Todos los agentes de RTF en el 2005, a presentar Medios Magnéticos PRESENCIALMENTE

En fecha abril 24 de 2006 la DIAN expidió su resolución 3859 mediante la cual introduce importantes modificaciones a las pautas que inicialmente se habían dado en la resolución 10147 de Octubre de 2005 y que hacen referencia a la preparación  de información en Medios Magnéticos del año 2005 que deben suministrarle dentro de pocos días todas aquellas personas o entidades que durante el año 2005 actuaron como agentes de retención en la fuente (a título de Renta y a título de IVA al Régimen Común).

¿Quienes son los obligados a efectuar el reporte?

Debe recordarse que la norma de la Resolución 10147 de oct de 2005, en sus artículos 1 literal “c”  y artículo 2 literal “b”, nos permite concluir que todo tipo de persona natural, o sucesión ilíquida, o persona jurídica (con o sin animo de lucro, entidad publica o privada), sin importar sus topes de ingresos a dic del año anterior (es decir, a dic. de 2004), y por el solo hecho de haber actuado como agente de retención durante el 2005 y haber presentado alguna de las declaraciones mensuales de Retenciones en la Fuente de los meses del 2005 (formulario 350), quedan obligadas a suministrar por lo menos la información con el detalle de cuales fueron las personas o entidades a quienes practicaron tales Retenciones en la Fuente.

Para ello, deben usar el “formato 1002” a que se refiere el art.5 de la Resolución 10147 de oct de 2005.

Nota importante: para conocer qué otros reportes se llegan a exigir con la misma resolución 10147, consulta nuestro producto educativo “Actualízate en Medios Magnéticos-Básico”. Y si quieres conocer un video que te explica cómo construir el reporte que se envía en el formato 1002, usando para ello el aplicativo en excel que construyó la misma DIAN, puedes conocer nuestro producto “actualízate en Medios Magnéticos-Premium.

Aclaramos incluso, para muchos de nuestros lectores, que entre esas entidades obligadas a hacer tal reporte se cuentan inclusive hasta las personas jurídicas originadas en la constitución de copropiedades de uso comercial o de vivienda, pues si actuaron como agentes de retención durante el 2005,  ese es el único aspecto que cuenta para tener esta obligación tributaria (para investigar más, se puede leer nuestro editorial anterior “Todos los que hicieron retenciones en la fuente durante el 2005 reportarán medios magnéticos”)

¿Qué cambios les introduce la Resolución 3859 de abril de 2006?

A las personas o entidades obligadas a hacer únicamente este Reporte de Medios Magnéticos (con el detalle de las retenciones practicadas durante el 2005), la norma de la resolución 3859 les establece que los archivos con la información respectiva únicamente los deben entregar en forma presencial ante las dependencias de la DIAN, es decir, que no lo deben hacer a través del portal de la DIAN (véase el parágrafo 1 del art.5 de la resolución 03859 de abril de 2006).

De esa forma se entiende modificada la disposición que inicialmente se había dado en el art.19 de la resolución 10147 de oct de 2005 y que indicaba que la entrega de los archivos se podía hacer opcionalmente por vía electrónica (es decir, por el portal de la DIAN accediendo al link “presentación de archivos” y para lo cual se exige tener primero una “firma digital con certificado”), o por la vía de ir presencialmente con los archivos en un medio físico (CD, diskette o memoria USB) hasta las dependencias de la DIAN.

¿Cómo se hace la entrega de los archivos para estos reportantes?

La entrega de los archivos corre por cuenta del representante legal o su apoderado (si la entidad reportante es una persona jurídica) o por cuenta de la persona natural misma o su apoderado (si el reportante es una persona natural que fue agente de retención durante el 2005).

En la entrega del reporte no se lleva, como en el pasado, ningún tipo de documento que tenga que estar firmado por contador o Revisor Fiscal.

En esta ocasión, el representante legal o la persona natural reportante simplemente llevan el medio físico (CD, diskete o memoria USB):

1. RUT de la entidad por cuenta de la cual están actuando (en el cual debe figurar, en la primera página la responsabilidad “14- informante de exógena”)
2. el RUT de ellos mismos (el representante legal o Persona Natural). En el primer caso, ese RUT debe tener, en la primera página, la responsabilidad “22- suscribir declaraciones”; ver la Resolución 1767 de feb de 2006 y el parágrafo 2 del art.5 de la resolución 3859 de abril de 2006).

Cuando se entregan los reportes, la DIAN genera el respectivo “acuse de recibo” (visita el  link de la DIAN que ilustra ese proceso)

Nuevos plazos

Así mismo, los plazos de vencimientos especiales para quienes únicamente tienen la obligación de hacer este reporte, fueron fijados en el art. 4 de la resolución 3859 de abril de 2006, con el cual se modificó el art.18 de la resolución 10147 de oct de 2005.
Tales plazos, sin importar si se trate de personas jurídicas o naturales, depende de los dos últimos dígitos de la entidad o persona natural reportante y es el siguiente:

Sanciones

Para conocer cuales son las delicadas sanciones que la DIAN impondrá a quienes no suministren oportunamente este reporte, o la suministren con errores, recomendamos leer nuestro editorial anterior “Medios Magnéticos: una bomba de tiempo para los contadores”