Oficio 94478 de 19-11-2007

Oficio 94478
19/11/2007

DIAN

Tema: Procedimiento
Descriptor: Requsitos para utilización de la factura electrónica.

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Señor
JUAN MANUEL DÍAZ GUERRERO
Bogotá D.C.

Cordial Saludo Dr. Juan Manuel:

Sobre el tema de la factura electrónica y sus inquietudes respecto de los motivos que tuvo la Administración para imponer un requisito que parecería no ayudar al objeto y desarrollo de la norma, como lo es la certificación ISO 9001 y las circunstancias bajo las cuales se debe cumplir por parte de las empresas interesadas en facturar electrónicamente los principios de autenticidad e integridad con base en las condiciones previstas por el decreto No. 1929 del 29 de mayo de 2007 sobre facturación electrónica en Colombia, le informamos lo siguiente:

La potestad reglamentaria es propia del Presidente de la República a quien corresponde ejercerla como Jefe de Estado, Jefe de Gobierno y Suprema autoridad administrativa mediante la expedición de los decretos, resoluciones, y órdenes necesarios para la cumplida ejecución de las leyes según lo ha establecido el numeral 11 del artículo 189 de nuestra Constitución Política.

Es así como el artículo 616-1 del Estatuto Tributario facultó al Gobierno Nacional para reglamentar la utilización de la factura electrónica, facultad que fue ejercida mediante la expedición del Decreto 1929 de 2007 teniendo en cuenta el artículo 26 de la Ley 962 de 2005 y asegurando en todo caso el control tributario.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales tiene a su cargo establecer mediante resolución las características y contenido técnico de la factura electrónica de que trata el Decreto 1929 de 2007 a más tardar dentro de los seis (6) meses siguientes a la publicación del decreto, motivo por el cual se aborda su solicitud en lo que se considera pertinente conforme al papel que cumple la entidad.

Así las cosas, desde el punto de vista fiscal la factura constituye el soporte fiscal de ingresos, costos y/o deducciones en el impuesto sobre la renta así como de los impuestos descontables en materia de impuesto sobre las ventas.

Para determinar las condiciones de integridad y autenticidad de la factura electrónica a lo largo del proceso de facturación, según se lee en los considerandos del Decreto 1929 de 2007, la fuente es la Ley 527 de 1999, conforme con la cual:

"… se considerará que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido, será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso"

Sobre la originalidad el artículo 8 de la misma normativa indica.

"Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si:

a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se genera por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma;

b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o conservada en su forma original. “(Subrayado fuera de texto)

De otra parte, sobre la atribución de un mensaje de datos, indica- el artículo 16 de la ley 527 de 1999:

"Se entenderá que un mensaje de datos proviene del iniciador, cuando éste ha sido enviado por:

1. El propio iniciador.
2. Por alguna persona facultada para actuar en nombre del iniciador respecto de ese mensaje, o
3. Por un sistema de información programado por el iniciador o en su nombre para que opere automáticamente."

Respecto al origen de un mensaje de datos el artículo 17 de la misma ley, indica:

"Se presume que un mensaje de datos ha sido enviado por el iniciador, cuando:

1. Haya aplicado en forma adecuada el procedimiento acordado previamente con el iniciador, para establecer que el mensaje de datos provenía efectivamente de éste, o

2. El mensaje de datos que reciba el destinatario resulte de los actos de una persona cuya relación con el iniciador, o con algún mandatario suyo, le haya dado acceso a algún método utilizado por el iniciador para identificar un mensaje de datos como propio." (Subrayado fuera de texto)

Y a propósito de la conservación, los artículos 12 y 13 de la misma normativa, establecen:

"Artículo 12: Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y

3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.

No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.

Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta."

"Artículo 13. El cumplimiento de la obligación de conservar documentos, registros o informaciones en mensajes de datos, se podrá realizar directamente o a través de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones enunciadas en el artículo anterior."

Es claro que el obligado a facturar que opte por facturar en forma electrónica debe asegurar la aplicación de los principios mencionados en el proceso de facturación empleado conforme lo determina el artículo 2 del Decreto 1929 del 29 de mayo de 2007 y específicamente en los procedimientos de expedición (generación y numeración), entrega, aceptación y conservación, incluyendo el procedimeinto (sic) de exhibición, con la certificación ISO 9001: 2000, o las normas que la sustituyan o adicione, otorgada y vigente por organismos acreditados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Ahora bien, dentro de los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario que trata de la factura de venta para efectos tributarios, no se encuentra la firma, sin perjuicio de que la firma electrónica pueda ser utilizada.

Frente al alcance de la ley de comercio electrónico, en particular de la firma y el papel que juegan las entidades certificadoras, le informamos que no somos competentes para su interpretación por desbordar nuestra órbita de competencia. Precisamente, a partir del esquema establecido y frente a la función de control de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales el Decreto 1929 de 2007 prevé la certificación del proceso de facturación.

Atentamente

ISABEL CRISTINA GARCÉS SÁNCHEZ
Jefe División de Normativa y Doctrina Tributaria
Oficina Jurídica