Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
De conformidad con las normas contenidas en el Estatuto Tributario, todo tipo de Persona Natural o Jurídica que haya actuado como agente de retención a titulo del Impuesto sobre la Renta, está en la obligación de expedir anualmente en los plazos que señala el Gobierno, el respectivo certificado por las retenciones practicadas en el año fiscal inmediatamente anterior.
Estos se deben expedir ya sea por conceptos laborales, caso en el cual el certificado se expide en original y tres copias, o por los demás conceptos, caso en el cual sólo se expediría en original y una copia; véase los art.378 y 381 del ET, y también el art.8 del decreto 460 de 1986.
Es importante comentar que no existe hasta la fecha una norma superior que establezca cómo debe ser el protocolo para que el agente retenedor pueda cumplir con la expedición oportuna de dichos certificados, y más bien lo que se ha producido son solo pronunciamientos del Consejo de Estado y hasta conceptos de la DIAN.
Es decir, no existe ninguna norma que indique que el agente de retención solo puede entregar el certificado anual de retención si el sujeto pasivo se presenta personalmente en las sedes de la empresa del agente de retención a reclamarlo. En lugar de ello, y según lo conceptuó recientemente la DIAN (ver concepto 105489 de dic.24 de 2007), esos certificados de retención (si son por conceptos diferentes a pagos laborales) se pueden expedir hasta por el portal de Internet del respectivo agente de retención (y por extensión de lo contemplado por la DIAN en su doctrinan podríamos decir que se pueden enviar mediante correo electrónico y no solo por correo urbano.
Asímismo, no existe norma que indique que sólo cuando el sujeto pasivo se presente a reclamar el respectivo certificado, que entonces en ese momento es cuando el agente de retención se pone en la tarea de elaborarlo y entregarlo. Por el contrario, y de acuerdo a lo mencionado en el fallo del 10 de febrero de 2003 del Consejo de Estado, expediente 12859, ese tribunal indicó que los certificados de retención se deben expedir sin esperar a que el sujeto pasivo se presente a solicitarlos, y solo bajo ese entendido es que tendría validez el que se pongan fechas máximas para la expedición de los certificados, so pena de enfrentar la sanción del art.667 del ET (nota: sobre el asunto téngase presente que de acuerdo al art.31 del dec.4818 de dic de 2007, el plazo para expedir los certificados de retención en la fuente del año 2007 vence el 17 de marzo de 2008).
En ese fallo se dijo lo siguiente:
“De una interpretación armónica de los art. 379 y 667 del ET se puede colegir que la obligación de expedir certificados de retención en la fuente por parte de los agentes retenedores conlleva la de elaborarlos o extenderlos por escrito con los requisitos legales y entregarlos o despacharlos en la medida en que sea posible para el obligado a su expedición, ya que elaborarlos y no entregarlos haría nugatoria la intención del legislador, considerando que el sujeto pasivo de la retención (retenido) se quedaría sin el soporte fundamental para descontar el importe de la retención en el formulario de declaración de renta o en su defecto reemplazar la propia declaración en el caso de los asalariados no declarantes de que tratan los arts. 6 y 244 del mismo Estatuto. Por tanto, la expedición de los certificados de ingresos y retenciones no pueden depender de la solicitud que de ellos haga el propio trabajador, así ya no tenga vinculación laboral o legal y reglamentaria con el agente retenedor, sino que debe elaborarse y entregarse antes de la fecha señalada por el Gobierno Nacional en el decreto de plazos que anualmente promulga y su expedición no puede ser reemplazada por el original, copia o fotocopia auténtica del documento donde conste el pago, ya que esto último solamente está permitido para los certificados de retención por otros conceptos según lo previsto por el par.1 art 381 del E.T.”
Visto lo anterior, lo correcto entonces es que los agentes de retención expidan oportunamente (ya sea por correo urbano o por medios electrónicos) los respectivos certificados anuales por retenciones en la fuente que practicaron a título del impuesto de renta y no se pongan a esperar a que los sujetos pasivos se presenten a reclamarlos. Tampoco deben dichos agentes de retención condicionar la entrega de tales certificados al hecho de que el sujeto pasivo se presente personalmente a reclamarlos.
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