Concepto 220-000850 de 08-01-2015

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-000850
08-01-2015

Asunto: Carácter de reservadas de las actas de asamblea y de junta directiva

Me refiero a su escrito, recibido vía correo electrónico, radicado en esta entidad con el número 2014- 01- 525523, mediante el cual formula una consulta que dice relación con el carácter de reserva de las actas correspondientes a las reuniones de asamblea y de junta directiva, en el caso de una sociedad anónima que se encuentra en proceso de liquidación o ya liquidada.

Al respecto, este Despacho se permite hacer las siguientes precisiones jurídicas:

i) De conformidad con lo dispuesto en el artículo 61 del Código de Comercio, “Los libros y papeles del Comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o por personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente.

Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a los asociados sobre libros y papeles de las compañías comerciales, ni el que corresponda a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas”. (El llamado es nuestro).

ii) Del análisis de la norma antes transcrita, se desprende, de una parte, que la misma establece una prohibición para examinar los libros y papeles del comerciante salvo por aquellas personas que sean autorizadas para ello, para los fines indicados en la C.P. o mediante orden de autoridad competente; de otra parte, que tal previsión no opera frente al derecho de inspección que tienen los asociados sobre los documentos señalados en las oportunidades que señala la ley o, cuando se exija su presentación en los casos de vigilancia e intervención del Estado.

iii) Ahora bien, la reserva que prevé la ley se aplica para las actas de las reuniones del máximo órgano social o de junta directiva, toda vez que éstas son documentos que emanan de los libros que para este efecto debe llevar la sociedad.

Dicha reserva no es absoluta ya que el artículo 63 del Código de comercio, en concordancia con el artículo 15 de la Constitución Política, dispone que los funcionarios de las ramas jurisdiccional y ejecutiva del poder público, puedan ordenar de oficio, la presentación o examen de los libros y papeles del comerciante en los siguientes eventos:

• "Para la tasación de los impuestos a fin de verificar la exactitud de las declaraciones
• Para la vigilancia de los establecimientos de crédito, las sociedades mercantiles y las instituciones de utilidad común
• En los procesos civiles de conformidad con las normas del Código de procedimiento Civil."

Adicionalmente, el Código de Comercio prevé la exhibición y examen general de los libros y papeles de un comerciante, en virtud de orden judicial dictada de oficio o a instancia de parte, en los casos de liquidación obligatoria y de liquidación de sucesiones, comunidades y sociedades; en eventos distintos de los anteriores y en cumplimiento de orden judicial proferida a petición de parte legítima, dicha exhibición y examen se limitará a los libros y papeles que se relacionen en la controversia.

iv) Por consiguiente, las actas de asamblea o de junta directiva por regla general tienen carácter reservado, con las excepciones expresamente contempladas en la ley.

v) Sin embargo, es de observar que en cualquier momento, incluso cuando el ente jurídico se encuentre legalmente extinguido, los asociados podrán solicitar al liquidador copia de las actas del máximo órgano social o de junta directiva cuando se trate de iniciar acciones judiciales que así lo requieran (tal es el criterio de esta Entidad expresado a través del Oficio 220- 5552 de 20 de febrero de 2002, que se mantiene vigente)

En los anteriores términos se da respuesta a su consulta, no sin antes advertir que la misma tiene el alcance previsto en el artículo 28