Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
A través de la resolución 3878 de junio de 1996 (modificada luego con la resolución 5709 de septiembre 20 del mismo año) la DIAN dispuso que quienes estén obligados a expedir factura de venta deberían adelantar, previo al proceso de la expedición de las mismas, el trámite mediante el cual dicha entidad autorizaría una única numeración oficial para la facturación del obligado.
En dicha norma se dispuso además que cada dos años, si la numeración inicial autorizada no se ha agotado, el obligado a facturar debería estar efectuando la renovación de la resolución inicial con que le autorización dicha numeración (se le hace una “habilitación” de la numeración inicial para que la siga utilizando hasta que la agote).
El no cumplimiento de los anteriores trámites implicarían que el obligado a facturar sea sancionado con el cierre de su establecimiento de comercio (véase artículos 684-2 y 657 del Estatuto Tributario).
Desde ese entonces, el formulario que se hacía necesario diligenciar y radicar en la DIAN informando sobre el tipo de facturación que se utilizaría por parte del obligado (si en papel, o por computador, o por sistema POS), al igual que la numeración que pensaba dársele, era un formato bastante sencillo el cual era también utilizado en los momentos de hacer cada dos años la renovación antes comentada.
Además, cuando el obligado a facturar terminaba con sus operaciones comerciales, o cuando se averiaba o extraviaban las facturas con numeración autorizada, también debía utilizar otro formato distinto para informar de tales situaciones a la DIAN (ver el artículo 6 de la resolución 3878 de 1996).
Pero desde mediados del presente año 2008, la DIAN rediseñó el primero de los mencionados formularios y lo fusionó en uno solo con el segundo, dando lugar a un nuevo formulario que desde ese momento se conoce con el formato 1302 en versión PDF o en versión de Excel.
El nuevo formulario 1302 termina teniendo entonces las características que deben tener todos los formularios para diligencias que se efectúan ante la DIAN (como el 001 para el RUT, o el 300 para declaraciones de IVA, etc.) pues dichos formularios terminan siendo procesados bajo la plataforma de información conocida como “MUISCA”, plataforma que solo empezó a operar desde comienzos del año 2003.
Es importante comentar además que si el obligado a facturar opta por expedir facturación electrónica (véase el decreto 1929 de mayo de 2007 y la resolución DIAN 14465 de noviembre de 2007), para solicitar la autorización o habilitación a anulación de la numeración de esa facturación electrónica, tendrá que llenar primero otro formulario especial distinguido como el formulario 1301-Informe Uso de Factura Electrónica, formulario que también se puede descargar en versión PDF y en Excel (recomendamos ampliar sobre el tema en nuestra anterior investigación “DIAN reglamenta proceso para expedición y aceptación de facturas electrónicas”, y en la conferencia especial “Nueva ley de facturación y otras normas relacionadas”).
Estos formularios (1301 y 1302) se tendrán que seguir diligenciando en papel (con original y una copia) y presentarlos, junto con los documentos soporte, ante la División de Gestión y Asistencia al Cliente de la Administración de su jurisdicción o incluso puede enviarlos por correo certificado.
Pero en relación con el proceso de la presentación personal de tales formularios y sus documentos soporte es muy importante comentar que la DIAN ha hecho en ese punto otro cambio bastante importante.
En efecto, cuando se trata de hacer los mencionados trámites para el caso de la facturación de una persona jurídica, se entiende que es el representante legal de la misma el encargado de ir hasta la DIAN para radicar los formularios del trámite. Y que si se trata de una persona natural obligada a facturar, pues sería dicha persona misma la que estaría obligada a efectuar personalmente el trámite.
Sin embargo, cuando el trámite no pueda ser realizado personalmente por las personas que antes mencionamos, las mismas deben entonces otorgar un poder que ya no es un simple documento autenticado ante notaría para nombrar a cualquier persona (normalmente a un mensajero) como se venía haciendo anteriormente.
Por el contrario, en el portal de la DIAN se dan las siguientes nuevas instrucciones:
“Si el trámite no se realiza directamente por el responsable, lo podrá realizar un apoderado general si es abogado o un mandatario especial diferenta a un abogado, para lo cual deberá elevar poder a escritura pública”
(el subrayado es nuestro)
Como se ve, tanto si se va a utilizar como apoderado a un abogado o un mensajero, se tiene que otorgar solo a través de una escritura pública.
Y ese escritura pública para otorgar ese poder general es un trámite que actualmente tiene un costo de $39.630 (ver artículo 1 y artículo 40 de la Resolución 8850 de dic. 18 de 2007 de la Superintendencia de Notariado en la cual se fijan los valores de los derechos notariales a cobrarse durante el 2008).
Por consiguiente, si no se cuenta con esos recursos para nombrar a un apoderado, a los obligados a hacer el trámite solo les queda la solución de ir a la DIAN a hacer personalmente las largas colas que allí se forman o en caso contrario utilizar el correo certificado para hacer llegar los documentos hasta la DIAN.
En el primer caso (o cuando se usa a un apoderado) la resolución donde la DIAN resuelve el trámite (autorizando, habilitando o anulando la numeración de la facturación) se entrega en ese mismo día que se haga el trámite. Pero en el segundo, la mencionada resolución le regresará por correo 15 días después de que la DIAN reciba los documentos.
Así que cada quien deberá entonces medir con cuanto tiempo dispondrá para hacer el trámite…
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