Por qué es tan importante el “consecutivo de envío” en los reportes de información exógena a la DIAN ? Segunda Parte

• Primera parte
• Segunda parte

Habiendo examinado en la parte 1 del presente editorial la estructura básica que se debe guardar el momento de dar nombre a los archivos que contienen la información exógena tributaria que se entrega hoy día a la DIAN , en esta segunda parte examinaremos lo complejo que puede ser el guardar estrictamente el “consecutivo de envío” en los archivos que un mismo reportante suministre durante un mismo “año de entrega”

Para ello, podemos plantear lo que sucedería cuando unos archivos entregados en el 2006 y otros entregados durante el 2007, tuvieran que entrar a ser posteriormente corregidos dentro del mismo año 2007.

Supóngase que en mayo del 2006 se habían entregado solo los archivos del “formato 1002” con la información del “año gravable 2005” y sus nombres fueron:

Dmuisca_ 01 01002 06 2006 00000001 .xml

Dmuisca_ 01 01002 06 2006 00000002 .xml

(supóngase que la prueba de entrega de esos dos archivos suministrados durante el 2006 queda contenida en el documento “Solicitud de Envío Presentación de información de Envío de archivos” distinguido con el No. 1000066000000531)

Luego, durante abril del 2007 , se entregan dos nuevos archivos para el “formato 1002” pero con la información del año gravable 2006, y sus nombres fueron:

Dmuisca_ 01 01002 06 2007 00000001 .xml

Dmuisca_ 01 01002 06 2007 00000002 .xml

(supóngase que la prueba de entrega de esos dos archivos suministrados durante el 2007 queda contenida en el documento “Solicitud de Envío Presentación de información de Envío de archivos” distinguido con el No. 1000066000000640)

Y luego, sucede que durante el mismo año 2007 , en agosto de 2007 , se debe corregir solamente uno de los dos archivos con la información del año gravable 2005 y también se debe corregir solamente uno de los dos archivos con la información del año gravable 2006 .

En ese caso, se tendría que “reemplazar” (“corregir”) las dos “solicitudes de envío”. Y aunque sea un solo archivo en cada “solicitud” el que tiene que ser corregido, en todo caso, a la solicitud que se piensa corregir (o “reemplazar”) se le tiene que volver a adjuntar la misma cantidad de archivos de la presentación inicial (se le adjunta el archivo corregido y también el que no fue corregido). Eso sería:

a) Para “reemplazar” la solicitud 1000066000000531 con los archivos que tenían información del año gravable 2005:

Dmuisca_ 02 01002 06 2007 00000003 .xml

Dmuisca_ 02 01002 06 2007 00000004 .xml

b) Para “reemplazar” la solicitud 1000066000000640 con los archivos que tenían información del año gravable 2006:

Dmuisca_ 02 01002 06 2007 00000005 .xml

Dmuisca_ 02 01002 06 2007 00000006 .xml

Obsérvese entonces que se los consecutivos de envío de los archivos de “corrección” o “reemplazo” tienen que comenzar en el 00000003 y avanzar hasta el 00000006, pues en el mismo año de envío 2007, ya se habían utilizado los consecutivos 00000001 Y 00000002

El reportante de la información debe controlar por sí mismo el “consecutivo de envío” pues el prevalidador tributario de la DIAN no lo hace

Todo este proceso delicado con el numero de los “consecutivos de envío” deberá ser tomado muy en cuenta para cuando se esté usando cualquiera de los “Prevalidadores” diseñados por la DIAN (el “Prevalidador tributario” , o el “ Prevalidador de precios de Transferencia ”, o el “ Prevalidador de información Cambiaria ”), los cuales son herramientas construidas en excell para faciliatar la construcción de los archivos con la información de los distintos formatos

Lo anterior pues tales “Prevalidadores”, aunque facilita el proceso de darle el nombre a los archivos, no están diseñados para ser capaces de controlar cuantos archivos está elaborando o corrigiendo un mismo reportante en un mismo año de envío.

Además, es pertinente estar familiarizado con estas complejidades pues es de esperarse que dentro de poco la DIAN empiece a solictar que se hagan las “correcciones” a los errores que encontró en los archivos del año gravable 2005 y que le fueron suministrados durante el 2006 (consúltese un editorial anterior al respecto)

En consecuencia, antes de entregar los archivos en el portal de la DIAN o en forma presencial, cada reportante deberá verificar que los nombres que le esté asignado a sus archivos, en un mismo año de entrega, guarden correctamente el “consecutivo de envío” pues de lo contrario no le podrían recibir o procesar la información que pretenda entregar.

(Nota: Las explicaciones dadas en este editorial se pueden ampliar al escuchar la conferencia No.5 De nuestro producto “ Información exógena tributaria 2006 a la DIAN ”, conferencia que lleva el título “ Utilización del “Prevalidador Tributario 2007” diseñado por la DIAN ; También se puede consultar la “ Cartilla instructiva para presentación de información por envío de archivos ” elaborada por la DIAN )