Comunicación asertiva organizacional como elemento determinante en el éxito del control interno

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  • Publicado: 19 enero, 2017

Comunicación asertiva organizacional como elemento determinante en el éxito del control interno

La comunicación es inherente a los sistemas de información organizacional, por tanto, este componente imprescindible del sistema de control interno debe pensarse en relación con las expectativas y responsabilidades de los individuos involucrados.

Como lo hemos comentado en anteriores editoriales, los sistemas de información, en especial el de control interno, tienen la posibilidad de proveer información al personal apropiado para que este pueda ejecutar de la mejor forma sus responsabilidades de tipo financiero y operacional.

La comunicación asertiva facilita en gran medida la efectividad del sistema de control interno en la organización, para alcanzar dicho fin, esta debe proporcionar canales eficientes y de fácil manejo que garanticen la circulación de la información de manera interna y externa.

Comunicación interna

“Los trabajadores que laboran en estos niveles precisan indicaciones claras de la alta gerencia y la administración sobre las responsabilidades de control interno que deben liderar con total rigurosidad”

El personal con importantes responsabilidades de administración operativa y financiera debe recibir datos de relevancia para gestionar sus responsabilidades con la organización, pues estos cargos suelen destacarse porque el componente analítico se sobrepone al operativo. Los trabajadores que laboran en estos niveles precisan indicaciones claras de la alta gerencia y la administración sobre las responsabilidades de control interno que deben liderar con total rigurosidad. Ante este panorama, es fundamental asegurar la claridad y efectividad del mensaje transmitido.

Cada uno de los miembros de la empresa, en especial quienes se desempeñan en cargos de liderazgo, deben tener claras sus tareas específicas. Así mismo, todos están obligados a comprender los aspectos importantes del sistema de control interno (cómo se trabaja y cuál es el papel que deben desempeñar), así como su responsabilidad en este.

Veamos un ejemplo

Las grandes organizaciones que diseñan sus procesos y procedimientos a partir de una subdivisión de la operación en unidades disponen de un coordinador o jefe de área quien, por lo general, debe consolidar los resultados del plan de trabajo y firmar un reporte mensual donde se indique que el período finalizó con un efectivo cumplimiento de las tareas asignadas.

En un caso hipotético, dichos responsables cumplen cada mes con su labor al firmar y presentar sus respectivos informes. Sin embargo, un tiempo después se descubren graves inconvenientes, como que los coordinadores de área con menos tiempo de antigüedad no conocían en realidad lo que se esperaba de ellos en este sentido.

Uno de los coordinadores creía que la conciliación finalizaba al identificar la diferencia entre tareas designadas y labores ejecutadas, pues la consideraba una labor adicional, meramente operativa, sin mayor impacto en el desempeño de la organización. Otro pensaba que su labor concluía tras emitir el reporte individualizado de las tareas asignadas y el grado de avance alcanzado al cierre de cada periodo.

En este caso, el problema fue solucionado cuando, en el marco de las políticas de comunicación organizacional establecidas por la entidad, los jefes de área se reunieron para compartir el desempeño de las unidades a su cargo, ya que en ese momento se identificó la disparidad de los criterios de evaluación y fueron tomadas las acciones correctivas necesarias.

Comunicación externa

Las organizaciones necesitan aprovechar de manera permanente la información suministrada por el ambiente exterior, por tal motivo, el correcto flujo de datos debe garantizarse tanto dentro como fuera de estas.

De igual manera, las entidades que diseñan canales abiertos de comunicación garantizan que sus clientes y proveedores reciban los datos que buscan compartirles. Además, facilita que estos proporcionen información significativa respecto al diseño o la calidad de los productos o servicios.

Los datos que la empresa recibe del medio externo le permiten enfocarse en el desarrollo de los requerimientos y preferencias de los clientes.

Las comunicaciones recibidas de las partes externas resultan fundamentales para la retroalimentación del sistema de control interno. Por ejemplo, la opinión de los auditores externos sobre la forma en que una entidad en particular se dirige y opera proporciona datos de control importantes para la gerencia.

Algunas fuentes importantes de información externa

  • Reclamos y preguntas sobre embarque y recepción de mercancías en entidades exportadoras.
  • Emplazamientos y demás solicitudes específicas de entidades como la Banca Central, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales o las aseguradoras.
“Este tipo de información puede avisar sobre irregularidades en los procesos y debe ser recibida por un personal diferente al que ejecuta la transacción inicial”

Este tipo de información puede avisar sobre irregularidades en los procesos y debe ser recibida por un personal diferente al que ejecuta la transacción inicial, pues este deberá verificar la revisión y solución del problema. Por su parte, el personal ejecutor de la labor debe estar dispuesto a reconocer las implicaciones reales de tales circunstancias e investigar y tomar las acciones correctivas necesarias.

La información externa dirigida por el canal contrario es igual de importante, las comunicaciones que la entidad envía a sus accionistas, reguladores, analistas financieros, etc. deben ser diseñadas de manera atractiva y con la mayor rigurosidad legal y gramática posible, pues necesita asegurarse que tales interesados evalúen de manera clara el estado actual y los riesgos a los que esta se enfrenta.

En ese sentido, es necesario que las comunicaciones elevadas por la entidad al medio exterior cumplan con las condiciones legales vigentes en los casos donde esto aplique. Así mismo, deben ser comprensibles y proveer información pertinente y oportuna.

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