Circular 006 de 27-11-2001

CIRCULAR EXTERNA 006
(27 de noviembre de 2001 )

Señores

REPRESENTANTES LEGALES
REVISORES FISCALES CONTADORES PÚBLICOS

Sociedades Comerciales, Sucursales Extranjeras y Empresas Unipersonales que requieran la aprobación de cálculos actuariales por parte de la Superintendencia de Sociedades.

PRESENTACIÓN DEL CÁLCULO ACTUARIAL PARA PENSIONES DE JUBILACIÓN, BONOS Y TÍTULOS PENSIÓNALES.

Dando alcance a la Circular Externa 07 del 30 de diciembre de 1998, esta Superintendencia estima procedente impartir instrucciones a las sociedades sometidas a la inspección, vigilancia o control, acerca del procedimiento a seguir para la solicitud de aprobación del cálculo actuarial (numeral 2 de la citada Circular).

• MARCO LEGAL

Artículo 9° del Decreto 331 de 1976, Artículo 3º del Decreto 1517 de 1998, y Circular Externa 07 del 30 diciembre de 1998.

• ASPECTOS GENERALES

La Superintendencia de Sociedades ha implementado un nuevo esquema de recolección, procesamiento y uso de la diferente información que las sociedades en inspección, vigilancia o control deben remitir a la entidad.

Para las sociedades que soliciten la aprobación del cálculo actuarial, la presentación del mismo y la información que se requiera, deberá entregarse de conformidad con las instrucciones que se imparten en esta circular y demás material que con ella se envía

Con el fin de unificar los criterios de envío de información, se han diseñado los formatos que se relacionan a continuación y el instructivo para su diligenciamiento, el cual se encuentra anexo a la presente circular:

• · Formato 200 – Cálculo Actuarial
• · Formato 201 – Cálculo de Bonos y Títulos Pensiónales, y
• · Formato 202 – Novedades de Personal que conforma el Cálculo Actuarial.

• FORMA DE DILIGENCIAMIENTO Y ENVÍO DE INFORMACIÓN

• Diligenciamiento de información:

Las Sociedades pueden seleccionar uno de los siguientes métodos para diligenciar los formatos de envío de la información:

• · Generación del archivo de datos desde los sistemas de información de la sociedad

Como una buena parte de las sociedades cuentan con sistemas de información o con los medios computacionales para la elaboración del cálculo actuarial, la primera opción corresponde a la conformación directa del archivo de datos desde los sistemas de la sociedad, para lo cual deben seguirse las instrucciones impartidas en el manual técnico denominado “Diseño de la Estructura del Archivo de envío de Información a la Superintendencia de Sociedades” el cual podrán obtener en la opción manuales en la página Internet, citada más adelante,

• · Utilizando el sistema de información de la Superintendencia de Sociedades

El segundo método corresponde al uso del sistema de Diligenciamiento de Información – DataSIFI, el cual es suministrado por esta entidad y el que se puede obtener en la página de Internet: www2.supersociedades.gov.co/informes.

Allí, una vez la sociedad se haya identificado con el NIT y la contraseña que le fue entregada para la remisión de estados financieros del año 2000, es posible obtener el software, a través de la opción software, Así mismo, podrá ingresar a la guía de instalación y desinstalación, al manual del usuario, a los formatos en blanco y al instructivo de diligenciamiento de los formatos, a través de la opción manuales.

3.2    Envío de Información:

En atención a la Directiva Presidencial 02 del año 2000 – Agenda de Conectividad, que corresponde al uso de Internet como medio de agilización de trámites de las entidades del estado, esta Superintendencia, de forma similar a la remisión de estados financieros del año 2000, tiene al servicio de las sociedades la entrega de información a través de Internet.

Por lo tanto, para enviar el archivo generado por los sistemas de la sociedad o por el software de diligenciamiento de información-DataSIFI de esta Superintendencia, se debe utilizar la opción Enviar Archivo Informe del mismo sitio Internet  www2.supersociedades.gov.co/informes.

Es importante tener en cuenta que la información tan sólo se dará por recibida en la Superintendencia, cuando el indicador del resultado de la validación sea correcto, es decir, que no presente ningún error en la validación de los datos y en la estructura del archivo (ver opción Consultar Estado del Informe), momento en el cual el sistema generará un número de radicación.
Las sociedades que tengan inconvenientes para bajar el software de diligenciamiento – DataSIFI del sitio Internet, pueden solicitar la ayuda de esta Superintendencia a través de los medios descritos en el numeral 6° de esta circular o acercarse a la sede principal de la entidad en la ciudad de Bogotá para reclamar el CD con el software respectivo, de la misma manera, pueden proceder si se presentan dificultades para el envío del archivo resultado.

• SOLICITUD DE APROBACIÓN DEL CÁLCULO ACTUARIAL

En atención al numeral 2° de la Circular Externa 07 de 1998, la solicitud de aprobación del cálculo actuarial deberá enviarse por escrito, haciendo referencia al número de radicación que le fue generado por el sistema de la Superintendencia cuando la sociedad envió el archivo a través de Internet, acompañada de los siguientes documentos:

• Original de la Nota Técnica que sirvió de base para la elaboración del estudio actuarial, debidamente firmada por el actuario responsable, indicando el número de cédula de ciudadanía y de matrícula profesional;
• Certificación suscrita por el revisor fiscal indicando el monto de la provisión acumulada a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior y la del año en estudio (cuenta 2620
• Explicación de las modificaciones o novedades presentadas en el Formato 202 NOVEDADES DEL PERSONAL QUE CONFORMA EL CÁLCULO ACTUARIAL, como por ejemplo: traslados de grupos, inclusiones o exclusiones de personal, valor de la mesada pensional, etc.;
• Copia de la última Convención Colectiva vigente a la fecha del estudio, siempre y cuando se haya pactado acuerdos pensiónales. En el evento que ésta cubra varios años, bastará con remitirla por el primer año y renovarla cuando se firme una nueva. Igualmente, fotocopia de los pactos suscritos con los trabajadores y que impliquen modificaciones en las reservas matemáticas y de los fallos o sentencias proferidas por la instancia competente, de los cuales se derivaron pensiones a favor del personal que no formaba parte en los estudios anteriores
• Flujo de pagos por bonos, cuotas o partes de bonos y/o títulos pensiónales que se hagan efectivos o deban pagarse en el año siguiente, adicionado en un porcentaje para cubrir imprevistos calculado conforme a lo establecido en el Decreto 1517 de 1998, y
• Cuando la sociedad que presenta el cálculo actuarial para su aprobación tenga obligación de emitir títulos pensiónales, deberá anexar el documento fehaciente que demuestre el cumplimiento a lo establecido en el artículo 17 del Decreto 1474 de 1997

• PLAZO PARA EL ENVÍO DE INFORMACIÓN

Las sociedades que requieran la aprobación de cálculos actuariales por parte de la Superintendencia de Sociedades, deberán enviar el archivo de datos y los documentos de los que se habla en el numeral anterior, a más tardar, el 30 de marzo de cada año.

• RESPONSABILIDAD DEL ENVÍO DE LA INFORMACIÓN

El envío de la información que deben presentar a esta Superintendencia las sociedades que requieran aprobación de cálculos actuariales, es responsabilidad del representante legal.

Los revisores fiscales serán responsables de que se suministre la información en la fecha señalada, así como del cumplimiento de las obligaciones derivadas de los requerimientos contenidos en la Circular Externa 07 de 1998 ya citada.

Esta Superintendencia atenderá todas las consultas que se susciten a través del conmutador 3245777 extensiones: 228, 235 y 319, en el horario de 8 A.M. a 5 P.M. de lunes a viernes en jornada continua o a través del correo electrónico: actuaria@supersociedades.gov.co.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Atentamente,

JORGE PINZÓN SÁNCHEZ
Superintendente de Sociedades