En qué casos los obligados a declarar virtualmente lo deberán hacer en papel?

La posibilidad de que una declaración tributaria de las administradas hoy día por la DIAN (renta, IVA, retenciones en la fuente, GMF, etc.) pueda ser presentada en forma virtual (es decir “por Internet”), y con ello evitar tener que hacerlo mediante formularios en papel que se deben llevar hasta los bancos, es una posibilidad que solo existe para aquellos a quien es la DIAN los obligue mediante resolución (ver art.579-2 del ET, y resolución 12801 de diciembre de 2005)

Entre marzo de 2001 y diciembre de 2005, quienes estuvieron obligados a presentar virtualmente sus declaraciones tributarias lo hicieron mediante un mecanismo que en esa época se conocía como “Sistema Declaración y pago electrónico de la DIAN”, e implicaba que el obligado destinaría un único equipo de computo dentro de la empresa en la cual se instalaba, mediante CD, un software especial. Desde ese único computador especial podrían firmar el representante legal y el Contador o Revisor Fiscal (con una clave secreta digitada), y luego si transmitir por Internet la respectiva declaración.

Ya a partir de enero de 2006, la DIAN, aprovechando las ventajas de su recientemente adquirida plataforma tecnológica MUISCA (la cual empezó a funcionar por etapas desde enero de 2003), hizo un gran cambio en la forma de presentar las declaraciones virtuales pues las mismas ya no requieren de instalar algún tipo de software en un único computador.

Por el contrario, y como parte de sus nuevos “servicios informáticos electrónicos”, a partir de enero de 2006 la entidad puso en funcionamiento el servicio conocido como “Presentación virtual de documentos”. Con este mecanismo sucede que desde cualquier computador (que cumpla con unos mínimos requisitos tecnológicos), y pudiendo estar ubicados en sitios diferentes tanto el Representante legal como el Contador o Revisor Fiscal, los mismos se podrán conectar por Internet, “firmar digitalmente” la declaración (mediante un archivo que se anexa al estilo de un correo electrónico), y con ello proceder a trasmitir por el portal de Internet de la DIAN la respectiva declaración.

Habiendo estudiado entonces que la posibilidad de estar presentado declaraciones virtualmente ha estado en funcionamiento desde abril de 2001 en adelante, es importante repasar cual es la norma que ha regido desde dicha fecha para establecer en qué casos, los obligados a presentar declaraciones virtualmente, estarían facultados para hacerlo en papel.

Son muchos los casos en que los obligados a declarar virtualmente lo tendrían que hacer en papel

Cuando una persona natural o jurídica se incluye dentro la lista de los obligados a presentar declaraciones virtualmente, se entiende que desde esa fecha en adelante todas sus declaraciones solo pueden ser presentadas en esa forma y si se atreve a presentarlas en papel las mismas se darían por “no presentadas”

Sin embargo, mediante el decreto 408 expedido el 14 de marzo de 2001 (y que recientemente tuvo que ser modificado por los cambios tecnológicos antes aludidos, modificaciones que se le hicieron con los decretos 4694 de diciembre 22 de 2005 y 1849 de junio 9 de 2006), se han establecido varios casos en los cuales la presentación de las declaraciones por parte de los obligados a hacerlo virtualmente se tendría que hacer en tales casos en el tradicional “papel”, o como dice la norma, “en forma litográfica”

En el art. 10 de ese actualizado decreto 408 de marzo de 2001 se lee lo siguiente:

“Artículo 10 (modificado con el art.3 del dec.1849 de 2006). Las condiciones establecidas en el presente decreto, aplican a la presentación de las declaraciones iniciales, extemporáneas y correcciones, y diligenciamiento de recibos de pago por los siguientes conceptos: Impuesto sobre la Renta y Complementarios o de Ingresos y Patrimonio para personas jurídicas y asimiladas, personas naturales y asimiladas obligadas a llevar contabilidad; Impuesto sobre la Renta y Complementarios de personas naturales y asimiladas no obligadas a llevar contabilidad, correspondientes al año gravable 2005 y siguientes; Impuesto sobre las Ventas; Retención en la Fuente; Impuesto al Patrimonio, correspondientes al año 2006 y siguientes; Gravamen a los Movimientos Financieros correspondientes a periodos posteriores a la expedición del presente decreto; Declaración Informativa Individual de Precios de Transferencia y Declaración Informativa Consolidada de Precios de Transferencia correspondientes al año gravable 2005 y siguientes; así como las demás declaraciones o impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Parágrafo. Los contribuyentes, responsables, agentes de retención y declarantes, obligados a presentar electrónicamente las declaraciones, deberán presentarlas en forma litográfica, en los siguientes casos:

• Declaraciones de renta y complementarios o de ingresos y patrimonio extemporáneas o de corrección de los años 2004 y anteriores.
• Declaraciones de renta y complementarios de contribuyentes que a la fecha hayan suscrito y tengan vigente con el Estado contrato individual de estabilidad tributaria.
• Declaraciones de retención en la fuente y de ventas extemporáneas o de corrección de los años 2005 y anteriores.
• Declaraciones de renta y complementarios o de ingresos y patrimonio iniciales o de corrección para:
• Instituciones financieras intervenidas.
• Sucursales de sociedades extranjeras o personas naturales no residentes que presten en forma regular el servicio de transporte aéreo, marítimo, terrestre o fluvial entre lugares colombianos y extranjeros.
• Entidades cooperativas de integración del régimen tributario especial.
• Sociedades y entidades extranjeras de cualquier naturaleza y personas naturales sin domicilio o residencia en el país, que hayan percibido ingresos por conceptos diferentes a los señalados en los artículos 407 a 411 y 414-1 del Estatuto Tributario o cuando la totalidad de los pagos por tales conceptos no se hayan sometido a retención en la fuente.
• Cambio de titular de inversión extranjera.
• Declaraciones de corrección del inciso 3º del artículo 588 del Estatuto Tributario, en las cuales el mayor valor a pagar o el menor saldo a favor, obedezca a la rectificación de un error que proviene de diferencias de criterio o de apreciación entre las oficinas de impuestos y el declarante, relativas a la interpretación del derecho aplicable, siempre que los hechos que consten en la declaración objeto de corrección sean completos y verdaderos.
• Declaraciones de corrección, cuando existe una liquidación oficial de corrección anterior que presenta un saldo a pagar inferior o saldo a favor superior.
• Declaraciones de corrección del parágrafo 1º del artículo 588 del Estatuto Tributario, cuando se encuentra vencido el término para corregir previsto en dicho artículo, siempre y cuando se realice en el término de respuesta al pliego de cargos o el emplazamiento para corregir.

De igual manera, deberán presentarse en forma litográfica las declaraciones extemporáneas y/o de corrección correspondientes a periodos transcurridos antes de la vigencia de la Resolución del Director de Impuestos y Aduanas Nacionales que señale los obligados a cumplir de manera electrónica con la presentación de las declaraciones tributarias.”

(los subrayados son nuestros)

La norma antes citada aplica a todos aquellos que desde enero de 2006 estén obligados a usar los nuevos “servicios informáticos electrónicos de la DIAN” (sin importar si se trata de personas o entidades que en el pasado usaron o no el antiguo “sistema declaración y pago electrónico de la DIAN” que ya comentamos)

De otro lado, de la norma antes citada se entiende el portal de la DIAN solo está facultado para recibir declaraciones tributarias de las que se empezaron a vencer durante el presente año 2006 (ejemplo la declaración de renta año 2005, o las del IVA de enero-febrero de 2006, etc), razón por la cual, si alguna vez un obligado a declarar virtualmente tiene pendiente presentar declaraciones que se vencieron antes de enero de 2006, en ese caso la presentación extemporánea de las mismas las tendría que hacer en papel.

Y si se trata de alguien que sí presentó esas antiguas declaraciones pero necesita “corregirlas”, pues también tendrá que hacerlo en papel. Incluso, dentro de ese universo de posibles “correcciones” que se pueden hacer a una declaración de renta, la más importante sería aquella en la que se pretenda disminuir el valor a pagar o aumentar el saldo a favor de la declaración anterior. Ese tipo de correcciones siempre requerirán hacerlas en papel (para saber por qué, consulta un anterior editorial al respecto.)

Por último, y para quienes en algún momento después de enero de 2006 entraron a ser señalados como obligados a presentar virtualmente sus declaraciones (pues figuraron en alguna de las resoluciones emitidas por la DIAN), la norma también aclara que toda declaración que se les venciera antes de la fecha de la respectiva resolución (así sea que la vayan a presentar extemporáneamente o que sí la presentaron oportunamente pero le van a tener que hacer una corrección), las mismas se presentarían en papel (para saber quienes han sido recientemente señalados como obligados a presentar virtualmente sus declaraciones, consulta uneditorial anterior)

El papel seguirá existiendo de la mano con lo virtual

Visto lo anterior, es muy importante que todos aquellos obligados a presentar declaraciones en forma virtual estén familiarizados con la norma contenida en el art.10 del decreto 408 de 2001, pues es claro que en muchos casos sus declaraciones tributarias sí tendrían que llegar a presentarse en papel y por ello sería conveniente mantener algunos de ellos entre los archivos.

Al respecto, vale la pena comentar que aunque a la fecha en que se escribe este editorial los formularios en papel todavía siguen siendo cobrados en la calle a los necesitados (lo cual va en contravía de lo ordenado por el art.4 de la ley 962 de julio de 2005),el mismo portal de la DIAN permite que si el formulario a utilizar en papel es alguno de los diseñados para obligaciones que se empezaron a vencer durante el presente año 2006, en tal caso dicho formulario sería elaborado, impresos en original y dos copias, y luego ser firmados con bolígrafo para proceder a ir a presentarlos al banco (véase art.15 resol.12803 dic de 2005)

De esa forma, quienes estén obligados a presentar sus declaraciones virtualmente, pero alguna vez lo deban hacer en papel, podrán entonces ahorrarse el costo de algunos de tales formularios.