Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Se debe observar lo que dice el Régimen de Contabilidad Pública sobre la tenencia, conservación y custodia de soportes, comprobantes y libros de contabilidad. Otro asunto es lo que afirma el Decreto Ley 019 de enero de 2012 sobre los libros electrónicos.
Veamos el siguiente caso que nos plantean. Una entidad pública -Secretaría Distrital de Ambiente-, ¿debe imprimir los libros oficiales o puede llevarlos electrónicamente? El Decreto Ley 19 de 2012 Antitrámites interpretó que es solo para comerciantes.
El Decreto Ley 019 de enero de 2012 modificó varios artículos del Código de Comercio, entre ellos el que habla de que los libros se llevan en forma electrónica, que es el artículo 56 del Código de Comercio modificado con el artículo 173 del Decreto Ley 019 de enero de 2012.
«Artículo 56. Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.
Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional.»
Con lo anterior, se concluye que los libros se pueden llevar en archivos electrónicos y que no es necesario en papel, pero como la inquietud que nos plantean es sobre una entidad pública, ésta se debe regir por el reglamento general de la contabilidad pública.
Hay que observar lo que dice el Régimen de Contabilidad Pública:
9.2.4 Tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad
Cuando las entidades contables públicas preparen la contabilidad por medios electrónicos, debe preverse que tanto los libros de contabilidad principales como los auxiliares y los estados contables puedan consultarse e imprimirse. La conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad puede efectuarse, a elección del representante legal, en papel o cualquier otro medio técnico, magnético o electrónico, que garantice su reproducción exacta.
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