Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
El primer gran error en la adaptación hacia el modelo de la factura electrónica es considerarla como una mera obligación legal o implementación tecnológica, y no como una ventaja competitiva. Alberto Redondo recomienda que las empresas trabajen con proveedores de experiencia.
La Dian continúa con su ruta para lograr que el 1 de enero de 2019 todos los contribuyentes responsables de declarar y pagar IVA e impuesto al consumo facturen electrónicamente. El primer paso para ello ha sido la publicación de la Resolución 000072 del 29 de diciembre de 2017, con la cual la entidad seleccionó a los primeros contribuyentes obligados a adaptarse al nuevo modelo de factura electrónica establecido por el Decreto 2242 de 2015. En este caso la obligación incluye a todos los contribuyentes que hasta el 29 de diciembre de 2017 y durante los cinco años anteriores hayan solicitado rangos de factura electrónica según el modelo establecido por el Decreto 1929 de 2007. De esta manera, durante los próximos meses las empresas colombianas tendrán que adaptar su facturación al nuevo formato electrónico.
Ahora bien, es preciso resaltar que la factura electrónica no es solo una obligación tributaria, ya que trae consigo beneficios reales para las empresas, como la optimización y automatización de los procesos, el ahorro en costes, una mayor visibilidad del estado de las facturas y el fácil acceso a nuevos canales de financiación.
Alberto Redondo, director de marketing de la empresa Seres, explica que:
«(…) es importante que las empresas colombianas sean conscientes de los múltiples beneficios que ofrece la facturación electrónica, evitando repetir muchos errores comunes que han cometido las empresas de otros países al enfrentarse a la obligatoriedad de uso.”
El primer error es considerar la factura electrónica como una obligación legal o una implantación tecnológica y no como una ventaja competitiva. Los directores financieros de las empresas colombianas tendrán la capacidad de conocer en tiempo real la situación de sus cuentas a cobrar y pagar, algo esencial para la viabilidad de su compañía.“Un error común es pensar que todas las soluciones del mercado te permiten ser más competitivo. Nuestro servicio, por ejemplo, busca revolucionar la forma en la que trabajan los departamentos de finanzas, aportando visibilidad del estado de las facturas emitidas que, inevitablemente, permite tener una previsión más fiable de los ingresos a corto plazo y, por lo tanto, una gestión más óptima de la tesorería”, señala Redondo.
El segundo error es trabajar con proveedores y partners poco fiables. Con el antiguo modelo de facturación electrónica del Decreto 1929 de 2007, en el mercado de proveedores de servicios de facturación existía un monopolio.
El modelo actual y la inmediatez de obligatoriedad del uso de la factura electrónica irá acompañada del surgimiento de cientos de empresas proveedoras y de diversas propuestas económicas, que generarán confusión en el mercado. Por lo anterior es importante acudir a proveedores experimentados que aporten una solución fiable y con experiencia constatada con proyectos de factura electrónica por todo el mundo.
Para Redondo, la factura electrónica es un modelo que se está imponiendo a grandes pasos de forma global. Tecnológicamente es bastante estable, y la clave está en el término medio entre el envío por email de las facturas y la tecnología futurista que está surgiendo, y que todavía no está probada, como el blockchain. Para él, «la tecnología no debe generar problemas a la empresa al intercambiar sus facturas con clientes y proveedores».
Incumplir la norma o cometer errores en la tramitación de la factura electrónica puede tener consecuencias muy graves para las empresas. “Hay que poner mucha atención porque la empresa confiará el 100 % de su facturación al proveedor tecnológico de factura que se elija y, en el caso de que no funcione bien, la empresa no podrá facturar”, recalca Redondo.
La experiencia de la factura electrónica en otros países indica que las empresas prefieren contar con el apoyo y la ayuda de un proveedor tecnológico de factura electrónica especializado. En Perú, por ejemplo, país donde la obligatoriedad de facturación electrónica lleva funcionando años, aproximadamente el 88 % de las empresas usuarias de la factura electrónica utiliza los servicios de un proveedor tecnológico especializado. En Ecuador la tendencia es parecida y, más del 70 % de las empresas disponen de un servicio de factura electrónica proporcionado por un proveedor tecnológico externo.
Según la entidad, y como lo publica Portafolio, el proveedor tecnológico es la persona natural o jurídica autorizada para prestar a los obligados a facturar electrónicamente y/o a los adquirentes, cuando unos u otros así lo decidan, los servicios inherentes al proceso de facturación, como: expedición (generación y entrega), recibo, aceptación o rechazo y/o conservación de la factura electrónica.
Entre los requisitos exigidos para brindar este servicio están que el patrimonio líquido requerido para ser proveedor sea igual o superior a 20.000 UVT, y unos activos fijos propiedad planta y equipo mayores a 10.000 UVT (correspondientes a más de 637 y más de 318 millones de pesos por el año gravable 2017 respectivamente). Así mismo, deben estar habilitados como facturadores electrónicos; tener el RUT vigente; y ser responsables del impuesto sobre las ventas en el régimen común.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
