Riesgos de no cerrar oportunamente los Estados Financieros a Dic. 31 de 2005

¿Cerrará usted los Estados Financieros del 2005 más allá de enero del 2006?

Es común que los encargados de la contabilidad de una empresa (ya sea esta una empresa de persona natural o una empresa de persona jurídica) se tomen a veces más del tiempo razonablemente necesario para poder cerrar sus Estados Financieros de fin de año.

Sin embargo, sea cual sea la razón argumentada para que los Estados Financieros a Dic. 31 no queden listos ni siquiera en febrero del año siguiente, todos los encargados de cumplir con este deber harían bien en tener presente los riesgos a que se exponen por no tener cerrados tales estados financieros en una fecha más temprana, miremos algunos de ellos:

El reporte a Supersociedades se empieza a vencer en febrero 6 de 2006

En primer lugar, y según la circular externa 007 de octubre 31 de 2005 , expedida por Supersociedades, las sociedades comerciales a quienes les corresponda enviar la información de sus estados financieros a Dic. 31 de 2005 tendrán como plazo para hacerlo las fechas que empiezan a vencerse entre el 6 de febrero de 2006 y el 3 de marzo del mismo año .

Frente a este plazo tan aparentemente corto, no existe nada que alegar pues a la luz del inciso 3 del art.56 del decreto 2649/93 es claro concluir que las operaciones de diciembre de 2005 deben quedar registradas en los libros oficiales a mas tardar en enero 31 de 2006 .

Las declaraciones tributarias del 2006 pueden tener la obligatoriedad de ir acompañadas de la firma de un Revisor Fiscal

De otra parte, la norma contenida en el parágrafo 2 del Art.13 de la ley 43/90 , nos indica que si las sociedades comerciales llegan a superar a Dic. 31 de 2005 un total de activos contables superiores a los 5.000 salarios mínimos (5.000 x $381.500= $1.907’500.000), o unos ingresos brutos contables superiores a los 3.000 salarios mínimos: 3.000 x $381.500= $1.144’500.000.

En ese caso tal sociedad comercial estaría obligada a nombrar un Revisor Fiscal , y tal Revisor Fiscal debe empezar a firmar las declaraciones tributarias que correspondan al nuevo año fiscal ( véase artículo relacionado y el concepto DIAN 72754 de oct. de 2005 ).

Es decir, que si el nuevo revisor fiscal debe empezar firmando la declaración de retenciones en la fuente de enero de 2006 (la cual vence en febrero de 2006), pero el departamento contable aun no ha definido si la empresa estaba obligada o no a tener Revisor Fiscal para el 2006 (pues todavía no tienen definido los totales a Dic. de 2005 en el Balance General ni en el Estado de Resultados), va a ver un problema grande cuando tal declaración se presente sin la firma del respectivo Revisor Fiscal (ver Art.580 y 606 del E.T.).

Al Revisor Fiscal que se traía se le puede remover

Así mismo, es oportuno comentar que si un Revisor Fiscal había venido nombrado desde años anteriores por razón de que fue en años anteriores cuando se alcanzaron los topes mencionados en el parágrafo 2 del Art.13 de la ley 43/90, pero al cerrar el año 2005 ya la sociedad queda por debajo de los topes (es decir, queda con activos totales contables inferiores a $1.907.500.000 o con ingresos contables totales inferiores a $1.144.500.000), tal Revisor Fiscal solo debe firmar, como ultimas declaración tributarias, la declaración de retenciones en la fuente de diciembre de 2005, de IVA nov-dic de 2005 y de Renta 2005, pero puede ser removido para la firma de las nuevas obligaciones tributarias propias del nuevo año fiscal 2006.

Una persona natural del «Régimen Simplificado» podría ‘ascender’ al «Régimen Común» desde enero 1 de 2006, ¡sin saberlo!

Otra razón para tener definidos oportunamente los estados financieros es que si no se establece el patrimonio bruto fiscal a Dic. 31 de 2005 para una persona natural que viene operando como responsable del IVA en el Régimen Simplificado, o no se le determina el total de sus ingresos operacionales por el año 2005, y sucede que tales elementos (el patrimonio bruto o los ingresos brutos) exceden a los fijados en el Art.499 del E.T., en ese caso dicha persona natural debía haber empezado a cobrar el IVA en sus ventas desde enero 1 de 2006.

Recordemos que dicha persona natural, al exceder los topes referidos, estaba obligada a pertenecer al Régimen común a partir de la iniciación del bimestre siguiente a aquel en el que se dejaron de cumplir los requisitos para poder pertenecer al Régimen simplificado del IVA (ver Art.508-2 del ET ).