Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
El pasado 7 de septiembre de 2006 culminaron los plazos para que quienes debieron presentar información exógena tributaria a la DIAN por el año gravable 2005 (información mejor conocida como “ reportes de medios magnéticos ”), lo pudieran hacer en forma oportuna.
Sin embargo, todos aquellos que cumplieron con presentar dicha información (ya fuese en forma presencial o en forma virtual) fueron conscientes de que cuando la DIAN les recepcionó los distintos archivos construidos en el estandar XML, y que contenían la información de los distintos “formatos” a que hicieron referencia las resoluciones 10141 a 10148 de octubre de 2005, en ese momento de la recepción la DIAN no tuvo oportunidad de examinar si tales archivos tenían tanto errores de “forma” como errores de “fondo”
Es decir, la DIAN simplemente se encargó de recepcionar los archivos pero sin entrar a examinar si los mismos estaban bien construidos conforme a los esquemas XSD a partir de los cuales se producía el archivo en el estandar XML (es decir, no les hizo validación de la “forma” ), ni mucho menos tuvo en ese momento tiempo para examinar si la información misma era correcta o no, es decir, si cruzaba o no con la información de los otros reportantes (no les hizo validación del “ contenido” o el “fondo” del archivo)
Sin embargo, una vez culminó el proceso de recepción de los archivos, y como se instruía en el punto 8 de la “ cartilla informativa para presentación de información por envío de archivos ”, la DIAN se ha puesto en el trabajo de hacer la primera de las dos validaciones que debe hacer con tales archivos y es la relativa a examinar los posibles errores de “forma” que pudieran tener los archivos que le fueron entregados.
Ahora bien, quienes deseen enterarse sobre si los archivos que suministraron (ya fuese en forma virtual o presencial) contenían errores de forma, e incluso conocer cuales fueron exactamente esos posibles errores de forma que la DIAN les detectó, es necesario que sigan los siguientes pasos:
1 . Deben poseer en primer lugar una “cuenta de usuario” con la cual poder acceder a los servicios informáticos electrónicos de la DIAN. Recordemos que tal “cuenta de usuario” se obtiene para cualquier persona natural o jurídica que ya posea su RUT ante la DIAN , y es como la clave para navegar por los distintos servicios informáticos electrónicos. Dicha “cuenta de usuario” no se debe confundir con la “firma digital”, pues la primera se crea en forma libre por cualquier persona con solo seguir los pasos indicados en el portal de la DIAN (en el link “crear cuenta”), mientras que la segunda es un archivo especial que la DIAN asignó solo a los que obligatoriamente debieron presentar sus archivos en forma virtual.
2. Una vez en el portal de Internet de la DIAN ( www.dian.gov.co ) se debe acceder al link que figura en su parte izquierda denominado “presentación de información por envío de archivos”. Al hacer click allí, se despliegan dos links : “consulta de correcciones automáticas” o “consulta de asuntos”.
3. Al negavar por cualquiera de los dos, y usando la antes mencionada “cuenta de usuario”, se despliega un menú con 7 distintos links los cuales comienzan en uno que se denomina “auto gestión” y terminan en otro denominado “presentación de información por envío de archivos”. Se escoge entonces ese último link.
4. Al estar en ese nuevo link, se despliegan otros 5 links los cuales comienzan en uno que se denomina “colocar archivos en su bandeja de entrada” y terminan en otro denominado “reemplazar solicitud de envío de archivos”. En esta parte, se debe usar el segundo de esos 5 links y que es denominado “consultar envíos de solicitudes”.
5. Cuando se navega en ese link, se despliega un pantallazo en el cual se puede visualizar un botón con el nombre “buscar”. Al dar click en dicho botón, el portal de la DIAN le desplegará entonces si alguno o varios de los archivos entregados a la DIAN , asignados a cada uno de las distintas “solicitudes de envió de archivos” que le haya tocado diligenciar a cada quien, tenía o no algún error de forma (recuérdese que por cada distinto “formato”, se tenían que construir tantos archivos como fueran necesarios vigilando que ninguno de ellos excediera de 5.000 registros. Pero si algún reportante de medios magnéticos debía suministrar la información de distintos “formatos” (formato 1001, formato 1002, etc), en ese caso, por cada “formato” se debía elaborar una distinta “solicitud de información” en la cual se entregarían todos los distintos archivos que correspondieran al mismo “formato” (nota: si deseas estudiar más en detalle este proceso, puedes consultar nuestro producto: “ Actualícese en medios magnéticos ”)
En algunos casos de los que nos hemos enterado, la DIAN ha descubierto que los errores de “forma” que se detectan en ciertos archivos se producen porque algunos reportantes de medios magnéticos no usaron la herramienta en excell que la misma DIAN suministró en forma gratuita para la construcción de los archivos en estandar XML, sino que se apoyaron en sus propios aplicativos internos que les hicieron sus propios ingenieros de sistemas (nota: para acceder al aplicativo construido por la DIAN , haz click aquí ; pero si requieres ayuda para entender como se utiliza, la misma la encuentras en nuesto producto Actualícese en medios magnéticos )
Por ello se detectan errores como por ejemplo que el archivo no fue construido con todas las columnas o campos con que debía construirse pues se terminaron omitiendo algunas de ellas. Y en otros casos, los errores consisten en problemas de haber incluido dígitos de verificación a esos “nits especiales” con que debían reportarse ciertos registros (nit.222.222.222 o nit 444.444.444), cuando sucedía que para tales nits, en la mayoría de los casos, no era valido asignarles ningún “digito de verificación”
Ahora bien, para aquellos reportantes a quienes la DIAN les detecte algún error de “forma”, existirá entonces la tarea de tener que entrar a corregir tales errores. Para ello, deben seguir los pasos indicados en el punto 5.1 de la “ cartilla informativa para presentación de información por envío de archivos ”
Sin embargo, deben saber que en virtud de lo contemplado en el artículo 2 de la resolución 11774 de diciembre de 2005 , la DIAN tiene las facultades para decidir si impone o no la respectiva sanción por entrar a corregir los errores de forma que llegan a contener los archivos de medios magnéticos (en algunos casos hemos podido constatar que si el error no fue tan grave, la DIAN ha decidido entonces exonerar al reportante de la respectiva sanción)
Como ya dijimos anteriormente, la validación que hasta ahora ha hecho la DIAN con los archivos que le fueron reportados ha sido solo para detectar los errores de “forma”. Pero la validación mas importante vendrá cuando se examinen los posibles errores de “fondo” (cruzar los datos con los demás reportantes) que lleguen a tener tales archivos
Sin embargo, es claro que esa segunda validación solo la podrá hacer la DIAN una vez le sean corregidos los respectivos errores de “forma”. Significa lo anterior, que esa etapa (la de examinar los posibles errores de “fondo”) será una etapa que se va a demorar aun más mientras la DIAN logra hacer que se le corrija los primeros tipos de errores que hasta ahora ha detectado. Y ese atraso en sus procesos se hubiera podido evitar si en el mismo momento de la “entrega” de los archivos se hubiera tenido el tiempo para detectar tales errores de “forma” .
Así mismo, y para quienes deban ahora entrar a corregir en primera instancia sus errores de “forma”, pero también posiblemente más adelante les corresponda tener que corregir errores de “fondo”, se van a tener que ver en la complejidad de tener que hacer “correcciones de las correcciones”. Como vemos, el proceso de suministro de información exógena a la DIAN se terminará convirtiendo para muchos en un “grave dolor de cabeza”
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