Concepto 220-034872 de 25-05-2012

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-034872
25-05-2012

Asunto: Situación del contador y del revisor fiscal de una compañía durante el trámite liquidatorio de la misma.

Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2012-01-084239, mediante el cual eleva algunas inquietudes relacionadas con la responsabilidad del contador y del revisor fiscal de una sociedad unipersonal que cesó operaciones y liquidó todo su personal en marzo de 2009 y que no se encuentra adelantando proceso liquidatorio alguno pues los asociados se encuentran fuera del país, así como con el procedimiento para que el revisor fiscal de esta compañía retire su nombramiento del Registro Mercantil y la consecuencia jurídica de que esta sociedad no se hubiera transformada a sociedad por acciones simplificada dentro del término aludido en la Ley 1258 de 2008, entre otros asuntos que superan el ámbito de competencia de esta entidad pues se refieren a asuntos tales como responsabilidad del contador y revisor fiscal de una compañía ante las autoridades fiscales, falta de cancelación de honorarios como justificación para suspender servicios profesionales por parte del revisor fiscal, posibilidad de cobrar honorarios por la elaboración de informes ante la DIAN, asuntos sobre los cuales esta oficina no se pronunciará dado que, como se expuso, no resultan atinentes a asuntos de competencia de este organismo.

R/. En primer lugar, en lo que concierne a la consecuencia jurídica de que una sociedad unipersonal a que aludía el artículo 22 de la Ley  1014 de 2006 no se hubiere transformado en sociedades por acciones simplificadas dentro del término de seis meses fijado en el artículo 46 de la Ley 1258 de 2008, resulta conveniente tener en cuenta lo que manifestó esta Superintendencia mediante Oficio 220-126980 del 26 de octubre de 2009 en los siguientes términos:

 “Tenemos entonces que las sociedades unipersonales creadas a la luz de la Ley 1014, conforme el artículo 46 de la Ley 1258, contaban con un término improrrogable de seis (6) meses a partir de la vigencia de la misma, valga decir desde el 5 de diciembre de 2008, para ser transformadas en sociedades por acciones simplificadas, término que como podrá verse a la fecha de este escrito, está ampliamente vencido. En caso de no haberse realizado la operación requerida dentro del término fijado por la norma legal, esta superintendencia considera que dichas sociedades quedaron disueltas y deben por lo tanto proceder a iniciar el proceso liquidatorio pertinente.”

Así las cosas, considerando que la ley 1258 entró en vigencia el 5 de diciembre de 2008, el plazo que tenían las empresas unipersonales constituidas a la luz de lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley 1014 de 2006 para transformarse venció el 05 de junio de 2009, luego, tal como se expuso en el oficio transcrito, si a esa fecha la sociedad unipersonal de su consulta aún no se había transformado en sociedad por acciones simplificada o en cualesquiera otro tipo societario, dicha sociedad incurrió en causal de disolución y se encuentra actualmente en liquidación.

Partiendo de tal supuesto, se referirá esta oficina a la situación del contador y del revisor fiscal de una sociedad que adelanta un proceso liquidatorio, ya sea éste de carácter voluntario o judicial.

Como es sabido, toda sociedad debe tener un contador público, quien además de llevar la contabilidad en forma adecuada, es el encargado, junto con el representante legal, de preparar los estados financieros para que se pongan a disposición de la asamblea general de accionistas o junta de socios y de los terceros que los requieran, conforme a las normas legales (artículo 37 de la Ley 222 de 1995).

Ahora, de acuerdo con lo preceptuado en el artículo 203 del Código de Comercio, deberán tener revisor fiscal las sociedades por acciones, las sucursales de compañías extranjeras y las sociedades en las que, por ley o por estatutos, la administración no corresponda a todos los socios, cuando así lo disponga cualquier número de socios excluidos de la administración que representa no menos del veinte por ciento del capital. Por su parte, el artículo 13 de la Ley 43 de 1990, señala que también es obligatorio tener revisor fiscal en todas las sociedades comerciales, de cualquier naturaleza, cuyos activos brutos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente a cinco mil salarios mínimos y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean excedan al equivalente a tres mil salarios mínimos.

Así las cosas, la obligación de tener contador y revisor fiscal no sufre modificación por la alteración de la situación económica de la empresa o el trámite que adelante, máxime que, tratándose del revisor fiscal, esta figura responde a una medida de control tendiente a velar porque las actuaciones de los administradores se ajusten a la ley y a los estatutos sociales en pro de los intereses de la compañía, los terceros y de los mismos asociados, actuaciones que tienen operancia durante toda la vida social.

Tal previsión, se aplica por consiguiente, aún encontrándose la sociedad en estado de liquidación, ya sea voluntaria o judicial, pues es innegable que durante dicha etapa se verifican actos tan importantes y definitivos que trascienden los intereses mismos de los asociados, por lo que, no solamente se debe mantener viva la figura del contador como la revisor fiscal, sino que corresponde al liquidador y a los administradores en general, facilitarle a éstos el ejercicio de sus funciones, las cuales, como es obvio, solamente desaparecen cuando sean removidos de sus cargos por los administradores o por el máximo órgano social, según el caso o con la extinción del ente jurídico como tal.

Adicionalmente, considera esta oficina que el hecho de que los salarios u honorarios correspondientes a la gestión de contador o de revisor fiscal no hayan sido cancelados, no exime a éstos de su responsabilidad frente a sus cargos ya que, pese al no pago de su acreencia, ésta debe ser considerada dentro del proceso liquidatorio, ya sea como acreencia graduada dentro del inventario según su prelación, o como gasto de administración, si es que se causó iniciado el proceso de liquidación.

A propósito del procedimiento para que un revisor fiscal o el contador de una compañía desvinculen su responsabilidad frente a eventos como el planteado en su consulta, le informo que esta oficina se ha pronunciado en varias oportunidades sobre el particular, por lo cual, me permito a continuación transcribir apartes del Oficio 220-086176 del 07 de Agosto de 2011, relacionado con el mismo tema:

“…Dentro de nuestra normatividad comercial se reconocen ciertos efectos a la información inscrita en el Registro Mercantil, tal como aquel al que alude el artículo 442 del Código de Comercio, según el cual, quienes figuren inscritos en el correspondiente registro mercantil como gerentes principales y suplentes serán los representantes de la sociedad para todos los efectos legales, mientras se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento.

No obstante lo dispuesto en dicha norma, la Corte Constitucional en su Sentencia C-621 del 20 de agosto de 2003 determinó que, si bien tal disposición sujeta a quien aparezca como representante legal o revisor fiscal de una compañía conforme el Registro Mercantil a conservar tal designación hasta tanto sea reemplazado su nombre por el de quien ha de reemplazarlo, de llegar a presentarse situaciones ajenas a su voluntad que les imposibilite presentar renuncia al cargo ante los órganos societarios respectivos o que los mismos injustificadamente no permitan su desvinculación, a éstos les asiste el derecho no sólo de desatenderse de sus obligaciones derivadas de la cesación en sus funciones, sino que igualmente le asiste el derecho para que a partir de allí, las actuaciones de la compañía no los vinculen, por lo cual, resulta posible tal desvinculación a través de la referida inscripción de su renuncia en el Registro Mercantil.

Para llegar a tal conclusión, la Corte efectuó una aplicación analógica a las normas que regulan la terminación del contrato de trabajo a término indefinido, contenidas en el artículo 47 del Código Sustantivo del Trabajo, subrogado por el artículo 5 del Decreto Ley 2351 de 1965, según el cual el contrato a término indefinido tendrá vigencia mientras subsistan las causas que le dieron origen, pero el trabajador podrá darlo por terminado mediante aviso escrito con antelación no inferior a treinta (30) días, para que el empleador lo reemplace.

Así las cosas, dicha jurisprudencia debe entenderse como el mecanismo con el  que cuentan el representante legal y el revisor fiscal de una compañía para desvincularse de su cargo cuando, por causas ajenas a su voluntad no les resulta posible desvincularse a través de la renuncia presentada ante el órgano societario correspondiente, no obstante, también advierte, como se aprecia del aparte que de dicha sentencia se transcribe a continuación, que el término de treinta días que sigue a la inscripción de la renuncia por parte de éstos ante el registro Mercantil, es el mismo término con que cuentan los órganos del caso para designar e inscribir su reemplazo. Es así como se lee del texto de la aludida sentencia:

 “…Este derecho acarrea la  obligación correlativa de los órganos sociales competentes en cada caso, de proveer el reemplazo y registrar el nuevo nombramiento. (ii) Para  el nombramiento del reemplazo y el registro del nuevo nombramiento se deben observar en primer lugar, la previsiones contenidas en los estatutos sociales (iii) Si los estatutos sociales no prevén expresamente un término dentro del cual deben proveerse el reemplazo del representante legal o del revisor fiscal saliente, los órganos sociales encargados de hacer el nombramiento deberán producirlo dentro del plazo de treinta días, contados a partir del momento de la renuncia, remoción, incapacidad, muerte, finalización del término estipulado, o cualquier otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo. Durante este lapso la  persona que lo viene desempeñando continuará ejerciéndolo con la plenitud de las responsabilidades y derechos inherentes a él. …. Pasado el término anterior sin que el órgano social competente haya procedido a nombrar y registrar el nombramiento de un nuevo representante legal o revisor fiscal, termina la responsabilidad legal del que cesa en el ejercicio de esas funciones, incluida la responsabilidad penal…” (Subrayado y destacado fuera de texto).

Como puede colegirse del oficio transcrito, pese al hecho de que legalmente el revisor fiscal se entienda desvinculado de tal condición únicamente con la inscripción en el registro Mercantil de quien ha de sucederlo en el cargo, la Corte Constitucional ha determinado el procedimiento para que este cese la responsabilidad de este mismo frente a situaciones que le impidan presentar su renuncia por el conducto regular, posición sustentada en la normatividad relativa al contrato de trabajo a término indefinido, que, por supuesto, resulta de aplicación para el contador de la sociedad, si es que su vinculación con la empresa es de tal tipo.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance a que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.