Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Quienes hayan optado por expedir facturas de venta por computador, se considera que no es viable que las generen a través de Microsoft Excel, ya que dicha herramienta difícilmente permite cumplir con los requisitos contemplados en la norma para las facturas por computador.
Respondamos a la siguiente pregunta: ¿Es válido que quienes facturan con resolución por computador expidan facturas generadas en Excel?
Cuando se solicita la autorización de numeración de facturación se le informa a la DIAN la modalidad bajo la cual se van a expedir las facturas de ventas o documentos equivalentes a la factura de venta. En dicho proceso es necesario diligenciar el formulario 1302 solicitud de numeración de facturación, y elegir entre las siguientes modalidades de facturación:
En el caso de haber optado por la modalidad de facturación por computador, no es posible argumentar que con la aplicación de Microsoft Excel se reemplaza el software mediante el cual se generan facturas por computador. Lo anterior, debido a que en la facturación por computador deben reunirse diversos requisitos, tales como los que se establecen en el artículo 13 del Decreto 1165 de 1996 (recopilado en el artículo 1.6.1.4.7 del DUT 1625 de 2016).
Según lo anterior, se considera factura por computador aquella que cumple con lo señalado en los artículos 617 y 618 del ET que hacen referencia a los requisitos de la factura de venta y a la obligación de exigirla y exhibirla respectivamente, lo cual permite al software relacionar el artículo o servicio a la tarifa del IVA correspondiente, además de facilitar la interacción de la programación, control y ejecución de las funciones inherentes a la venta, aspectos que difícilmente podrían llevarse a cabo en Microsoft Excel, motivo por el cual este no podría ser calificado como un software para facturar por computador.
Es necesario tener en cuenta que un software para facturar por computador permite una numeración consecutiva, no deja manipular los números de las facturas, lleva un control de la asociación de las mercancías con sus respectivas tarifas, entre otros aspectos.
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