Nómina electrónica: pasos que deben tener en cuenta las empresas para una acertada implementación

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  • Publicado: 23 julio, 2021

Nómina electrónica: pasos que deben tener en cuenta las empresas para una acertada implementación

La implementación de la nómina electrónica es una oportunidad para que las empresas avancen en sus procesos de transformación digital.

Las empresas deben revisar los parámetros del software y el proveedor de nómina y verificar que estén actualizados con las exigencias de la Dian y la UGPP.

Como lo indica la Resolución 000013 de 2021 de la Dian, modificada con la Resolución 000037 de 2021, el 1 de agosto del año en curso vence el plazo para que las empresas colombianas obligadas a facturar electrónicamente realicen la habilitación en el sistema informático de nómina electrónica.

Los plazos para la generación y trasmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica irán desde el 1 de septiembre hasta el 1 de diciembre de 2021, dependiendo del número de empleados con los que cuente la empresa.

Teniendo claro lo anterior, los empresarios nacionales obligados a facturar de manera electrónica se están alistando para la implementación de la nómina electrónica, un proceso que revolucionará la forma en que la Dian obtendrá la información de los pagos de nómina, así como la forma en que operan los departamentos de nómina, contabilidad, finanzas e incluso el departamento de impuestos.

“El proceso de nómina electrónica busca que la Dian cuente con todas las herramientas para contrastar los registros fiscales con los de la UGPP”

El proceso de nómina electrónica busca que la Dian cuente con todas las herramientas para contrastar los registros fiscales con los de la UGPP, y así ejercer un mayor control en los aportes a los que tienen derecho los empleados, contribuyendo a la disminución de la evasión y la elusión en la que pueden incurrir las empresas por estos conceptos.

En nuestro programa #CharlasConActualícese, Paola Gutiérrez, sénior manager en EY Colombia, describe detalladamente una serie de factores que deben tener en cuenta los empresarios a la hora de implementar la nómina electrónica.

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Por su parte, Carlos Mario Sandoval, socio líder de People Advisory Services de EY Colombia, dice que esta implementación representa una importante oportunidad para que las empresas avancen en sus procesos de transformación digital y logren consolidar una comunicación efectiva entre las diferentes áreas para identificar los riesgos asociados y optimizar la transmisión de la información a la autoridad tributaria.

Desde EY Colombia se exponen seis pasos para lograr una implementación adecuada de la nómina electrónica:

1. Análisis de la situación actual

Es necesario que la empresa revise a fondo sus capacidades, herramientas y/o proveedores tecnológicos y comience a tener espacios internos de reunión y coordinación, de modo que se puedan identificar los temas críticos que deben ser analizados por los equipos involucrados en esta gestión.

También implicará revisar la compensación de sus trabajadores, conceptos, beneficios contractuales o convencionales, trabajo por turnos, etc., para comprobar que la empresa está cumpliendo con la normativa laboral y de seguridad social.

2. Revisar la parametrización de la nómina

Se trata de una evaluación más detallada de los parámetros del software y el proveedor de nómina utilizados en la empresa, para verificar que sean coherentes y estén actualizados con las exigencias de la Dian y la UGPP en cuanto a los cálculos de los aportes a la seguridad social y retención en la fuente.

Se recomienda que la compañía los evalúe durante uno o dos meses para saber si realmente están alineados con las directrices de estas entidades.

3. Codificación de la Dian

Es una etapa que implica la identificación de los códigos asignados a cada uno de los conceptos nominales, de manera que la empresa garantice que sus pagos laborales estarán clasificados en esos conceptos de nómina.

Para ello es de vital importancia permanecer alineado con la legislación laboral de Colombia, ya que de lo contrario la empresa podría quedar expuesta a sanciones por parte de las autoridades fiscales y de seguridad social.

4. Diagnóstico de la nómina en general

Se relaciona con la revisión de los riesgos y aportes que la empresa ha dejado de hacer, con base en los errores identificados en la parametrización.

En términos de seguridad social, se recomienda que este ejercicio se haga con una retroactividad de 5 años, que es el término de caducidad de la acción de cobro por parte de la UGPP. De las retenciones en la fuente, se sugiere que la revisión se realice sobre los últimos 3 años.

Análisis de riesgos identificados y planteamiento de soluciones

Antes de comenzar con la transmisión hay que asegurarse de que toda la información esté alineada con lo establecido por la legislación, para que se puedan tomar las medidas necesarias antes de hacer la remisión de la nómina electrónica.

6. Ambiente de prueba y transmisión

Las compañías deben evaluar si el formato de transmisión de información a la autoridad tributaria está tomando la información correcta y si esta se encuentra alineada con los aspectos contables y tributarios, para garantizar que no haya distorsiones entre las diferentes informaciones reportadas a las autoridades.

Una vez efectuados estos 6 pasos, las compañías entenderán que la integración de las áreas involucradas y la correcta optimización de las herramientas tecnológicas les permitirán minimizar los errores en la transmisión de la información y asegurar que los pagos a sus empleados por todos los conceptos se realicen adecuada y oportunamente.

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