Oficio 053 de 10-07-2006

Diferencia en inventario físico.

OFCTCP / 053 / 2006
10 de Julio de 2006

Señora:

CLAUDIA YANETH PERDOMO

c.c. 52.654.962

Carrera 26 No. 63J – 09
Bogotá

Ref.:    Consulta de fecha 16 de Noviembre de 2005
Tema: Diferencia en Inventario Físico

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2006, expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición; respondemos la consulta trasladada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en la comunicación No. 85-32-066-585 remitido a este despacho, en lo concerniente a las temáticas propias de nuestra competencia.

CONSULTA (TEXTUAL):

“Me permito solicitarles de la manera más formal, me orienten acerca de la siguiente situación:

En el momento de hacer un inventario físico, se detectó que en comparación con lo que existe en el sistema hay ciertas diferencias porque en algunos productos y en otros faltan cantidades. Se que para que exista un inventario real tengo que darle entrada y salida a los diferentes productos. Estos movimientos tengo que hacerlos con un valor. Mi inquietud es, como debo manejar contable  tributariamente estos movimientos, ya que no puedo faturar porque no fue una venta en el caso de las salidas y no voy a tener una factura de compra por lo faltante por la misma solución.

1. Se puede manejar la cuenta de INVENTARIO contra COSTO DE VENTA?

2. Para estas entradas y salidas de inventario se debe tener encuenta el IVA?

3. se tiene que manejar la cuenta de ventas en ingresos, o que cuentas se manejan en este caso?”

RESPUESTA:

Se aprecia en la consulta que el interrogante planteado puede tener relevancia frente a la aplicación de disposiciones de carácter tributario, razón por la cual debemos puntualizar que la misión del Consejo Técnico de la Contaduría Pública es la orientación técnico – científica de la profesión, a partir de la investigación científica y tecnológica en áreas relacionadas con la ciencia contable en general, sus principios y normas, mediante el ejercicio doctrinario y la emisión de directrices orientadoras del ejercicio profesional.

Es por ello que cuando se contempla entre sus funciones servir como órgano consultor del Estado y de los particulares en aspectos técnico – científicos de la contaduría pública y del desarrollo del ejercicio profesional, tal competencia no puede extenderse al análisis, la interpretación, aplicación o efectos de disposiciones de estirpe meramente tributaria, materia que escapa a la órbita de competencia funcional de este organismo de orientación técnico – contable y que se halla asignada de manera exclusiva y excluyente a las autoridades reguladoras en el ámbito impositivo.

Por esta razón, la orientación de nuestra respuesta se circunscribirá a la órbita de la técnica y el conocimiento contable.

El Decreto 2649 de 1993, en el artículo No.63 expresa:

“(…) Art. 63. Inventarios. Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o que se utilizaran o consumirán en la producción de otros que van a ser vendidos.

El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta, se debe determinar utilizando el método PEPS (Primeros en Entrar, Primeros en Salir), UEPS (Últimos en Entrar, Primeros en Salir), el de identificación específica o el promedio ponderado. Normas especiales pueden autorizar la utilización de otros métodos de reconocido valor técnico.

(…)

Al cierre del período deben reconocerse las contingencias de pérdida del valor expresado de los inventarios, mediante las provisiones necesarias para ajustarlos a su valor neto de realización.

Sin perjuicio de lo dispuesto por normas especiales, para la preparación de estados financieros de períodos intermedios es admisible determinar el costo del inventario y reconocer las contingencias de pérdida con base en estimaciones estadísticas. (…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

Por lo tanto se concluye que al cierre de cada periodo debe registrarse en la contabilidad una provisión para efectos de reconocer posibles contingencias, estas pueden presentarse a través de eventuales pérdidas, obsolescencia, faltantes, deterioro o pérdida de los inventarios.

Ahora bien, para efectos de reconocer los faltantes ó sobrantes, producto del inventario físico, estos se deben reconocer así: 1) Faltantes: débito en la cuenta de provisión de inventarios y crédito en la cuenta de inventarios, ambas cuentas del activo, y 2) Sobrantes: débito en la cuenta de inventarios y crédito en la cuenta de recuperación de provisiones en el estado de resultados – ingresos, de esta manera se reflejan las verdaderas existencias en este rubro.

En consecuencia, no es posible reconocer la diferencia (faltante) entre la contabilidad y el inventario físico, afectando el costo de ventas, toda vez, que esta cuenta representa la acumulación de los costos directos e indirectos necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los servicios vendidos , de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico, en un período determinado. Dado, que la ausencia de los artículos no corresponde a una venta, de la cual se derive los ingresos del ente, y a la cual se pueda asociar los costos del bien, no puede afectarse el Estado re Resultados por este concepto.

De igual manera, no es posible reconocer la diferencia (sobrante) entre la contabilidad y el inventario, afectando las ventas, pues esta cuenta representan los beneficios operativos y financieros que percibe el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado.

Lo anterior, dando cumplimiento a la normas básica de asociación, establecida en el Decreto 2649 de 1993, en el artículo 13 así:

“(…) Art. 12. Realización. Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.(…)”

“(…) Art. 13. Asociación. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.
Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generara beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente.(…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

“(…) Art. 54. Asignación. Los costos de los activos y los ingresos y gastos diferidos, reexpresados como consecuencia de la inflación cuando sea el caso, deben ser asignados o distribuidos en las cuentas de resultados, de manera sistemática, en cumplimiento de la norma básica de asociación.(…)”

“(…) Art. 96. Reconocimiento de ingresos y gastos. En cumplimiento de las normas de realización, asociación y asignación, los ingresos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado neto del período.(…)”

En los términos anteriores, se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.           

Cordialmente,

MARIA VICTORIA AGUDELO V.
Presidenta

MVAV / mlab