Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Las instrucciones contenidas en la Circular 201-000011 de diciembre 1 de 2014 expedida por la Supersociedades señalan que esta vez las sociedades vigiladas y controladas, e igualmente las inspeccionadas entregarán la totalidad de los documentos adicionales que se exigen junto a los estados financieros, mediante archivos de PDF que se presentarán virtualmente. Por tanto, no habrá que acudir a las sedes de la entidad para entregar documentos físicos.
El pasado 1 de diciembre de 2014 la Supersociedades expidió la Circular Externa 201-000011, a través de la cual se impartieron las instrucciones para que las sociedades vigiladas y controladas a diciembre 31 de 2014, al igual que las sociedades inspeccionadas que lleguen a recibir por correo urbano una copia de la respectiva circular puedan entregar las cifras de los Estados financieros del año 2014.
Al comparar las instrucciones de dicha Circular 201-000011 de 2014 con la Circular 201-000007 de noviembre 13 de 2013 a través de la cual se hizo la exigencia de los Estados financieros del año 2013, es importante advertir que esta vez el nuevo Superintendente de Sociedades, Francisco Reyes Villamizar, ha dispuesto que todos los documentos adicionales que se entregan junto a las cifras financieras sean documentos escaneados del original y convertidos en archivos PDF, los cuales se entregarán de forma virtual en el portal de la Superintendencia y sin firma digital (ver el numeral 1.3 de la Circular del 2014).
En el caso de los reportes del año 2013 a las sociedades vigiladas y controladas solo se les permitió entregar en archivos PDF los documentos correspondientes al “Informe de Gestión de los Administradores”, “El dictamen del Revisor Fiscal” y las “Notas a los Estados Financieros”. Pero el documento relacionado con la “Certificación de los Estados Financieros”, el cual debía ir firmado por el Representante Legal, el Contador y el Revisor Fiscal, era un documento que debieron radicar en original, en papel, y con firmas autógrafas, en las sedes de la entidad. Esta vez, para el reporte del año 2014, la mencionada “Certificación de los Estados Financieros” también la podrán remitir en forma virtual, mediante archivo en PDF escaneando el original.
Para el caso de las sociedades inspeccionadas, en los reportes del año 2013 les correspondió llevar en papel hasta las sedes de la Superintendencia la totalidad de los documentos adicionales que les exigía la circular (“Certificación de los Estados Financieros” y “Notas a los Estados Financieros”). Sin embargo, para el reporte del año 2014, estos mismos documentos deberán ser entregados solamente en forma virtual, mediante archivos en PDF escaneando los originales.
En definitiva, ninguna sociedad (ni vigilada, ni controlada, ni inspeccionada) deberá acudir esta vez hasta la Superintendencia a radicar documentos pues todos serán entregados únicamente de forma virtual.
Las instrucciones de la Circular 201-000011 de 2014 indican que cada uno de los diferentes documentos escaneados en PDF que se lleguen a entregar a través del portal de la Supersociedades, no deben exceder de 1 MB. Para ello, en el numeral 10.10 de la misma Circular se dan las siguientes instrucciones
“10.10 Para escanear los documentos adicionales, deberá habilitar en la configuración de su escáner la resolución de 90 ppp (puntos por pulgada). Esto permitirá que los documentos sean escaneados en baja resolución de manera que el tamaño del archivo final no exceda de 1 MB. Recuerde que en esta configuración deberá seleccionar la opción de guardar como archivo PDF.”
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
