Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
A través de su Circular Externa 100-000003 de julio 22 del 2015, la Supersociedades recopiló y actualizó 26 circulares del pasado, emitidas entre 1982 y el 2014, las cuales regulan diversos temas, entre ellos los relacionados con el registro de libros de contabilidad, obligaciones de los administradores y aplicación de los nuevos marcos de contabilidad.
Siguiendo el ejemplo de lo que hicieron en mayo del 2015 los ministerios al expedir 21 decretos únicos reglamentarios, la Supersociedades expidió el pasado 22 de julio del 2015 su Circular Básica Jurídica 100-000003 por medio de la cual se compilaron, revisaron, modificaron y actualizaron 26 circulares del pasado, que la entidad había expedido entre 1982 y el 2014 en relación con diversos temas.
La Circular Básica es un documento de 153 páginas, cuyo contenido está divido en 12 capítulos que abarcan los siguientes temas:
-Capítulo 1: Capital social (páginas 9 a 20). Este capítulo ofrece instrucciones sobre reducción del capital social, la prima en colocación de acciones, derechos de preferencia, etc.
-Capítulo 2: Acciones con dividendos preferencial y sin derecho a voto (páginas 20 a 21). Incluye instrucciones sobre los requisitos de la solicitud de autorización a la Supersociedades para emitir este tipo de acciones.
-Capítulo 3: Reuniones del máximo órgano social y de la Junta Directiva (páginas 21 a 38). Da instrucciones sobre las convocatorias, derechos de inspección, mayorías, orden del día, etc.
–Capítulo 4: Supresión de la inscripción de los libros de contabilidad en el registro mercantil (páginas 40 a 43). Entrega instrucciones sobre libros inscritos en el registro mercantil y con folios que aún no han sido utilizados, requisitos de los archivos electrónicos, etc.
–Capítulo 5: Administradores (páginas 43 a 56). Contiene instrucciones sobre los principios y deberes de los administradores, eventos de conflictos de intereses, etc.
–Capítulo 6: Reformas Estatutarias (páginas 56 a 71). Expone instrucciones sobre autorizaciones para fusiones y escisiones, solemnización de reformas, derecho de retiro, etc.
–Capítulo 7: Matrices, Subordinadas y grupos empresariales (páginas 71 a 81). Contiene instrucciones sobre modalidades de control, control conjunto, obligación de consolidar estados financieros, etc.
–Capítulo 8: Liquidación voluntaria (páginas 81 a 89). Aporta instrucciones sobre documentación mínima que debe presentarse, objeciones, aprobación, responsabilidad de los liquidadores, etc.
–Capítulo 9: Regímenes especiales (páginas 89 a 120). Entrega instrucciones sobre compañías multinivel, sociedades administradoras de planes de autofinanciamiento comercial, sociedades operadoras de libranza, fondos ganaderos, etc.
–Capítulo 10: Prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (páginas 120 a 137). Corresponde a instrucciones sobre el marco general de la prevención del lavado de activos, reporte obligatorio de información a la UIAF, herramientas para identificar operaciones inusuales, etc.
–Capítulo 11: Liquidación forzosa administrativa (páginas 137 a 142). Contiene instrucciones sobre rendición de informes, rendición de cuentas, etc.
–Capítulo 12: Guía técnica de orientación y aplicación de la nueva normativa contable (páginas 142 a 153). Emite instrucciones sobre la forma en que se deben aplicar algunos aspectos de los nuevos marcos contables en los casos de fusiones y escisiones.
En futuras entregas iremos destacando varios de los textos contenidos en esta nueva circular básica. Y por ahora, haremos algunos comentarios sobre el contenido de su capítulo 4.
Al examinar las instrucciones del capítulo 4 de la circular, se destaca que allí quedaron recopiladas básicamente las mismas instrucciones que la Supersociedades había impartido en su Circular 220-00001 de marzo del 2012 en la cual se habían examinado los cambios que el Decreto-Ley 019 de enero del 2012 le efectuó al Código de Comercio en relación con la no obligación de registrar los libros de contabilidad, ante las cámaras de comercio.
En el numeral 2 de este mismo capítulo 4, la Supersociedades vuelve a indicar que son los administradores los responsables de tomar las medidas necesarias para que los registros contables que se lleven únicamente en archivos electrónicos sean inalterables. Por eso, se deben cumplir las instrucciones del artículo 12 de la Ley 527 de 1999, entre ellas, que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
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