Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
La auditoría interna debe implementar y mantener un sistema de controles definidos sobre el área de compras, en virtud de la potencialidad de fraude que se identifica sobre dicha área. A continuación se exaltan algunas técnicas para mantener un control efectivo sobre las compras de la organización.
Las compras se reconocen como uno de los procedimientos más vulnerables a situaciones de fraude, por medio de las cuales se puede presentar la fuga de recursos de la entidad, dada la posibilidad del movimiento de flujo de efectivo de la organización hacia externos denominados como proveedores o prestadores de servicio. Lo anterior en consideración de que las compras son una exigencia constante al ser necesarias para la operación, gestión y administración de la empresa, teniendo en cuenta los imprevistos frente a los que difícilmente se pueden determinar procedimientos estándar de compras, con el fin de garantizar los controles que eviten y mitiguen las condiciones de fraude.
A continuación se postulan 5 técnicas que pueden ser implementadas por el departamento de auditoría interna o que son útiles en el control de las compras:
El software contable es una herramienta integral para la gestión de la organización a diferentes niveles y en todas las áreas; es decir, por medio de la parametrización de las diferentes opciones del software se pueden fijar procedimientos que permitan la trazabilidad de las cotizaciones, compras y sus consumos.
Con esta técnica lo que se permite es la consulta en tiempo real del estado de las compras desde la solicitud de los materiales o los servicios, el proceso de asignación del proveedor, comparación de las ofertas, asignación de áreas, consumo de materiales y sustentación de requerimientos, además de la gestión de los procedimientos de control implementados para la autorización de las compras.
Por medio del seguimiento del software determinado en el punto anterior se pueden definir mecanismos para ejecutar el seguimiento de consumo de las compras ejecutadas; esto con el fin de mantener un control sobre el nivel de compras y el uso interno que se está ejecutando de las mismas.
Cabe señalar que el consumo puede tener diferentes mecanismos de control; se resaltan las alternativas automatizadas por medio del uso de software por la utilidad integral de la herramienta, al optimizar el tiempo para el desarrollo de la inspección.
Uno de los principales riesgos en las compras es la posibilidad de sobrecargar responsabilidades sobre un cargo o una persona, lo que puede implicar que la concentración de poder genere una amenaza. Por tanto, el establecimiento de comités en los que participen diferentes áreas es una estrategia para potencializar los controles. Es fundamental que en dichos comités haya una participación activa del departamento de auditoría interna, siempre que se mantenga el perfil de control y supervisión o no se asigne la responsabilidad directa de autorizaciones o compras.
El procedimiento de las cotizaciones, licitaciones y ofertas debe estar reglamentado de forma explícita y poseer mecanismos de control específicos que puedan asegurar y mostrar la transparencia del proceso y los mecanismos para la elección de la oferta a conveniencia para la empresa, teniendo en cuenta la evaluación de los diferentes elementos que confluyen en la determinación.
Las pruebas y procedimientos físicos son una alternativa para mantener un control efectivo sobre las compras; si bien no deben ser parametrizadas de forma fija porque podrían crear escenarios de fácil adecuación, lo que impediría el acceso a resultados objetivos, deben programarse de forma extemporánea y permitir la materialidad de las mismas, de modo que representen importancia relativa sobre la totalidad de las compras durante un período definido.
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