Preguntas Frecuentes sobre Firmas Digitales a Supersociedades

A continuación un total de 148 respuestas incluídas en la página web de Supersociedades sobre el software STORM, las firmas digitales emitidas por CERTICAMARA y otros elementos procedimentales de importancia para el Contador Público.

1. ¿ Si ya se tiene certificado digital en TOKEN, se debe descargar un nuevo certificado ?

Rta/ El certificado digital de TOKEN expedido por Certicamara es totalmente válido para los trámites frente a la superintendencia de Sociedades

2. ¿ El certificado digital sirve para enviar a otras entidades ?

Rta/ El certificado digital expedido por Certicamara para la Superintendencia de Sociedades, NO sirve para ningún otro trámite.

3. ¿ Las sociedades inspeccionadas pueden solicitar la firma digital para enviar los documentos adicionales vía WEB ?

Rta/ Podrían solicitarla en Certicámara. La superintendencia de Sociedades NO expedirá firmas digitales para sociedades inspeccionadas.

4. ¿ Para periodos intermedios hay que solicitar un certificado digital para cada envío ?

Rta/ La circular 100-003 Abolió el envío de períodos intermedios.

5.
¿ Si vence el certificado digital debo solicitar uno nuevo para enviar la información ?

Rta/ Debería solicitar uno nuevo en las instalaciones de Certicamara.

6.
¿ Los inspeccionados puede presentar con firma digital ?

Rta/ Siempre y cuando compren las firmas digitales en Certicamara.

7.
¿ Cómo enviar la certificación firmada Digitalmente vía Web ?

Rta/ Existe un sistema WEB que permite adjuntar los documentos firmados digitalmente (*.P7Z) mediante el número de radicación de la información financiera.

8.
¿ Cómo enviar la certificación firmada Digitalmente para ser radicada en sus oficinas ?

Rta/ Existe un sistema WEB que permite adjuntar los documentos firmados digitalmente (*.P7Z) mediante el número de radicación de la información financiera

9.
¿ Se debe enviar cada documento adicional firmadodigitalmente en archivos separados ?

Rta/ El único documento que debe venir firmado es la Certificación de los Estados Financieros, y este debe incluír las dos (2) o y tres (3) firmas necesarias. Por favor remitirse a: http://www.certicamara.com/index.php?option=com_simplefaq

10.
¿ Cómo se verifica que la certificación quedo firmada digitalmente ?

Rta/ Utilizando el aplicativo Certifirma V. 5.0, que se puede descargar de: http://www.certicamara.com/downloads/certifirma/certifirma5.zip

11.
¿ Qué sociedades deben hacer el registro de actualización ?

Rta/ Todas aquellas que estén interesadas en hacer el envío de Información Financiera por Internet.

12.
¿ Dónde consulto el número de radicación ?

Rta/ El número de radicación se puede consultar mediante la baranda Virtual publicada en la página principal de la Superintendencia de sociedades en la opción de consulta de Radicación por número de NIT.

13.
¿ La contraseña caduca ?

Rta/ La contraseña WEB para los sistemas de supersociedades NO caduca.

14.
¿ Que es la firma digital y como se aplica en la certificación ?

Rta/ Por favor remitirse a: http://www.certicamara.com/index.php?option=com_simplefaq

15.
¿ La firma digital tiene algun costo ?

Rta/ No tiene ningún costo para sociedades en estado de Vigilancia y Control. Las sociedades inspeccionadas NO están en la obligación de utilizar firma digital.

16.
¿ En que fecha vence el registro y actualización de Datos ?

Rta/ El registro y actualización de datos NO VENCE, estará abierto todo el tiempo en la página de la Superintendencia de Sociedades.

17.
¿ Que vigencia tiene el certificado digital ?

Rta/ Dos (2) Meses

18.
¿ Si un revisor fiscal tiene un certificado digital y tiene a su cargo varias empresas con diferentes vencimientos que pasa ?

Rta/ La superintendencia entregará varios certificados a esa persona. Por otra parte, es responsabilidad del revisor enviar la información durante el periodo de vigencia de los certificados.

19. ¿ Para enviar estados financieros a diferentes cortes se necita varias firmas digitales ?

Rta/ No.

20
.
¿ Si la sociedad no es requerida y quiere enviar datos. Debe hacer el registro de actualzación de Datos ?

Rta/ Si, la sociedad deberá registrarse para poder acceder a los sistemas de la Superintendencia.

21. ¿ En la página de Supersociedades donde esta el vinculo para la actualización ?

Rta/ El vínculo para la actualización todavía no se encuentra disponible. Deben estar revisando la página principal de la superintendencia

(www.supersociedades.gov.co) , pues es ahí donde se informará sobre el vínculo para actualización.

22.
¿ Si no se firma el contrato de adhesion dentro de las 24 horas de plazo que debemos hacer para poder firmarlo y poder activar el certificado digital?

Rta/ Deberán consultar con Certicamara en los teléfono: 383 03 00 Opción 9

23.
¿ A partir de que fecha vence la firma digital ?

Rta/ Vence 2 meses después de su descarga. La fecha en este caso depende de la fecha de descarga y activación.

24. ¿ La firma digital de la DIAN se puede utilizar para firmar digitalmente los Documentos adicionales de la Superintendencia de Sociedades.?

Rta/ NO, la DIAN emite certificados Cerrados que solamente sirven para trámites ante la DIAN.

25.
¿ Las notas a los estados financieros se deben firmar digitalmente ?

Rta/ No hay necesidad de firmar digitalmente las notas a los estados financieros

26.
¿ Si la sociedad no esta obligada a enviar información debe actualziar datos ?

Rta/ Es un sistema abierto, si la sociedad no está obligada no requiere la actualización de datos, sin embargo, podrían realizarla.

27.
¿ La firma digital se puede utilizar para firmar documentos Personales ?

Rta/ NO, la firma digital emitida por Certicamara para el trámite de envío de documentos adicionales a la Información Financiera solo se puede usar ante SUPERSOCIEDADES.

28. ¿ Cómo obtengo una nueva clave para el envío de la información a través de Internet ?

Rta/ Mediante la actualización de datos que se publicará en la página de Internet.

29.
¿ Los documentos adicionales se puede enviar solo con la firma del revisor fiscal ?

Rta/ La certificación de los estados financieros debe ir firmada por Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal. Los demás documentos no necesitan firmas

30. ¿ Para enviar correcciones a los Estados Financieros posterior al vencimiento de la firma digital, se debe solicitar un nuevo certificado digital ?

Rta/ Deberá remitir los documentos adicionales físicamente (en papel).

31. ¿ Si el cupo asignado a la Superintendencia de certificados digitales se agota. Cómo se solicita el certificado Digital ?

Rta/ Si es una sociedad en estado de Vigilancia o Control deberá remitir su caso a la superintendencia y posteriormente se le informará sobre el procedimiento a seguir

32.
¿ Si el documentoesta firmado digitalmente por el Revisor Fiscal Principal puede firmarlo el Revisor Fiscal Suplente ?

Rta/ No es necesario.

33.
¿ Existe algun orden para firmar digitalmente los Documentos adicionales ?

Rta/ No existe ningún orden. Se pueden firmar en cualquier orden.

34.
¿ Dónde puedo encontrar la presentación sobre la certificación Digital ?

Rta/ Deberá consultar la página principal de la Superintendencia de Sociedades. Por ahora no se encuentra colgada.

35.
¿ Se puede enviar por correo el archivo firmado digitalmente por el Representante Legal para que el Revisor Fiscal lo Firme ?

Rta/ Sin ningún problema se puede enviar el archivo P7Z como adjunto en un correo electrónico

36.
¿ La clave del año anterior sigue vigente ?

Rta/ NO, la clave del año anterior no se volverá a utilizar.

37.
¿ Cada año hay que renovar el certificado digital y quien asume el costo ?

Rta/ No se ha determinado aún el procedimiento en años venideros.

38. ¿ Una firma digital se puede almacenar en varios equipos, CD, DVD, USB ?

Rta/ Si.

39.
¿ Si hay cambio de Representante, Contador o Revisor fiscal y previamente se solicitaron los certificados. Como solicito nuevamente los certificados ?

Rta/ En ese caso, la sociedad deberá asumir el costo del certificado y deberá pedirlos directamente en Certicamara.

40.
¿ Qué otros certificados digitales expedidos por certicamaras sirven para firmar los Documentos adicionales a los Estados Financieros reportados a la Superintendencia de sociedades ?

Rta/ Los certificados expedidos por Certicamara en general son válidos. Sin embargo puede consultar en Certicámara, teléfono: 383 03 00 Opción 9

41.
¿ El contrato de adhesión se firma un certificado por las firmas digitales generadas o uno por cada firma?

Rta/ El contrato de adhesión se firma digitalmente, por cada una de las firmas digitales descargadas.

42. ¿ El representante legal suplente puede firma digitalmente en ausencia del Representante legal principal ?

Rta/ Siempre y cuando la firma digital sea la del representante legal suplente.

43.
¿ Si el revisor fiscal es una compañía se expide el certificado a nombre de la compañía ?

Rta/ Un certificado también puede ser expedido a nombre de empresas.

44.
¿ Qué sucede cuando una sociedad en inspección es requerida y no hace el registro de actualización ?

Rta/ El no diligenciar el Formulario Electrónico de Registro y Actualización de Datos y no facilitar los datos solicitados o el no aceptar la política de privacidad (protección de datos personales) dispuesta en el portal empresarial de la Superintendencia de Sociedades, supone la imposibilidad de registrarse ante los servicios electrónicos de la Superintendencia, así como la imposibilidad de acceder al mecanismo de certificación digital provisto para el cumplimiento de la obligación de reporte electrónico de información por parte de las sociedades vigiladas y/o controladas, de acuerdo con lo dispuesto en esta circular.

45.
¿ Cómo funciona la firma digital para los suplentes?

Rta/ Igual que para los titulares.

46.
¿ Solo en las fechas señaladas se puede actualizar datos y tramitar la firma digital ?

Rta/ El aplicativo de actualización de datos estará disponible de ahora en adelante. La Superintendencia de Sociedades emitirá solicitud de certificados, sólo por la temporada de recepción. El trámite para la adquisición de una firma digital se puede realizar ante una entidad certificadora, cuando se desee.

47.
¿ Para la firma digital del revisor fiscal se puede hacer con la firma del revisor fiscal suplente ?

Rta/ Siempre y cuando la firma digital sea la del revisor fiscal suplente.

48.
¿ Si la ceritificación se hace en otro programa difere de Word en que se convierte al firmarlo digitalmente ?

Rta/ Todos los archivos firmados digitalmente con certifirma 5.0 quedarán en formato *.P7Z.

49.
¿ Hay límite de certificados digitales para una persona que puede ser Representante legal, Contador y Revisor Fiscal ?

Rta/ No. Una persona puede tener tantos certificados como este lo requiera.

50.
¿ Se usa la misma clave para descargar la firma digital del Representante legal, contador, revisor fiscal ?

Rta/ Para descargar dichos certificados, se usa el nombre de usuario dado por la Superintendencia de Sociedades al momento de realizar dicha solicitud. La clave para descarga es la misma usada en el registro ante la Superintendencia de Sociedades.

51.
¿ Hay que pagar el certificado después de los dos meses para mantenerlo ?

Rta/ Luego de 2 meses el certificado expira. Una vez este expira no es válido. Si se desea, se puede comprar otro.

52.
¿ Se debe instalar el programa STORM en cada computador donde se va a firmar ?

Rta/ No. Para firmar sólo se necesita el archivo PK12 y el aplicativo certifirma 5.0

53.
¿ Es necesaria la presentación personal para validar inicialmente la firma digital ?

Rta/ No. La firma digital es validada automáticamente ante certicámara.

54.
¿ A dónde se envia el contrato de adhesión ?

Rta/ El contrato de adhesión debe ser enviado a certicámara (NO IMPLEMENTADO AÚN). Cuando se esté recibiendo la certificación, se validará esto con certicámara.

55.
¿ Qué sucede si se envía la información y falta una firma ?

Rta/ El único documento que debe venir firmado es la Certificación de los Estados Financieros, y este debe incluír las dos (2) o y tres (3) firmas necesarias. Por favor remitirse a: http://www.certicamara.com/index.php?option=com_simplefaq

56.
¿ Para diligenciar el informe es necesario la firma digital ?

Rta/ El único documento que debe venir firmado es la Certificación de los Estados Financieros, y este debe incluír las dos (2) o y tres (3) firmas necesarias. Por favor remitirse a: http://www.certicamara.com/index.php?option=com_simplefaq

57.
¿ Para las sociedades vigiladas que deben reportar por Internet si presentan inconvenientes por este medio, se puede radicar en las oficinas de la Superintendencia de Sociedades ?

Rta/ Las sociedades vigiladas y controladas están obligadas a enviar la información por dicho medio. http://www.supersociedades.gov.co/web/documentos/CircularEF2008/Circular100-004.pdf

58. ¿ La firma digital se puede solicitar fuera del país ?

Rta/ Si, siempre y cuando se avise quien es la entidad certificadora.

59.
¿ Si un contador necesita varios certificados Digitales puede usar la misma clave ?

Rta/ La superintendencia de sociedades, brindará una (1) sóla solicitud de firma digital para el contador de la sociedad vigilada ó controlada.

60.
¿ Cuando hay cambio de equipos tiene costo expedir las nuevos ceritificados Digitales ?

Rta/ El archivo PK#12 se puede transportar a donde el portador lo decida.

61.
¿ Una sociedad inspeccionada puede solicitar la firma y cual es su costo ?

Rta/ Todos pueden expedir firmas digitales ante su entidad certificadora preferida. En Colombia está certicamara. Www.certicamara.com

62.
¿ Una sociedad inspeccionada tiene las firmas digitales, puede enviar los docuentos firmados digitalmente por internet ?

Rta/ Si, siempre y cuando se avise quien es la entidad certificadora.

63.
¿ Como se recupera la clave para el envio de información ?

Rta/ Al momento de ingresar la clave, existe un enlace que pregunta si olvidó la clave.

64.
¿ Cuantas veces puede descargar la firma digital ?

Rta/ Una (1) firma digital se puede descargar cuando el usuario lo requiera.

65.
¿ Si una sociedad cambia de revisor fiscal en enero de 2008, qué revisor fiscal debe dictaminar los estados financieros en 31 de diciembre de 2007 ?

Rta/ Los estados financieros en 31 de diciembre de 2007, deben ser dictaminados por el revisor fiscal que actuó hasta diciembre 31 de 2007.

66.
¿ Si a una sociedad no le ha llegado ningún requerimiento, pero al consultar en la página de la Superintendencia aparece requerida, está obligada a reportar información ?

Rta/ Si está requerida debe reportar la información financiera correspondiente al ejercicio 2007, para lo cual se le recomienda analizar los documentos que se encuentran colgados en la página de la Superintendencia, tales como la Cilrcular Externa 100-004 del 28 de diciembre de 2007, mientras les llega el oficio de requerimiento.

67. ¿ Las sociedades vigiladas como deben presentar el Cálculo actuarial ?

Rta/ En el nuevo aplicativo Storm, ubicando el formulario de cálculo actuarial, previo registro de la sociedad.

68. ¿ Un contador sin tarjeta profesional puede registrar la firma digital ?

Rta/ No, por cuanto al no tener la tarjeta profesional que lo acredite como contador público, no puede actuar en tal condición.

69.¿ Después de enviar la informacion por Internet, es necesario enviar las notas a los estados financieros ?

Rta/ En la misma fecha del envío de la información financiera por internet, las sociedades vigiladas deben remitir, vía internet, la certificación y las notas a los estados financieros. Las inspeccionadas, también en la misma fecha deben remitir la certificación y las notas impresas a papel. (Numeral 9 de la Cirlcular Externa 100-004 del 28 de diciembre de 2007)

70.
¿ Los documentos adicionales se envían antes del archivo electrónico ?

Rta/ Los documentos adicionales deben ser remitidos, a más tardar, en la misma fecha en la que deben enviar la información financiera.

71. ¿ Una sociedad en inspección que es controlante de otra debe enviar Estados Financieros Consolidados ?

Rta/ Si fue requerida para enviar información financiera del ejercicio 2007, además de los estados financieros individuales, debe enviar los estados financieros consolidados.

72. ¿ Una sociedad que el 28 de diciembre de 2007 realiza una inversión con una participacion del 96%, pero no aparece registrada en cámara de comercio ni en la escritura como controlante, debe presentar información Consolidada ?

Rta/ En primer lugar es del caso precisar que deben proceder de inmediato a inscribir en la cámara de comercio respectiva, la situación de control en los términos del artículo 30 de la Ley 222 de 1995 y como la situación de control se configuró al cierre del ejercicio 2007, deben proceder a preparar estados financieros consolidados, los cuales deben remitir a esta Superintendencia si la matriz fue requerida para enviar estados financieros individuales de 2007.

73. ¿ Cuales son los informes adicionales ?

Rta/ Informes adicionales no hay, lo que se solicita son documentos adicionales, los cuales están relacionados en el numeral 9 de la Circular Externa 100-004 de diciembre de 2007.

74.
¿ Un grupo empresarial perteneciente a personas naturales y compuesto por dos empresas, como se debe sacar la firma digital como grupo ?

Rta/ En primer lugar se le aclara que el grupo empresarial como tal no constituye ninguna persona jurídica. Por lo tanto, si las dos sociedades que conforman el grupo empresarial, están requeridas para enviar información financiera, deben proceder a tramitar para cada una de las sociedades, la firma digital del representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere.

75. ¿ La Sociedad estaba obligada a tener Revisor Fiscal hasta el 31 de Diciembre 2007, pero en la actualidad no, al momento de actualizar los datos como se procede. Las notas a los Estados Financieros quien las debe firmar ?

Rta/ Al momento de diligenciar la carátula del formulario empresarial, en la información del revisor fiscal, se indicará la correspondiente al que figure inscrito como tal en el registro mercantil. En caso de no existir inscrita ninguna persona como revisor fiscal, porque la sociedad no esté obligada a tenerlo, dicha circunstancia se informará en el bloque correspondiente. Las notas a los estados financieros, no requieren de ninguna firma.

76. ¿Una Sociedad que es Sucursal de una multinacional que no tiene domicilio en Colombia, solo tiene una inversion de Capital y no lleva libros de contabilidad. Que informes debe presentar?

Rta/ Toda sucursal en Colombia de sociedad extranjera, está en obligación de llevar contabilidad conforme a las normas legales y contables que rigen en el país para las sociedades colombianas. Por tanto, si fue requerida para enviar información correspondiente al ejercicio 2007, debe remitirla en la forma y términos establecidos en la Circular Externa 100-004 del 28 de diciembre de 2007, la cual puede consultarla en la página de la Superintendencia (www.supersociedades.gov.co)

77. ¿ Una sociedad vigilada por otra superintendencia, debe reportar información financiera a la Superintendencia de Sociedades, al ser requerida ?

Rta/ No, solamente debe informar dicha situación.

78. ¿ Cuáles y quienes deben firmar los documentos adicionales ?

Rta/ De los documentos adicionales que deben remitir con la información financiera de 2007, únicamente la certificación de los estados financieros debe ser firmada, en la forma que se indica en el numeral 9.1 de la Circular Externa 100-004 de diciembre de 2007.

79.
¿ Todas las sociedades deben actualizar datos, así no estén requeridas ?

Rta/ Si no está requerida para enviar información financiera del año 2007, no está obligada a actualizar datos.

80.
¿ Si el revisor fiscal falleció, quien firma digitalmente la certificación de los estados financieros ?

Rta/ El revisor fiscal obligado a tramitar la firma digital, es el que aparece inscrito como tal en la cámara de comercio. En caso de fallecimiento del revisor fiscal principal, debe actuar el suplente, hasta tanto la sociedad proceda nombrar su reemplazo.

81.
¿ La diferencia en cambio proveniente de las inversiones en subordinadas en el exterior, se contabiliza como mayor o menor valor de las inversiones contra la cuenta Superávit Método de Participación. Estos registros son obligatorios u opcionales a partir de la fecha de publicación del Decreto 4819 de 2007 ?

Rta/ La contabilización de la diferencia en cambio de inversiones en subordinadas en el Exterior, como mayor o menor valor de las inversiones contra la cuenta superávit método de participación es de carácter obligatorio, ya que es una disposición plasmada en un decreto que tiene fuerza de ley.

82.
¿ Qué Sociedades son vigiladas, controladas e inspeccionadas ?

Rta/ Vigiladas aquellas que se encuentran dentro de las causales previstas en el Decreto 4350 de 2006. Controladas, aquellas que se encuentran en algunas de las situaciones señaladas en el artículo 85 de la Ley 222 de 1995. Inspeccionadas, todas aquellas sociedades que no se encuentran vigiladas por Superfinanciera (artículo 83, 84, 85 Ley 222 de 1995).Estas disposiciones se encuentran en la página de la Superintendencia.

83.
¿ El informe de Gestión se debe incluir en los documentos adicionales ?

Rta/ En el momento del envío de la información financiera no; sin embargo, posteriormente la entidad puede requerirlo.

84.
¿ Las sociedades en proceso de reestructuración presentan Estados Financieros de Períodos Intermedios ?

Rta/ Las únicas sociedades que estaban obligadas a remitir estados finacieros de períodos intermedios eran las que se encontraban en Acuerdo de Reestructuración y en Concordato.Sinembargo, esta obligación fue eliminada mediante Circular Externa 100-003 del 28 de diciembre de 2007, pero en caso de requerir estos estados financieros por un acto administrativo particular, la Superintendencia suministrará el aplicativo correspondiente.

85.
¿ Las sociedades inspeccionadas pagan contribución ?

Rta/ No

86. ¿ En la certificación hay que hacer referencia a la radicación del Formulario Empresarial ?

Rta/ Para las sociedades obligadas a remitir la certificación con firma digital no, pero para aquellas sociedades (inspeccionadas) que deben remitir la certificación a papel, si deben indicar el número de radicación del formulario empresarial.

87. ¿ Cuáles son los plazos para solicitar y entregar los ciertificados de firma digital ?

Rta/ Los plazos están señalados en el numeral 1.2 del anexo técnico de la Círcular Externa 100-004 del 28 de diciembre de 2007.

88. ¿ Cómo se reportan los Estados Financieros a diferentes cortes ?

Rta/ Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deben diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta Entidad en las fechas señaladas en el numeral 3 de la Circular Externa 100-004 del 28 diciembre de 2007, generando tantos archivos de validación, como cortes contables tenga.

89. ¿ Las sucursales extranjeras como deben reportar ?

Rta/ En el sofware que deben utilizar todas las sociedades a las que les fue requerida la información financiera de 2007.

90. ¿ Una sociedad inspeccionada puede presentar los documentos adicionales certificados ?

Rta/ No.

91. ¿ Qué medios de envío hay para los documentos adicionales ?

Rta/ Por medio escrito o por medio electrónico a través del portal empresarial.

92. ¿ Se puede enviar la información antes del vencimiento ?

Rta/ Si, pero una vez efectuados los trámites de registro de actualización de datos.

93. ¿ Las entidades que venían en vigilancia y en virtud del Decreto 4350 de 2006 quedaron en inspección, deben presentar Estados Financieros ?

Rta/ Si fueron requeridas, deben enviar la información financiera, dentro de los plazos previstos en la Circular Externa 100-004 del 28 de diciembre de 2007.

94. ¿ La sociedad que está vigilada y entra a liquidación voluntaria en Diciembre del 2007, que información debe enviar y a quien ?

Rta/ Enviarán a esta Entidad, dentro de los cinco primeros días hábiles del mes de mayo de 2008, los estados financieros de fin de ejercicio, en el aplicativo que para tal fin señale la superintendencia, acompañados de la certificación y las notas a los estados financieros.

95. ¿ El Estado de resultados, se debe presentar proyectado ?

Rta/ No.

96. ¿ Por qué en la infiormación general se indica como periodicidad «mensual», si el envío es anual ?

Rta/ Se debe hacer caso omiso de esta opción; la fecha de corte que asume el informe, es la fecha de corte señalada en la carátula.

97. ¿ Una sociedad inspeccionada que entró a liquidación voluntaria en el año 2007 que informacion debe reportar y cuando ?

Rta/ Si fue requerida para enviar infirmación financiera, únicamnete deben remitir certificado de existencia y representación legal, donde conste la inscripción de la liquidación voluntaria, dentro del plazo para el envío de dicha información.

98. ¿ La sociedad en el año 2007 quedó incursa en causal de vigilancia, sin embargo en la página no está requerida para presentar información. Se debe presentar los Estados Finaniceros a Diciembre 31 del 2007 ?

Rta/ Si no fue requerida, no está obligada a remitir información del 2007, dentro de los términos previstos en la Circular Externa 100-004 de 2007. No obstante la vigilancia iniciará el primer día hábil del mes de abril del año siguiente a aquel al cual corresponda el respectivo cierre contable. En dicha fecha deberán remitir un oficio indicando la causal de vigilancia y anexará certificado de existencia y representación legal, escritura de constitución y reformas y estados financieros certificados y dictaminados.

99. ¿ Las sucursales de sociedades extranjeras son Vigiladas, Controladas o Inspeccionadas ?

Rta/ En la actualidad se encuentran en calidad de inspecciondas ante la Superintendencia de Sociedades.

100. ¿ Para las sociedades vigiladas y controladas que están obligadas a firmar digitalmente los documentos adicionales los pueden enviar solo con la firma del revisor fiscal?

Rta/ No, toda vez que uno de lo documentos adicionales es la certificación de los estados financieros, la cual debe venir suscrita por el representante legal, el contador y el revisor fiscal que los dictamina, si lo hubiere; las notas a los estados financieros no requieren ser suscritas.

101. ¿ Dónde se puede reclamar el CD para diligenciar el aplicativo STORM?

Rta/ El CD que contiene el aplicativo Storm fue enviado por correo; no obstate en la página de la Superintendencia se encuentra el aplicativo, el cual puede ser instalado por los interesados.

102. ¿Si la sociedad no está obligada a enviar informacion financiera debe actualizar información ?

Rta/ No.

103. ¿ Las sociedades en liquidacion voluntaria deben reportar Estados Financieros?

Rta/ Si son sociedades vigiladas y/o controladas que estén en proceso de liquidación voluntaria deben enviar la información financiera dentro los cinco primeros días hábiles del mes de mayo de 2008, en el aplicativo que para tal fin señale la superintendencia, acompañados de la certificación y las notas a los estados financieros.

104. ¿ Las sociedades inspeccionadas deben enviar los documentos adicionales ?

Rta/ Sí, por medio escrito (numeral 9 Circular Externa 100-004 del 28 de diciembre de 2007).

105.
¿ Para los informes consolidades se requiere de firma digital ?

Rta/ Si, si la matriz es una sociedad vigilada.

106.
¿ Si la causal de vigilancia es por ingresos y estos disminuyen, a partir de que fecha termina el estado de vigilancia?

Rta/ La vigilancia cesará a partir del primer día hábil del mes de abril del año siguiente a a quel en que la disminución se registre (Parágrafo del artículo primero del Decreto 4350 de 2006).

107. ¿ Cuál dirección de correo electrónico utiliza la superintendencia para correspondencia con las sociedades ?

Rta/ El correo electrónico que utiliza la Superintendencia es el correspondiente a la sociedad.

108. ¿ Una sociedad que reporta estados financieros por primera vez para el año 2007, debe reportar para años anteriores ?

Rta/ No

109. ¿ Si una sociedad inspeccionada es requerida para presentar los Estados Financieros y la sociedad considera que no debe presentar la informacion por ser muy pequeña lo puede hacer ?

Rta/ No, si fue requerida, tiene la obligación de remitir la información financiera.

110. ¿ Por cuánto tiempo deben remitir informes las sociedades a la Superintendencia de Sociedades ?

Rta/ Todas las veces sean requeridas.

111. ¿ Cómo se puede corregir un informe financiero que ya fue radicado en la Suiperintendencia ?

Rta/ Debe solicitar autorización al grupo correspondiente, señalando las causas de las correcciones.(Punto 10.2, inciso 3 Circular Externa 100-004 diciembre 28 de 2007)

112. ¿ Una sociedad vigilada puede radicar los documentos adicionales a papel ?

Rta/ No, ya que en el numeral 9.1 de la Circular Externa 100-004 de diciembre de 2007, se señaló que únicamente lo pueden hacer por medio electrónico.

113. ¿ Una empresa que inicia actividades en el 2007 debe presentar los Estados Financieros por ese ejercicio ?

Rta/ Si no fue requerida, no está en la obligación de remitir información financiera correspondiente al año 2007.

114. ¿ Qué sanción se aplica si no se presentan los Estados Financieros ?

Rta/ La Superintendenia de Sociedades, está facultada para imponer sanciones hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales, a quienes incumplan su órdenes, la ley o los estatutos (numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995).

115. ¿ Si una sociedead inspeccionada fue requerida en el año 2006 debe enviar para el año 2007 ?

Rta/ Si fue requerida, si debe reportar la información correspondiente al 2007.

116. ¿ Si la compañía cambió de razón social en el mes de Diciembre . Debe hacer trámites adicionales ?

Rta/ No, con la actualización del registro y actualización de datos es suficiente.

117. ¿ El cambio de nomenclatura que hizo el Distrito quedó actualizado en la superintendencia ?

Rta/ Con el registro y actualización datos, se busca mantener actualizada permanentemente la información básica de las sociedades.

118. ¿ Cómo puedo trasladar el informe a un equipo diferente al de la primera instalación. ?

Rta/ Respuesta. Los informes son almacenados en la siguiente ubicación: C:Documents and settings\StormUserinf_actuales Se identificará el archivo del informe con el que esta trabajando por los dos primeros dígitos que corresponden al código del informe (lo cual puede verificar dentro de la aplicación), los siguientes 9 dígitos corresponden al NIT de la empresa, y los últimos 8 corresponden a la fecha de corte. El archivo que se copia, debe ubicarse en la misma ruta (C:Documents and settings\StormUserinf_actuales) en el computador destino. (tenga en cuenta que puede cambiar para cada computador)

119. ¿ Por qué hay que registrar la sociedad para entrar al aplicativo ?

Rta/ A partir de los datos ingresados al registrar la sociedad, como el nit por ejemplo, se genera información interna en los archivos que permite validar al momento de enviar el archivo str que el archivo corresponde a la sociedad que lo va a enviar. No es adecuado por espacio y tiempo de ejecució, que Storm User incluya todas las sociedades que deben remitir información ante la Superintendencia de Sociedades. Por otro lado, para el envío de información y otros procesos, es necesario registrar y actualizar la información de la Sociedad a través de internet, Este registro de la sociedad se debe realizar porque cada entidad debe generar su propia CONTRASEÑA, para accesar al portal y poder enviar todos los informes que la Superintendencia le solicita en cualquier momento.

120. ¿ Si diligencio varias empresas el archivo resultado se puede crear diferente carpeta para separar estos archivos ?

Rta/ El archivo resultado se genera o se crea en la misma carpeta siempre, pero se diferencia en su nombre, pues según la sociedad el nombre corresponde al tipo de informe, nit de la sociedad y fecha de corte como se muestra 01_830034723_20071231.xml

121. ¿ Se puede imprimir todos los formatos con una sola instrucción ?

Rta/ No, actualmente no existe un mecanismo que permita imprimir todos los formatos con una sola instrucción

122. ¿ Cuál es el archivo que debo enviar ?

Rta/ El archivo que se debe presentar a la Superintendencia de Sociedades como formulario empresarial tiene la siguiente estructura.01_nit sociedad_fecha corte.str es decir 01_830000000_20071231.str. La ubicación física del archivo se encuenta en c:documents and settins/usuario(indica el nombre del equipo)/stormuser/inf_enviados/01_830000000_20071201.str

123. ¿ Puede instalar el programa en diferentes particiones de un mismo equipo ?

Rta/ NO. Porque en el momento de la instalación del aplicativo además de copiar los archivos, escribe datos en el registro del equipo, los cuales son indispensables para su ejecución. Por lo tanto si se instala el mismo en varias particiones sólo toma como válida la última instalación hecha.

124. ¿ La aplicación informa si debe diligenciarse en miles o en pesos ?

Rta/ En el nombre de los bloques, de las columnas o de las filas de los formatos se indica si se diigencia en miles o en pesos.

125. ¿ Donde puedo consultar si una sociedad esta requerida ?

Rta/ En la página principal del portal www.supersociedades.gov.co, digitando su nit y dígito de verificación.

126. ¿ Cómo puedo corregir los errores cuando importo desde excel ?

Rta/ Al importar al aplicativo se puede dar la opción de validar y el sistema presentará los errores que tenga la información. Cada error tiene una descripción .

127. ¿ Cómo obtengo la aplicación si no tengo Internet. ?

Rta/ Respuesta: Existen diferentes opciones, una de ellas es acceder a la página de internet desde un lugar donde tengan conexión, descargar el instalador que no requiere JAVA e instalar nuevamente esta última versión. Este procedimiento no afecta los archivos que han sido previamente editados y guardados (no los borra). Otra opción es instalar el aplicativo y trabajarlo en una memoria flash USB en el equipo de su oficina, instalarla también sobre la memoria flash en un lugar con acceso a internet, e iniciar la aplicación desde el lugar con acceso a internet. Al volver al lugar donde no se tiene acceso a internet, se inserta la memoria flash USB y se ejecuta desde la ruta de instalación el archivo JNLP alli ubicado.

128. ¿ La informaicón financiera la trae automáticamente o hay que digitarla de nuevo ?

Rta/ Varios campos de los estados financieros se asignan a partir de la información diligenciada en los anexos. Hay otros campos que no se obtienen en los anexos y por tanto no se pueden asignar a los estados financieros, estos últimos deben diligenciarse directamente.

129. ¿ Cómo se actualizan los formatos y validaciones. ?

Rta/ La aplicación StormUser cuenta con sistema de actualización automático en línea, es decir, que cada vez que usted inicie la aplicación, esta verificará si existen nuevas actualizaciones (siempre y cuando usted tenga conexión a internet en el equipo en el que está instalada la aplicación) si existen, las descargará y las instalará.

130. ¿ El programa funciona en Windows Vista ?

Rta/ Si, el aplicativo funciona sobre Windows Vista.

131. ¿ El aplicativo funciona sólamente en Versión 1.5 de Java ?

Rta/ No. El aplicativo funciona en la versión 1.5 o superior de Java. No únicamente en la 1.5.

132. ¿ Se pueden imprimir los formatos en blanco para elaborar un borrador ?

Rta/ Se puede realizar de dos formas. Una es a través de la opción imprimir en el menú archivo y la otra es a través del botón exportar hoja de cálculo que se encuentra en la barra de herramientas estándar. Hay que tener en cuenta que ambos procesos exportarán todos los datos que se hayan diligenciado, por lo que se recomienda realizar este proceso antes de empezar a diligenciar, para obtener los formatos en blanco.

133. ¿ Cómo se hace el backup del informe empresarial ?

Rta/ Para hacer copia de seguridad de los archivos, se sugiere que copien los archivos las carpetas inf_actuales, inf_excel e inf_enviandos ubicadas en C:Documents and settings\StormUser. Estos archivos pueden copiarse posteriormente en esta misma ubicación para reestablecerlos y poder accederlos nuevamente a través de Storm User.

134. ¿ Una corrección del año 2005 de puede enviar en el nuevo formato empresarial aun cuando se elimino el anexo de corrección monetaria?

Rta/ Actualmente se está realizando un proceso de homologación y migración de los formatos antiguos a la nueva aplicación, de modo que sea posible diligenciar información de años anteriores en la nueva aplicación. Este proceso estará disponible dentro de poco.

135. ¿La información Financiera se envía por anexo o todos los anexos?

Rta/ La información se diligencia completa (todos los anexos). El aplicativo genera un solo archivo que es el que posteriormente se enviará por Internet o entrega física.

136. ¿Se puede trabajar el software en la memoria USB?

Rta/ Si, pero teniendo en cuenta que cada vez que se mete una memoria USB a un computador está asumirá una letra de unidad para identificarla (por ejemplo, F:, G:, etc.). Si al ingresar la memoria la letra de unidad no corresponde a la letra con la que se estaba trabajando (por ejemplo, como cuando se tienen varias memorias USB o dispositivos de unidad de disco) entonces la aplicación no funcionará adecuadamente.

137. ¿ El aplicativo de la DIAN se ve afectado por el Formulario Empresarial ?

Rta/ No. El aplicativo de la DIAN es completamente independiente del Storm User y no hay ningún inconveniente ni incompatibilidad entre ambos. Tanto la firma digital de la DIAN como Storm User utilizan la versión 1.5 de JAVA

138. ¿ La aplicación es multiusuario ?

Rta/ NO. La aplicación es para un solo usuario y todas las personas que desean diligenciar deben instalarla en el equipo correspondiente. Tampoco pueden trabajar varias personas sobre un mismo archivo.

139. ¿ Para diligenciar el Formulario es necesario tener el certificado digital ?

Rta/ No. El diligenciamiento del aplicativo es independiente del registro que se debe hacer para generar contraseña. El Aplicativo se instala y se diligenia físicamente en el equipo en el cual se ha realizado la instalación y el registro se hace mediante la página de la Superintendencia de Sociedades. (www.supersociedades.gov.co).

140. ¿ Cómo se puede solicitar informacion de años anteriores ?

Rta/ Respecto a Storm una vez se comience a recibir información se puede entregar la misma o copia de lamisma. respecto a años anteriores no se pueden generar archivos en excel o xml, lo que indica que se entregarán copias como hasta el momento de forma impresa. Despues del primer envío mediante el nuevo aplicativo solo tendrían que solicitarlo y se puede entregar el Excel o el xml recibido.

141. ¿ Al actualizar el programa STORM se pierde la información ?

Rta/ No. La información que se actualiza es la de estructuras, validaciones y asignaciones y no la información que diligencia la sociedad. La información diligenciada por las sociedades se almacena en un lugar diferente del disco duro, que no se toca al momento de actualizar ni de reinstalar.

142.¿ En un solo aplicativo STORM se puede manejar la información de varia sociedades ?

Rta/ Si. Para esto es necesario registrar cada una de las sociedades cuya información va a ser diligenciada.

143. ¿ Ya tengo instalada la aplicación como recibo las actualizaciones. ?

Rta/ Si tiene conexión a internet en el equipo en el que esta instalada la aplicación, se recibirán automáticamente cada vez que inicie esta.

144. ¿ Si el archivo se genero exitosamente, cuales pueden ser las causas de rechazo por parte de la Superintendencia ?

Rta/ Entre las posibles causas de rechazo del archivo generado, se encuentran las siguientes:

Discordancia entre el nombre del archivo generado con respecto al tipo

Código del informe que no corresponde al informe del cual se envía la información.

Fecha de corte no adecuada para el período de reporte de la información.de informe,

NIT de la sociedad y fecha de corte.

En caso de haber actualizaciones en fórmulas de validación, el hecho de generar el archivo STR desde una versión desactualizada puede generar rechazo por no cumplir con alguna validación.

145.
¿ Se puede cargar desde Excel por anexos o el cargue es completo ?

Rta/ Para cargar (importar) un archivo de Excel a la aplicación este debe tener un formato preestablecido, el cual, se obtiene luego de exportar un informe a Excel. Por lo tanto no se puede cargar cualquier archivo a la aplicación. Lo que si se puede hacer es copiar la información de un archivo de Excel a la aplicación (respetando las restricciones de tipos de dato, es decir, no se puede copiar un texto en un campo numérico). Respecto a la duda general, cuando se importa un archivo de Excel este importa todo el contenido del informe y no por anexos (formularios) individuales.

146.
¿ Cómo se verifica que el programa este actualizado ?

Rta/ Ingresando a través de la pagina de la Supersociedades (www.supersociedades.gov.co), en el enlace Acceda al instalador del Formulario Empresarial (STORM v 2.1), se puede acceder a una página en la que al pulsar el enlace Continuar, se puede además de descargar la aplicación, verificar la versión más actualizada de esta. Allí encontrará un documento que muestra este proceso de verificación paso a paso.

147.
¿ Qué diferencia existe entre asignar y validar ?

Rta/ Las asignaciones ejecutan los cálculos necesarios dentro de un formulario o un informe determinado. Las validaciones comprueban que determinados valores cumplan con ciertas condiciones establecidas (por ejemplo, valores no negativos, no inferiores que determinada cifra, etc). Además las validaciones invocan la ejecución de todas las asignaciones asociadas al informe o al formulario correspondiente. Recuerde, si lo que desea es realizar cálculos utilice asignaciones. Si desea verificar si la información digitada es correcta utilice validaciones.

148.
¿ La Superintendencia de Sociedades ejerce vigilancia sobre aquellas sociedades sujetas al control exclusivo de la Superintendencia de Valores por tener títulos inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores, cuando simultáneamente cumplen con cualquiera de las causales de vigilancia del Decreto 4350 de 2006 ?

Rta/ La Superintendencia de Sociedades no ejerce vigilancia sobre aquellas sociedades comerciales que tienen títulos inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores, toda vez que sobre tales compañías la Superintendencia de Valores (hoy Superintendencia Financiera de Colombia Dr. 4327 de 2005) ejerce control exclusivo, siempre que las mismas no se encuentren sometidas por ley a inspección o vigilancia de otra entidad del Estado (Art. 75 Par.3° Num. 2° Ley 964 de 2005, y Art. 3° Decr. 203 de 2004).

Nota: Preguntas y respuestas tomadas de la página de la página de Superintendencia de Sociedades