo servía para hacer pruebas aritméticas pero luego, lo mismo que se hubiera digitado en las hojas de Excel, se debía volver a digitar dentro del software
Permite diligenciar y validar en un entorno gráfico los anexos y estados financieros que componen el formulario empresarial, e ingresar con nosotros a una nueva etapa más amigable y dinámica.
*Permite imprimir los formularios en cualquier clase de impresora que se encuentre configurada en el equipo. El anterior software solo permitía imprimir en una impresora local (es decir, que estuviera conectada directamente al equipo) desconociendo las impresoras que estuvieran disponibles en red.
* Procesos de asignación y validación independientes que pueden ejecutarse para cada formulario o para la totalidad del informe según prefiera el usuario. Con el anterior software, solo cuando se habían elaborado todos los anexos o formularios se podía entonces hacer la respectiva validación para generar el archivo que se remitía a la Supersociedades
* Maneja temas de visualización dando al usuario un nivel de personalización que hace más agradable el tiempo de diligenciamiento.
* Permite redimensionar el tamaño de la ventana, para trabajar simultáneamente otras aplicaciones.
* Identifica constantemente a la sociedad que diligencia, reduciendo los posibles errores respecto al diligenciamiento de información cuando se elabora en un mismo computador para diferentes sociedades.
* Permite diligenciar TODOS los informes solicitados por la Supersociedades, sin necesidad de instalar varias aplicaciones, una para cada informe. Al respecto, debe recordarse que la Supersociedades utilizaba el software denominado “SUPEREF. EXE” para el suministro de los Estados Financieros de fin de año, pero usaba otro (el PERINTER.EXE) para la información de los Estados Financieros de Periodos intermedios, y un software más (DATASIFI20.EXE) para reportar los Estados Financieros de los Grupos empresariales, o para informes de las Empresas en acuerdos de Reestructuración y otros informes más solicitados por tal entidad.
* Actualizable a través de Internet. No requiere descargar nuevas aplicaciones cuando hay cambios sobre el tipo de información solicitada o cuando nace alguno nuevo y es solicitado.
* Mensajes de error al validar filtrables que facilitan la lectura de los errores típicos que se presentan al diligenciar los informes.
* Integración con hojas de cálculo que permite exportar las estructuras de los formularios para diligenciarlos en Excel, Calc u OpenOffice, e importar los datos allí diligenciados para su posterior validación.
Con este nuevo software la Supersociedades estaría dando cumplimiento a lo indicado en el articulo 6 de la ley 962 de julio de 2005, Ley Antitrámites, pues siendo una Entidad Estatal la misma estaría proveyendo herramientas que garantizan celeridad y eficacia en su función administrativa.
Además, consideramos que este nuevo software facilitará enormemente el trabajo de las cerca de 23.500 empresas que en los años más recientes han tenido la obligación de estar suministrando reportes a la Superintendencia de Sociedades.
Al respecto, debe recordarse que todas las sociedades comerciales desde el momento en que se constituyen, y sin incluir a las vigiladas por la Superfinanciera, quedan bajo la inspección de la Supersociedades (ver articulo 83 ley 222 diciembre 1995). Por tanto, cualquier sociedad comercial, por estar bajo la inspección de la supersociedades, puede llegar a recibir en algún momento el comunicado individualizado en que la Supersociedades le exija suministrar información de sus Estados Financieros.
Sin embargo, si se dan las condiciones para pasar de ser una simple inspeccionada a ser una sociedad vigilada o una sociedad controlada (ver articulo 84 y 85 de la ley 222 de 1995 y el decreto 4350 de dic de 2006; consulta un editorial anterior al respecto), en ese caso, todas las que se hallen en condiciones de “vigiladas” o “controladas” están obligadas a entregar anualmente los reportes a la Supersociedades sin que tal entidad les tenga que enviar comunicado personalizado exigiéndoselos.
Por último, se debe tener presente que esos estados financieros entregados a la Supersociedades se hacen luego públicos a cualquier persona interesada pues la Supersociedades los publica en su ya famoso “SIREM-Sistema de Información y Riesgo Empresarial” (consulta un editorial anterior sobre el asunto).
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