Reducción de trámites: Efectos Contables y Tributarios (I) – Gabriel Vásquez Tristancho

Mediante Decreto Ley 19 del 10 de enero de 2012, en asuntos contables y tributarios el gobierno propone una sustancial reducción de trámites en algunos casos y en otros una  actualización tecnológica. En materia de contabilidad son varias las necesidades de renovar un estatuto desarrollado en los años sesenta. (Capítulo XI DL 19 de 2012).

Sobre los estados financieros se proponen algunas mejoras sustanciales.  Primero, si la información ya se reportó a la Superintendencia de Sociedades no se requiere volver a enviar lo mismo a las Cámaras de Comercio. (Artículo 150 DL 19 de 2012).

Pero otra situación inherente son los formatos exigidos por las autoridades.  Tiempo atrás le dio a cada entidad del Estado por inventarse su propio estilo de reportar lo mismo. Por ello, el Decreto 19 propone que sea el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, quien coordinará el diseño y la aplicación de un formulario para los reportes de información financiera, que deben presentar los particulares a las distintas entidades públicas que soliciten información de esa naturaleza. Las entidades solicitantes de la información financiera están en la obligación de aplicar el formulario o formularios que se adopten para tal efecto. (Artículo 64 DL 19 de 2012)

La fecha propuesta del  10 de enero de 2013 para recibir solo los reportes de información financiera en los formularios que determine el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, debería ser coincidente para la utilización del formato XBRL (eXtensible Business Reporting Language), bajo Normas Internacionales de Información Financiera NIIF. Con el objetivo de simplificar la automatización del intercambio de información financiera, XBRL permite la estandarización de los procesos de transmisión y recepción.

Una sugerencia es que los formatos se diseñen “antes” de iniciar los registros de información financiera y no “después” o al final.  Como ocurre con las exigencias de información tributaria luego que ya han sido procesadas las transacciones, resultando los cambios propuestos en altos costos informáticos para las empresas.

En materia de teneduría de libros hay varias actualizaciones tecnológicas. La primera es que se permite que “Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional.» (Artículo 173 DL 19 de 2012)

Pero de igual forma se podrá continuar registrando las transacciones en hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.

Al coexistir formatos físicos de papel y formatos electrónicos, los procesos de registro deberán ser objeto de reglamentación.  Por ello, se eliminó del numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, el registro de libros de contabilidad, por cuanto ya no serán sólo en hojas o libros físicos como hasta la fecha se venían realizando. (Artículo 175 DL 19 de 2012)

Mientras se efectúa esta reglamentación, no hay necesidad de registrar los libros de contabilidad, según nuestra interpretación, como tampoco el libro de actas de junta de directiva, aunque aclaramos que éste último no tiene nada que ver con los asientos contables.

Lo más probable es que el reglamento contemple los casos de los libros físicos y electrónicos que no fueron objeto de registro durante el tiempo transcurrido entre la fecha del Decreto Ley 19 de 2012 y la expedición del reglamento.

Ahora bien, sobre los archivos electrónicos se deberían implementar los protocolos de la cadena de custodia.  Por ello en las prohibiciones en los libros se incluye “»5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros, o alterar los archivos electrónicos.» (Artículo 174 DL 19 de 2012, que modifica el numeral 5 del artículo 57 del Código de Comercio).

Varias normas de control interno en sistemas se deben adelantar a partir de la expedición del DL 19 de 2012.  Una de ellas, es la prohibición de modificar, alterar, cambiar, incluir, o de permitir cualquier acceso no autorizado sobre los archivos electrónicos de transacciones ya incorporadas en los estados financieros expedidos y publicados. Las técnicas de “corte de documentos” tanto físicos como electrónicos, deberán considerar sanciones muy drásticas sobre los funcionarios responsables por cualquier su violación.

Cordialmente,

Gabriel Vásquez Tristancho
Columnista Vanguardia Liberal
Socio Impuestos Baker Tilly Colombia
E-mail:  gvasquez@bakertillycolombia.com