Oficio 106 de 24-11-2006

Estados financieros «clasificados» .

OFCTCP / 0106 / 2006
24 Noviembre 2006

Ref.:   Consulta de fecha 15 de agosto de 2006
Radicación: 0232
Tema: Estados financieros “clasificados”

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, para lo cual consideramos primordiales las siguientes consideraciones previas:

1 ). La misión del Consejo Técnico de la Contaduría Pública es la orientación técnico – científica de la profesión, a partir de la investigación científica y tecnológica en áreas relacionadas con la ciencia contable en general, sus principios y normas, mediante el ejercicio doctrinario y la emisión de directrices orientadoras del ejercicio profesional; por lo cual, cuando se contempla entre sus funciones servir como órgano consultor del Estado y de los particulares en aspectos técnico – científicos de la contaduría pública y del desarrollo del ejercicio profesional, tal competencia no puede extenderse al análisis de aspectos como la interpretación, aplicación ejecución de disposiciones relativas a la contratación administrativa cuya competencia recae exclusivamente en la entidad pública contratante o los organismos de inspección, vigilancia y control que las regulen.

2 ). Debe tenerse en cuenta que, en la interpretación y aplicación de las cláusulas de los pliegos de condiciones o términos de referencia que regulan cada licitación o concurso público, no puede olvidarse que estos han surgido de un complejo proceso de estructuración, de lo cual fluye que sus estipulaciones deben ser tenidas primordial e ineludiblemente en cuenta para interpretar y aplicar los requisitos y exigencias que deben cumplir los aspirantes a ser tenidos en cuenta para la celebración del respectivo contrato.

3 ). Es por ello que la Ley ha conferido a las autoridades administrativas contratantes las facultades de interpretación e incluso modificación unilaterales, como mecanismo idóneo para ajustar el contenido de los contratos al interés general y a los objetivos de la contratación. No en vano es competencia exclusiva de la entidad estatal contratante procurar la ejecución del contrato, interpretarlo y aplicar la normativad que en materia de contratación resulte pertinente.

4 ). Adicionalmente, las funciones del Consejo Técnico deben ejercerse mediante la apreciación de situaciones generales, pues ésta es la naturaleza de la atribución legal asignada a este organismo en relación con la absolución de consultas de entidades del Estado o los particulares, de lo cual se colige que el Consejo no podría adoptar posturas frente a situaciones particulares o concretas..

Hechas las anteriores precisiones, como una reflexión para orientar el análisis propuesto en su consulta, a continuación presentamos algunas consideraciones que, desde el punto de vista técnico – cantable , pueden servirles para satisfacer el requerimiento presente.

La consulta nos presenta la siguiente

PREGUNTA (Textual):

“Comedidamente solicito se me informe si existe algún concepto o norma sobre qué son estados financieros clasificados. En su concepto cómo debería presentarlos un oferente en una licitación o concurso público”

RESPUESTA:

Es bien sabido que los estados financieros son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico, cuya preparación y presentación han sido consagradas como responsabilidad de los administradores del ente.

Conforme a las disposiciones de la Sección I del Capítulo IV del Decreto 2649 de 1993, las diferentes clases de Estados Financieros pueden son:

1. Estados Financieros de Propósito General: Son estados financieros de propósito general aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta. Son estados financieros de propósito general:

a) Estados financieros básicos: Son estados financieros básicos:

1. El balance general.
2. El estado de resultados.
3. El estado de cambios en el patrimonio.

4.
El estado de cambios en la situación financiera, y
5.
El estado de flujos de efectivo.

b) Estados financieros consolidados: Son estados financieros consolidados aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y en la situación financiera, así como los flujos de efectivo, de un ente matriz y sus subordinados, o un ente dominante y los dominados, como si fuesen los de una sola empresa.

2. Estados Financieros de Propósito Especial: Son estados financieros de propósito especial aquellos que se preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable. Se caracterizan por tener una circulación o uso limitado y por suministrar un mayor detalle de algunas partidas u operaciones.

Entre otros, son estados financieros de propósito especial:

– Balance inicial: Al comenzar sus actividades, todo ente económico debe elaborar un balance general que permita conocer de manera clara y completa la situación inicial de su patrimonio.

– Estados financieros de periodos intermedios: Son estados financieros de períodos intermedios los estados financieros básicos que se preparan durante el transcurso de un período, para satisfacer, entre otras, necesidades de los administradores del ente económico o de las Autoridades que ejercen inspección, vigilancia o control. Deben ser confiables y oportunos.

– Estados de costos: Son estados de costos aquellos que se preparan para conocer en detalle las erogaciones y cargos realizados para producir los bienes o prestar los servicios de los cuales un ente económico ha derivado sus ingresos.

– Estado de inventario: El estado de inventario es aquél que debe elaborarse mediante la comprobación en detalle de la existencia de cada una de las partidas que componen el balance general.

Estados financieros extraordinarios: Son estados financieros extraordinarios, los que se preparan durante el transcurso de un período como base para realizar ciertas actividades. La fecha de los mismos no puede ser anterior a un mes a la actividad o situación para la cual deban prepararse y ellos no implican el cierre definitivo del ejercicio, ni son admisibles para disponer de las utilidades o excedentes.

* Estados de liquidación: Son estados de liquidación aquellos que debe presentar un ente económico que ha cesado sus operaciones, para informar sobre el grado de avance del proceso de realización de sus activos y de cancelación de sus pasivos.

* Estados preparados sobre una base comprensiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados: Con sujeción a las normas legales, para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios, las Autoridades pueden ordenar o los particulares pueden convenir, para su uso exclusivo, la elaboración y presentación de estados financieros preparados sobre una base comprensiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados.

3. Estados Financieros Comparativos: Son estados financieros comparativos aquellos que presentan las cifras correspondientes a más de una fecha, período o ente económico.

Los estados financieros de propósito general se deben preparar y presentar en forma comparativa con los del período inmediatamente anterior, siempre que tales períodos hubieren tenido una misma duración.

En cuanto a los requisitos, cualidades y características que deben cumplir los estados financieros, tenemos:

4. Estados Financieros Certificados y Dictaminados: De acuerdo con la descripción consagrada en la Ley 222 de 1995, tenemos:

“ ARTICULO 37. Estados financieros certificados . El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.”

“ARTICULO 38. Estados financieros dictaminados. Son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo la expresión «ver la opinión adjunta» u otra similar. El sentido y alcance de su firma será el que se indique en el dictamen correspondiente. “

Las anteriores definiciones legales corresponden a las diferentes clases de estados financieros que cuentan con regulación legal específica y, como se observa, dentro de ellas no aparece la expresión “Estados Financieros Clasificados ” , de lo cual se infiere que ella no corresponde a ninguna de las concepciones previstas en la normatividad contable, lo que significa que se trata de unos estados financieros cuyo contenido es de carácter especial y cuya determinación corresponde a la entidad que convocó el proceso de selección de contratistas.

De suerte que, la entidad licitante, en su condición de única competente para interpretar y aplicar los pliegos de condiciones o términos de referencia que regulan el proceso licitatorio, deberá ser inquirida por los interesados en formular propuestas válidas, con el objeto de que dicha entidad aclare el alcance y contenido de la expresión “Estados Financieros Clasificados”, en caso de que tal aclaración no aparezca en dichos pliegos, en adendas a los mismos o en documentos oficiales emitidos dentro del proceso de selección para precisar sus estipulaciones.

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS
Presidente

MVAV/grb